Créer un processus de recrutement efficace

Si le monde du recrutement est en perpétuelle évolution, et que le métier de recruteur évolue avec lui, la plupart des clés de base du processus de recrutement restent les mêmes. Ce sont les méthodes et les outils utilisés qui vont changer par rapport au recrutement “d’avant”. Les fondamentaux restent les mêmes, mais il est aujourd’hui plus facile d’optimiser le processus de recrutement. 

L’objectif est toujours d’accélérer le processus de recrutement pour diminuer le taux d’abandon et les dépenses engendrées tout en le rendant plus performant pour trouver les bons profils.

Commençons toutefois par rappeler la base :

Processus de recrutement : définition

Un processus de recrutement est l’ensemble des étapes nécessaires pour trouver et sélectionner les meilleurs candidats pour un poste au sein d’une entreprise. Cela comprend la publication d’offres d’emploi, le tri des candidatures, les entretiens et la prise de décision finale sur qui embaucher. Le processus peut varier en fonction de l’entreprise et du poste, mais l’objectif final est de trouver le candidat le plus qualifié et le mieux adapté à l’entreprise.

Maintenant que nous sommes d’accord sur les termes, voyons les étapes du processus de recrutement.

Analyser les besoins du poste à recruter

Nous préférons le dire dès maintenant : l’analyse et la définition du poste ne sont pas l’entière responsabilité du recruteur. Si la personne chargée du recrutement va souvent piloter cette étape, elle doit inclure d’autres personnes de votre structure.

Derrière chaque création de poste ou besoin de recrutement, il y a une raison. Cela peut être l’une des suivantes :

• Un poste se libère (promotion, mobilité interne, départ…)
• Besoin d’agrandir l’équipe (croissance)
• Nouveau service ou compétence nécessaire (évolution de l’activité)
• Changement structurel de l’entreprise (l’organisation évolue, on se rend compte d’un dysfonctionnement…)

Chacun de ces cas va donner une analyse et une définition des besoins de chaque poste légèrement différente :

Un poste se libère dans l’entreprise

C’est le cas le plus simple : le poste est déjà bien établi, on connaît normalement la charge de travail que cela représente, les outils utilisés, la structuration de l’équipe, les tâches à effectuer, les compétences nécessaires, les besoins et la rémunération… Ainsi bien entendu que les perspectives d’évolution.

Dans l’idéal, la personne qui part est toujours en bon terme avec l’entreprise, si c’est le cas, son aide sera précieuse pour déterminer les tenants et aboutissants du poste. Écoutez cette personne avec attention et faites-lui prendre part à la définition du poste, parlez-en également avec l’équipe et/ou les managers. Cela vous aidera grandement pour la constitution de la fiche de poste (point suivant).

Si ce n’est malheureusement pas le cas, il faudra s’appuyer sur les collègues, l’équipe et le(s) manager(s) pour obtenir les bonnes informations.

Besoin d’agrandir l’équipe (croissance)

Dans ce cas, vous avez généralement une à plusieurs personnes qui exercent déjà une fonction similaire ou presque. Ce sont vers ces personnes qu’il faudra se tourner pour vous aider à comprendre tous les besoins et les prérequis. On a beau être le recruteur ou le RH d’une entreprise, il n’est pas possible de tout savoir du travail et des besoins de compétence de chacun des postes. le H signifie Humain, il faut se tourner vers les humains qui forment le ciment de l’entreprise pour ne pas omettre des points importants.

Parfois, un poste ne va pas être la “copie conforme” d’un autre, mais va plutôt mélanger une partie de prérogatives de plusieurs postes, ou adapter une fonction existante sur un nouveau secteur. Dans tous les cas, il faut également interroger les équipes et les managers pour connaître leurs besoins quotidiens.

Là encore, notez tous les éléments qui vous semblent importants pour vous aider à définir la fiche de poste.

Nouveau service ou compétence nécessaire (évolution de l’activité)

C’est un cas plus complexe : la création d’un poste qui n’a pas réellement d’équivalent actuellement au sein de l’entreprise.

Sur qui vous appuyer alors pour vous aider à définir clairement le poste, les besoins de compétences et les actions qui seront à mener ? Il faut commencer par vous tourner vers les personnes qui ont déterminé qu’un nouveau service ou compétence était nécessaire : managers, responsables, dirigeants.

