En tant que recruteur, posséder un processus de recrutement efficace vous permet de trouver rapidement le candidat idéal pour rejoindre votre entreprise. En effet, suivre une procédure de recrutement optimisée vous aide à maximiser vos chances de recruter tout de suite le bon profil et de gagner énormément de temps.
Vous souhaitez mettre en place un bon process de recrutement ? Intuition Software vous donne les 10 étapes clés du recrutement pour trouver rapidement le bon profil et éviter des erreurs qui pourraient coûter cher à l’entreprise.
Schéma des 10 étapes clés d’un processus de recrutement
Étape 1 – Définir correctement les besoins en recrutement
Une création de poste ou un recrutement peut avoir lieu pour plusieurs raisons : un poste qui se libère, le besoin d’agrandir une équipe, un nouveau service ou compétence nécessaire, un changement structurel dans l’entreprise, etc.
Ce sont les besoins de l’entreprise qui vont forger la définition du poste, et donc du recrutement. Selon le besoin auquel répond le recrutement, vous pourrez élaborer un profil de poste et viser un profil de candidat adapté.
Un poste qui se libère dans l’entreprise
Du fait d’une promotion, d’une mobilité interne ou d’un départ, un poste peut se libérer. Dans ce cas-là, le poste est déjà établi (charge de travail, outils utilisés, tâches à effectuer, etc.) et il sera facile de constituer la fiche de poste par la suite.
Agrandissement d’équipe
Dans cette situation, il y a généralement d’autres personnes qui exercent une fonction similaire et qui sauront aider à établir les besoins et les prérequis à connaître pour la suite du processus de recrutement. Il est important de consulter les équipes et les managers pour connaître spécifiquement les besoins qu’ils ont au quotidien.
Nouveau service ou compétence nécessaire
Il s’agit, ici, d’un cas plus compliqué pour définir clairement le poste, étant donné qu’il n’y a pas d’équivalent préexistant dans l’entreprise. Vous devrez vous appuyer sur les responsables qui sont les plus à même d’identifier le besoin et d’échanger avec eux pour comprendre les objectifs du poste et les compétences nécessaires. Cette analyse est cruciale pour la procédure de recrutement.
Changement structurel dans l’entreprise
Lors de changements structurels majeurs (nouvelle méthode de travail, rachat, fusion, changement de processus), la définition des postes doit être un effort collectif impliquant la direction, les managers et les équipes. Cette analyse collective est essentielle pour adapter efficacement la structure et les rôles aux nouvelles exigences.
Étape 2 – Créer une fiche de poste détaillée
Une fois que les besoins du poste ont bien été identifiés, il faut établir la fiche de poste qui servira de base à une offre d’emploi efficace et sera très utile dans le processus de recrutement.
Pour que votre fiche de poste soit optimale, il faut considérer plusieurs points clés :
- Intitulé du poste,
- Position du poste (à quel service le poste sera rattaché ?),
- Hiérarchie du poste (y’a-t-il des ordres supérieurs ou une équipe à gérer ?),
- Interlocuteurs du poste (avec qui le profil va-t-il être en contact ? En interne, avec des clients, des prospects ?),
- Missions principales et responsabilités,
- Perspectives d’évolution (si existantes),
- Environnement de travail (in situ, déplacement, télétravail, conditions spécifiques),
- Temps de travail attendu (quart-temps, mi-temps, temps plein, mission ponctuelle)
- Les compétences recherchées (hard skills, soft skills ou mad skills) chez le/la candidat(e),
- Le niveau d’expérience requis (profil junior, confirmé, senior, expert ?),
- Le ou les diplômes/certifications demandés,
- La rémunération.
Il est très important de définir clairement les besoins dans la fiche de poste, ainsi que le profil de candidat recherché, pour être certain d’attirer les bonnes candidatures.
Étape 3 – Faire du sourcing lors du processus de recrutement
Il existe deux formes de sourcing de candidats :
- Interne : qui permet de la mobilité interne en sollicitant des salariés en interne au sein de l’entreprise ;
- Externe : qui permet de solliciter des talents extérieurs à l’entreprise.
Lors des étapes de recrutement, les deux options doivent être analysées :
- Le sourcing interne permet de réduire les coûts de recrutement, de favoriser l’engagement des salariés et d’améliorer la marque employeur. Cependant, selon les cas, il peut être déconseillé, car il peut générer des tensions au sein de l’équipe ;
- Le sourcing externe, quant à lui, est adapté pour les recrutements ayant lieu dans un contexte de croissance, lorsque l’on a besoin de faire monter en compétences des équipes avec un profil expert.