Mettons que vous ayez un service informatique et qu’il y a une création de poste pour le besoin d’un spécialiste Symfony. Vous ne savez sans doute pas ce qu’est un spécialiste Symfony, ni même ce qu’est Symfony. Mais ce n’est pas tellement nécessaire : vous devez savoir pourquoi l’équipe ou le service a ce besoin. Et ce besoin aura été exprimé par l’équipe ou ses dirigeants. Entretenez-vous avec eux pour mieux définir les besoins.

Plutôt qu’un nouveau poste au sein d’une équipe, c’est peut-être la création d’un service entier qui est demandée. Dans ce cas, il faut réunir les responsables de ce futur service et discuter ensemble des objectifs et des moyens dont ce futur service (ou poste unique) va disposer, ainsi que de son organisation et de la manière dont il va s’articuler au sein de votre structure.

Dans ce cas, très concrètement, cette première étape d’analyse est certainement la plus importante du processus de recrutement. Il faut être certain d’avoir toutes les clés de compréhension du rôle et des enjeux du ou des postes à pourvoir.

Changement structurel de l’entreprise 

Cela est un peu plus rare, mais est néanmoins très important. Vous avez un changement structurel dans votre entreprise : Changement de méthode de management, adoption d’une nouvelle méthode de travail (agile par exemple), rachat/fusion, changement de processus…

L’autre cas peut être qu’à l’issue d’un audit et d’une remise en question, on se rend compte que la structure actuelle de l’organisation ne fonctionne pas : les changements de technologies ont tout chamboulé, le marché a changé, un poste qui a été créé n’était pas une bonne idée, les contraintes ou les objectifs sont différents, ou, tout simplement, cela a été mal décidé à un moment T.

Dans ces cas-là, ne cherchez pas à définir le ou les poste(s) seul(e). C’est un travail d’équipe qui doit être réalisé, avec la direction, vos collègues, les managers, les équipes… il faut déterminer quelle sera la nouvelle organisation de la structure, qui dirige quoi, qui est responsable de quoi, comment seront répartis les moyens, etc.

Cela mériterait un article à part, tout ce que l’on peut vous dire est que, dans ces cas-là, l’analyse du poste à pourvoir est complexe et doit être faite à plusieurs et avec beaucoup de soin.

Les points clés à retenir pour l’analyse de poste à pourvoir

Concluons cette partie avec une petite liste des points à déterminer :

• Service de la fonction
• Environnement managérial de la fonction
• Périmètre des activités
• Objectifs attendus de la fonction
• Moyens fournis
• Postes associés (avec qui va travailler la personne)
• Responsabilités (humaines, financières, de résultat…)
• Investissements nécessaires (matériel, logiciel, logistique, formation)
• Condition d’exercice de la fonction (nomade, interne, chez le client, télétravail, environnement bruyant, dangereux…) 
• Problèmes récurrents rencontrés au sein de cette fonction
• Compétences indispensables
• Compétences utiles
• Planning attendu des actions (3 mois, 6 mois, 1 an…)
• Perspectives dévolution

Et tous ces points ne sont que des exemples, en fonction des spécificités de votre structure, certains ne vont avoir que peu d’intérêt et d’autres vont se rajouter.

Si par exemple, vous recrutez un poste qui va être majoritairement au contact de clients ou partenaires, vous pouvez interroger certains d’entre eux pour leur demander ce qu’ils attendent d’un tel poste.

Ce n’est pas au recrutement de créer le poste, mais bien l’inverse, ce sont les besoins de l’entreprise qui vont forger la définition du poste et donc du recrutement.

Cette étape peut sembler complexe, présentée ainsi, mais elle peut souvent se résumer à quelques discussions et une réunion. L’important est d’avoir un document qui résume l’ensemble sur lequel toutes les parties prenantes se mettent d’accord.

Créer une fiche de poste précise pour le recrutement

Maintenant que la définition initiale du poste est faite, il faut la synthétiser dans une fiche de poste. 

Le plus gros du travail a déjà été fait lors de l’étape précédente, il faut maintenant extraire les données plus classiques, disons “purement RH” afin d’établir la fiche de poste type.

Il est toujours utile de le faire avec application et avec un format normé que vous aurez déterminé : il n’y a pas une fiche de poste par recrutement, il y a une fiche de poste pour une fonction. Si dans le futur, vous avez d’autres recrutements à faire sur les mêmes fonctions ou dans le même service, vous pourrez vous appuyer sur ce document pour gagner du temps. 

Voici les points clés à définir pour votre fiche de poste, elle vous servira à rédiger une bonne offre d’emploi :

• Intitulé du poste cela semble évident, mais cela ne l’est pas toujours
• Position du poste, à quel service le poste sera rattaché
• Hiérarchie du poste sous les ordres de quelle fonction sera ce poste ? Est-ce que ce poste aura une équipe à gérer ?
• Interlocuteurs du poste, avec qui le profil va-t-il être en contact ? En interne, quel service, avec des clients, avec des prospects ?
• Missions principales et responsabilités
• Perspectives d’évolution (s’il y en a)
• Environnement de travail (in situ, déplacement, télétravail, conditions spécifiques…)
• Temps de travail attendu (quart temps, mi-temps, temps plein, mission ponctuelle…)
• les compétences recherchées (hard skills mais aussi soft skills) chez le/la candidat(e).
• le niveau d’expérience requis (plutôt que de compter en année, préférez junior, confirmé, senior, expert ou encore des intitulés de poste ou des secteurs passés précis…)
• le ou les diplômes/certifications demandés 
• La rémunération
• tout élément en lien avec le poste qui semblera pertinent 

Dans la fiche de poste que vous conservez en interne, vous pouvez ajouter des détails spécifiques que vous ne rendriez pas publics sur une annonce : c’est un outil de travail pour vous et vos collègues. 

Vous pouvez par exemple noter quels sont les clients ou partenaires principaux qui seront en lien avec la personne recrutée, si vous préférez que la personne ait travaillé dans telle entreprise ou tel secteur, qu’elle vienne de tel pays/région (pour les postes qui vont travailler sur des secteurs géographiques spécifiques ou à l’international), qu’elle ait fait telle ou telle école. Vous pouvez également noter la marge négociation maximum pour la rémunération ou les avantages.

Faire du sourcing de candidats

En fonction du poste à pourvoir, une entreprise peut opérer un sourcing interne ou externe – voire adopter les deux options. 

Le sourcing interne permet à une entreprise de solliciter des talents parmi ses salariés – favorisant ainsi la mobilité interne au sein de l’entreprise. Cette option a le mérite de réduire les coûts de recrutement (et ses risques), de fidéliser les talents et de favoriser leur engagement, d’améliorer sa marque employeur… 

Cela dit, vous ne trouverez pas toujours le profil que vous cherchez au sien de vos équipes et, surtout, si la personne quitte son poste actuel pour le nouveau, il va bien falloir la remplacer sur son ancien poste.

Cela dit, cela peut être parfaitement pertinent, c’est le moment de proposer des promotions à vos collaborateurs les plus investis ou permettre à quelqu’un qui commence à s’ennuyer dans ses fonctions de relever un nouveau challenge. Ce sera également une personne déjà bien au fait de la politique de l’entreprise, de sa marque employeur, de ses processus et de ses équipes. Tout cela devrait faciliter l’onboarding et le réduire à son strict minimum.

Par contre, cela peut éventuellement provoquer des tensions en interne, voire perturber des équipes. Ce n’est pas une décision à prendre à la légère.

Le sourcing externe, quant à lui, consiste à solliciter des talents extérieurs à l’entreprise. Cette méthode de recrutement est particulièrement adaptée aux recrutements ayant lieu dans un contexte de forte croissance ou lorsqu’on a besoin de faire monter en compétence des équipes avec un profil expert. 

Comme nous en parlons dans notre article sur le sourcing, vous pouvez faire du sourcing actif (diffuser des annonces) ou du sourcing passif (aller à la rencontre des candidats potentiels), vous pouvez également mettre en place un système de cooptation, comme nous en parlons dans l’article cité en début de paragraphe.

Se pencher sur son vivier de candidat

Si vous vous servez d’un bon logiciel de recrutement comme Jobaffinity, vous avez la possibilité de vous constituer facilement un vivier de candidat. C’est-à-dire un stock de profils triés et organisés parmi lesquels vous pourrez piocher pour remplir un poste vacant.