Exploiter un vivier de candidats
Utiliser un logiciel de recrutement comme Jobaffinity vous permet de constituer facilement un vivier de candidats, c’est-à-dire un ensemble de profils triés et organisés, prêts à être consultés pour pourvoir un poste vacant.
Ces profils peuvent provenir de diverses sources :
- Candidatures spontanées,
- Réponses à des annonces précédentes,
- Extraits des réseaux sociaux,
- Fournis par des cabinets de recrutement ou chasseurs de têtes,
- Recommandations internes (cooptation ou parrainage).
Avoir un bon vivier de candidats facilite grandement le process de recrutement, car il vous permet de trouver rapidement des profils adaptés sans avoir recours à des méthodes de sourcing externe. Même si la personne est actuellement en poste, il peut être intéressant de la contacter, celle-ci pouvant être ouverte à de nouvelles opportunités.
Utiliser ce vivier de candidats vous fait économiser le temps de diffusion des annonces d’offres d’emploi, de tri des candidatures et de nombreux entretiens. Bien que tous les profils de votre vivier ne soient pas toujours disponibles ou adaptés, ignorer cette ressource pourrait vous faire perdre du temps et de l’efficacité.
Étape 4 – Rédiger une annonce d’offre d’emploi efficace
L’annonce d’emploi est une étape très importante de la procédure de recrutement, notamment en cas de sourcing externe, car elle doit mettre en valeur le poste, mais aussi l’entreprise et sa culture, pour attirer des candidats qualifiés.
Bien rédiger une offre d’emploi est donc essentiel, étant l’un des premiers points de contact entre le candidat et votre entreprise. Elle ne peut pas être une simple description du poste, elle doit séduire et donner envie aux candidats de postuler.
C’est pour cela que vous devez mettre en avant les avantages de cette opportunité, sans survendre le poste, l’entreprise ou l’environnement de travail. Soyez clair, soyez précis, ne mettez que les informations pertinentes et visez la transparence.
Mentionnez par exemple des détails sur le lieu de travail, les moyens de transport à proximité, l’environnement autour pour les pauses-déjeuner afin que le candidat puisse vraiment se projeter. La fiche de poste sera un support qui vous servira lors de la rédaction de l’annonce de l’offre d’emploi.
Étape 5 – Diffuser efficacement l’annonce de recrutement
Lors du process de recrutement, l’objectif de la publication de l’offre d’emploi est d’atteindre beaucoup de candidats, en attirant surtout les profils les plus adaptés au poste que vous proposez.
Les principaux canaux de diffusion sont :
- Les jobboards,
- Vos sites,
- Les réseaux sociaux,
- Les sites de recrutement.
Dans tous les cas, vous devez diffuser l’offre d’emploi sur différents canaux, en ciblant ceux qui vont attirer les candidats les plus qualifiés. Pour gagner du temps et vous simplifier la vie, utilisez notre logiciel de recrutement qui permet la multidiffusion de vos offres d’emploi en quelques clics.
Étape 6 – Réceptionner et trier les candidatures
Lors du processus de recrutement, vous devrez forcément passer au tri des candidatures. Cette étape du process de recrutement peut être très chronophage, car il faut réceptionner, trier, analyser les candidatures reçues par divers moyens (e-mail, formulaire, courrier, téléphone, etc.).
Cette étape n’a plus besoin d’être un casse-tête. Simplifiez-vous la vie en utilisant notre logiciel ATS Jobaffinity qui centralise toutes les candidatures et qui permet un tri efficace des CV, d’extraire rapidement les données du CV par parsing, de voir vos notes ajoutées aux questionnaires d’embauche, etc.
Afin de sélectionner les candidats intéressants pour le poste, la collaboration entre managers et recruteurs doit être optimale. Un recrutement collaboratif accélère le processus de recrutement et limite les risques d’erreurs d’embauche, permettant d’avoir des visions complémentaires :
- Le manager peut vérifier si le candidat possède bien les compétences techniques nécessaires pour le poste,
- Le recruteur peut s’assurer que le candidat correspond bien à la culture et aux valeurs de l’entreprise.
Là encore, un outil adapté comme notre logiciel de recrutement collaboratif vous aidera à gagner un temps précieux durant votre process de recrutement.