Ces profils peuvent venir de plusieurs sources :

• Candidatures spontanées 
• Réponse à des annonces précédentes
• Extraits des réseaux sociaux
• Fournis par un cabinet de recrutement ou chasseur de têtes
• Poussé en interne par vos équipes (cooptation ou parrainage)

Parfois, vous avez la perle rare déjà à portée de main et vous n’avez pas besoin de passer par du sourcing externe. C’est pour cela que se constituer un bon vivier de candidat au sein duquel il est facile de faire des tris et de trouver tout ce dont vous avez besoin peut vous faire gagner un temps considérable.

Même si la personne est déjà en poste, il peut être intéressant de la contacter : son contrat peut toucher à sa fin, elle peut ne pas aimer son travail, vouloir mieux ou spécifiquement travailler chez vous.

Vous pourriez vous économiser le temps de la diffusion de l’annonce, du tri des candidatures et des nombreux entretiens. Il est possible qu’aucun des profils repérés dans votre vivier ne finisse finalement par convenir, ou bien ils ne seront pas disponibles, mais il serait dommage de passer sur une telle opportunité de gagner du temps tout en conservant l’efficacité.

Rédiger une annonce d’offre d’emploi efficace

Cette étape est particulièrement importante dans le cas d’un sourcing externe. L’annonce d’emploi doit permettre de mettre en valeur le poste, mais aussi l’entreprise et sa culture. Nous vous partageons tous nos conseils pour rédiger une offre d’emploi efficace dans cet article. 

Pour la rédaction de cette dernière, vous pouvez vous appuyer sur nos conseils et bien entendu sur la fiche de poste que vous aurez réalisé pendant le processus.

Nous n’allons pas nous étendre sur ce sujet dans cet article, vous pourrez obtenir plus d’information dans l’article cité plus haut.

Pour résumer cet article très brièvement : soyez clair, soyez précis, ne mettez que les informations pertinentes, concentrez-vous sur le candidat avant de parler de vous et visez la transparence.

Diffuser l’annonce de recrutement (en multidiffusion)

Une fois votre offre prête, il est temps de la diffuser ! Vous pouvez oublier le journal du coin, nous sommes à l’ère du numérique. 

Vos principaux canaux de diffusion sont :

• Les jobboards
• Vos sites (site d’entreprise, de groupe, de structure, page carrière…)
• Les réseaux sociaux
• Les sites d’écoles (pour du recrutement junior)

Votre annonce clairement mise en forme peut maintenant être diffusée sur tous les canaux pertinents pour avoir une bonne couverture. Votre objectif : attirer les profils les plus adaptés au poste que vous recherchez. 

Il n’est pas nécessaire de diffuser votre annonce sur tous les sites possibles et imaginables : si vous connaissez le profil de votre candidat idéal, vous devez savoir quels sont les sites et réseaux sociaux qu’il fréquente.

Pour ce qui est de votre site ou de vos réseaux sociaux, si vous avez peu de trafic sur votre site internet ou une très faible communauté sur les réseaux, cela n’aura pas non plus un impact réel, ne vous concentrez donc pas trop dessus si c’est le cas.

Vous vous dites sans doute que cela fait beaucoup, beaucoup de sites sur lesquels déposer votre annonce. Et vous aurez raison, mais, bonne nouvelle, nous sommes là pour vous faciliter la vie : Jobaffinity vous permet la multidiffusion de vos offres d’emploi en quelques clics

Réceptionner et trier les candidatures

Une étape capitale, mais parfois chronophage des processus de recrutement : la fameuse sélection des candidats !

Ici arrive une étape du métier de recruteur qui peut souvent être complexe : réceptionner et trier. Vous allez recevoir des réponses par mail, par formulaire, parfois (c’est plus rare de nos jours, disons-le) par courrier, par téléphone voire en physique. Il va falloir normer, analyser, trier, ranger et analyser.

Cette étape n’a plus besoin d’être un casse-tête, vous pouvez recourir à notre logiciel de recrutement pour effectuer un premier tri des candidatures. Notre ATS Jobaffinity vous permet de trier vos offres et de sélectionner les profils de candidats les plus pertinents en fonction de compétences et critères précis. Toutes les réponses à vos annonces seront centralisées au même endroit. Vous pourrez également y voir les notes aux éventuels questionnaires d’embauche que vous aurez réalisés, voir la distance qui sépare le candidat de vos locaux, faire des recherches dynamiques, extraire automatiquement les données du CV par parsing mais aussi voir les CV simplement en passant la souris sur la fiche du candidat.

Vous aurez également l’opportunité au sein de l’outil de mettre des notes et commentaires, de demander leur avis aux managers ou aux futurs collègues… Bref, tout ce dont vous avez besoin pour vous faciliter la vie et ne pas risquer de rater une candidature intéressante.

Organisation des entretiens d’embauche et suivi des candidatures

Une fois l’analyse des CVs effectuée par notre logiciel, vous pourrez alors dédier du temps à la présélection téléphonique des candidats, la rencontre des talents sélectionnés, l’élaboration de tests et mises en situation, la prise de références… 

Pour un processus de recrutement réussi et une expérience candidat agréable, nous vous invitons à redoubler de transparence. Détaillez d’emblée aux candidats le déroulé du processus de recrutement, faites des retours rapidement entre chaque étape, précisez vos délais… 

Selon différentes études, le manque de communication sur les étapes et délais d’un processus du recrutement est l’une des principales causes d’abandon par les candidats, qui estiment face au silence que leur profil n’a pas été retenu et vont se tourner vers d’autres postes.

Là aussi, vous pourrez automatiser une partie du processus grâce à notre outil : mails, sms ou messages whatsapp automatiques selon modèles aux changements d’étapes, organisation des rendez-vous et des appels en coordonnant vos agendas, suivi des échanges, etc. 

Le déroulé des entretiens d’embauche nécessiterait un tout autre article, nous allons garder cela pour un autre jour.

Prise de référence des candidats

Il sera parfois intéressant ou nécessaire de vérifier le passé du candidat, ses performance et l’avis qu’on ses anciens employeurs ou collègues de lui. Cela peut être parce que vous avez simplement l’intuition au cours de l’entretien que quelque chose ne colle pas, ou parce que les responsabilités ou les enjeux du poste sont tel que vous ne pouvez pas vous permettre de vous contenter de la parole du candidat ou de son bagou

Nous avons rédigé un article sur la prise de référence candidat pour vous aider dans cette étape qui doit respecter certaines règles.

Que faire des candidatures non retenues ?

Tout dépend de leur profil : si les candidatures sont rejetées parce que la personne ne correspond pas du tout à l’entreprise ou ses attentes, et ce, quel que soit le poste potentiel, une fois leur avoir poliment indiqué qu’ils n’ont pas été retenus, vous pouvez les classer dans les archives de l’outil (et donc conserver les éventuelles notes que vous aurez faites si cette personne postule à nouveau plus tard) et passer à autre chose.

Si le profil n’était pas idéal pour ce poste, mais que vous avez apprécié la personne et pensez qu’elle pourrait avoir sa place dans l’entreprise : placez-la dans votre vivier de candidat, vous pourrez facilement la retrouver lorsque vous aurez une place pour cette personne.

Onboarding : L’intégration du talent au sein de l’entreprise

Certaines entreprises ont tendance à l’oublier, et pourtant… L’intégration des talents au sein de l’entreprise (également appelée “onboarding”) fait bien partie du processus de recrutement. Cette étape est même déterminante dans l’adéquation (ou non) du talent à l’entreprise et sa culture.

Pour un onboarding réussi, pensez à : 

• Préparer l’arrivée de la nouvelle recrue (en réglant les détails logistiques et administratifs en amont)
• Encourager les équipes à l’accueillir
• Faire en sorte qu’elle soit accompagnée (pendant ses premières semaines au moins !)
• Dédier du temps à sa formation
• Permettre à la recrue de créer du lien avec ses collègues à l’occasion de moments informels (déjeuners d’équipe, afterworks, etc). 

Nous vous aidons à créer un plan d’intégration efficace dans cet article. 

Créer un processus de recrutement efficace avec un ATS

Pour optimiser vos processus de recrutement et gagner en efficacité, comme nous l’avons plusieurs fois soulevé dans cet article,  vous pouvez vous équiper d’un logiciel de gestion de candidatures comme Jobaffinity. Développé par des professionnels du recrutement, notre outil supprime les tâches répétitives de votre quotidien (multidiffusion des offres, tri des CVs…) et vous libère du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Contactez nos équipes pour demander une démo !  

Nous espérons que cet article vous aura été utile et vous aidera à mieux mettre en place vos processus de recrutement.