Étape 7 – Organisez les entretiens d’embauche
Une fois l’analyse des CVs effectuée, la prochaine étape de recrutement est l’organisation d’entretiens d’embauche.
Présélection des candidats
Vous pouvez commencer par faire une présélection téléphonique des candidats, afin d’estimer les profils les plus intéressés par le poste. Vous pourrez, à ce moment, faire preuve de transparence et détailler le déroulé du processus de recrutement, faire des retours rapidement entre chaque étape, préciser vos délais, etc.
Selon différentes études, le manque de communication sur les étapes et délais d’un processus du recrutement est l’une des principales causes d’abandon par les candidats, qui estiment face au silence que leur profil n’a pas été retenu et vont se tourner vers d’autres postes.
Pour éviter cela, notre logiciel de recrutement peut automatiser certaines étapes de recrutement, comme l’envoi de messages et l’organisation des rendez-vous.
Réalisation des entretiens d’embauche
Point central de tout process de recrutement, les entretiens d’embauche vous permettent de valider les informations du CV, d’évaluer les compétences du candidat (savoir faire vs savoir être), de mesurer l’adéquation du profil avec les attentes du poste et de l’entreprise, et de prendre ses références.
Suite à une première sélection, vous pouvez organiser un ou plusieurs entretiens d’embauche physiques, menés seul ou en présence d’autres parties prenantes (responsable hiérarchique, collaborateur, ressources humaines, expert métier, etc.).
Le processus de recrutement pouvant être stressant pour les candidats, vous devez, dès le début de l’entretien, instaurer un climat de confiance. Cela permet non seulement de renvoyer une bonne image employeur, mais aussi de tirer le meilleur du candidat. Pensez également à bien vous préparer : présentation, motivation, qualités requises pour le poste, réponses générales et techniques, etc.
Afin de réussir votre entretien, vous pouvez vous servir de plusieurs outils :
Suivi des candidatures
Un bon suivi des candidats est également essentiel lors du processus de recrutement. Que le candidat n’ait pas été retenu, qu’il soit admis à un second entretien ou qu’il soit retenu, votre devoir de transparence se poursuit.
Pour les candidats non retenus, vous devez envoyer un mail de refus, pour les candidats retenus pour un second entretien, vous devez communiquer avec précision sur la date, la durée prévue et la teneur de l’entretien (test de personnalité, mise en situation, rencontre avec un supérieur hiérarchique, etc.), etc.
Vous pouvez garder les candidatures non retenues dans votre CVthèque, dans le cas où un autre besoin survient.
Étape 8 – Sélectionner le bon candidat
Une fois l’étape des entretiens d’embauche terminée, vous devez sélectionner le bon candidat pour le poste. Pour ce faire, organisez un point avec l’équipe concernée (collaborateurs, supérieurs hiérarchiques, experts métier) et prenez une décision ensemble, selon leur ressenti, leurs attentes, etc.
Une fois le candidat choisi, vous pourrez lui annoncer la bonne nouvelle avec un message personnalisé. Vous devrez ensuite réaliser les formalités liées à toute nouvelle embauche, dont :
- La promesse d’embauche,
- La déclaration préalable à l’embauche,
- La signature du contrat de travail,
- La planification de la visite médicale.
Étape 9 – Préparer l’intégration du candidat dans l’entreprise
Bien que souvent négligée, l’intégration du candidat dans l’entreprise, qu’on appelle onboarding, fait bien partie du processus de recrutement. C’est même une étape déterminante dans l’adéquation ou non du candidat à la culture de l’entreprise. Afin d’optimiser l’onboarding du candidat, il faut :
- Préparer l’arrivée de la nouvelle recrue,
- Encourager les équipes à l’accueillir,
- Accompagner la nouvelle recrue pendant les premières semaines,
- Dédier du temps à sa formation,
- Lui permettre de créer du lien avec ses collègues.
Étape 10 – Utiliser un logiciel pour optimiser votre processus de recrutement
Pour optimiser vos processus de recrutement et gagner en efficacité, équipez-vous d’un logiciel de recrutement comme Jobaffinity. Conçu par des professionnels du recrutement, cet outil élimine les tâches répétitives (multidiffusion des offres, tri des CVs) et vous libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée comme l’entretien d’embauche ou l’intégration du candidat.
Vous possédez maintenant les clés pour optimiser votre process de recrutement. Pour plus de conseils sur vos procédures de recrutement, retrouvez tous nos articles blog Intuition Software.
