Optimisez votre processus de recrutement avec une fiche de poste efficace (modèle gratuit)

Homme tenant un crayon devant une grande checklist

Sommaire

Découvrez pourquoi et comment rédiger une fiche de poste efficace. En bonus, nous vous offrons un modèle gratuit à copier ou télécharger pour créer vos propres fiches de poste.

En tant que recruteur, avant de commencer à chercher des candidats, il est essentiel de cadrer le besoin en recrutement. Cela implique de comprendre la raison du besoin, d’analyser l’environnement et les missions du poste, et enfin de définir le profil du candidat recherché.

La définition de poste et la rédaction d’une fiche de poste sont donc des étapes clés dans le processus de recrutement, ainsi que dans la détermination des missions à réaliser par le salarié tout au long de son parcours dans l’entreprise.

Cet article vous expliquera l’utilité d’une fiche de poste dans le recrutement et vous apprendra à la rédiger de manière efficace et précise.

La définition d’une fiche de poste

La fiche de poste est un outil essentiel pour clarifier les responsabilités de chaque collaborateur au sein d’une entreprise. Elle permet aux salariés de comprendre les tâches qu’ils devront accomplir au quotidien. 

Les managers peuvent également s’appuyer sur cette fiche pour s’assurer que les missions définies sont bien réalisées par les salariés, notamment lors des entretiens annuels. Découvrez également les questions à éviter lors d’un entretien d’embauche.

L’importance d’une fiche de poste pour les recruteurs

Dans le processus de recrutement, la fiche de poste est un outil essentiel pour définir le profil idéal d’un candidat. Elle permet au recruteur de comprendre les responsabilités et compétences requises pour le poste, ainsi que celles qui pourraient être moins prioritaires. 

Cette fiche de poste est utilisée pour communiquer avec les candidats à travers les offres d’emploi et lors des entretiens d’embauche.

Quelles sont les autres utilisations d’une fiche de poste ?

La rédaction d’une fiche de poste a plusieurs objectifs importants dans la gestion d’une entreprise. Tout d’abord, elle permet aux collaborateurs de comprendre clairement les responsabilités et les attentes liées à leur poste.

De plus, elle sert de référence pour évaluer la performance des employés en vérifiant si les tâches et les missions requises sont effectuées correctement. De plus, la fiche de poste peut être utilisée comme base pour comparer les salaires et pour gérer le développement des compétences des employés.

Le moment idéal pour rédiger une fiche de poste

La fiche de poste est un outil essentiel dès qu’il y a une nécessité de recrutement. Elle constitue la première étape du processus et permet de définir clairement les responsabilités, les missions ainsi que les compétences requises pour le poste à pourvoir. Elle aide également à définir le profil idéal du candidat recherché.

Doit-on l’inclure obligatoirement à une annonce d’emploi ?

La fiche de poste n’est pas obligatoire, mais elle est appréciée par les services des Ressources Humaines et les managers. En effet, elle peut être utilisée pour suivre la carrière des collaborateurs et l’état de l’équipe en place, quelles compétences manquent.

Et l’avantage est qu’une fiche de poste bien claire pourra servir de base à une bonne annonce d’emploi.

Les éléments essentiels d’une fiche de poste lors d’un processus de recrutement

Pour aider le recruteur à trouver le candidat idéal, la fiche de poste doit inclure les éléments suivants :

  • Titre du poste.
  • Département ou service auquel le futur employé sera rattaché.
  • Relations hiérarchiques : qui est le supérieur hiérarchique de ce poste et aura-t-il des collaborateurs à superviser ?
  • Relations fonctionnelles : avec qui ou quel service l’employé peut-il être amené à travailler à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise ? Aura-t-il des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants avec lesquels il devra collaborer en externe ?
  • Missions, objectifs et responsabilités du poste : les principales tâches du poste détaillées avec pourquoi pas le temps estimé pour chaque tâche.
  • Possibilités d’évolution du poste.
  • Difficultés et spécificités du poste : y a-t-il des contraintes horaires particulières ? Des spécificités liées à l’environnement de travail ?
  • Compétences requises pour le poste.

Cette fiche de poste permettra de déterminer les compétences essentielles que le candidat doit posséder, mais également celles qui seront considérées comme secondaires et pourront être acquises par le futur employé si nécessaire.

Vous pourrez trouver un exemple plus complet en fin d’article.

Lorsque l’on est recruteur, il est important de collaborer avec l’équipe opérationnelle qui a exprimé le besoin de recrutement pour établir la fiche de poste.

Qui doit rédiger la fiche de poste ?

La rédaction de la fiche de poste est généralement une responsabilité du service des Ressources Humaines. Mais pour garantir la précision de celle-ci, il est essentiel de travailler en collaboration avec le responsable hiérarchique du poste à pourvoir.

En effet, après avoir exprimé son besoin en termes de recrutement, le responsable hiérarchique possède la meilleure connaissance du poste et peut fournir tous les détails nécessaires tels que les critères de recherche indispensables et les principales tâches à effectuer.

Quelle personne est responsable de la validation ?

Il est essentiel de faire valider la fiche de poste par le responsable hiérarchique qui a exprimé le besoin de recrutement pour s’assurer que ce dernier est correctement défini.

Est-ce nécessaire de la signer ? Par qui doit-elle être signée ?

La signature de la fiche de poste n’est pas obligatoire, mais elle peut être utile dans certaines situations, comme lors d’un entretien d’évaluation annuel.

Pour bien commencer la rédaction, il est important de discuter avec le responsable hiérarchique du futur collaborateur et de dresser une liste des missions, activités et tâches à effectuer. 

Il est également conseillé de faire relire la fiche de poste par le responsable hiérarchique afin d’apporter d’éventuelles modifications et de se mettre d’accord sur  l’importance des compétences nécessaires pour le poste.

Conseils pratiques pour rédiger une fiche de poste efficace

Il est important de prêter attention à la structure et au contenu de cette fiche de poste. Voici quelques conseils pour cela :

  • Utilisez des verbes d’action pour décrire les activités, les tâches et les compétences requises pour le poste.
  • Évitez les phrases trop complexes : il faut que toute personne qui lit la fiche puisse rapidement comprendre les informations qui y sont présentées.
  • Réfléchissez à toutes les questions que vous vous poseriez si vous vouliez postuler
  • N’entrez pas dans les détails
  • S’il y a des besoins d’accréditations ou permis spécifique, pensez à le préciser

Peut-on modifier une fiche de poste ?

La fiche de poste peut être modifiée pendant le processus de recrutement lorsque la recherche d’un candidat devient difficile. Il est donc important de revoir si certaines missions ou compétences peuvent être facultatives.

De plus, la fiche de poste peut être modifiée pendant la durée de l’emploi d’un salarié dans l’entreprise. Par exemple, si un collaborateur se voit confier de nouvelles responsabilités mais que son titre de poste reste le même, la fiche de poste devra être mise à jour pour inclure ces nouvelles responsabilités.

Modèle de fiche de poste

Voici un modèle de fiche de poste que vous pourrez facilement remplir, en suivant ce lien, vous pouvez accéder à sa version google tableur que vous pourrez télécharger ou dupliquer pour vos propres besoins.

TitresExplications
Titre du posteIndiquez le nom du poste à pourvoir, par exemple « Ingénieur en développement logiciel »
Département / ServicePrécisez le département ou le service au sein de l’entreprise auquel le poste est rattaché.
Lieu du posteMentionnez l’endroit où le titulaire du poste travaillera, cela peut être un bureau ou un site spécifique.
Mission principaleDécrivez en quelques mots la principale mission ou responsabilité du poste.
ResponsabilitésÉnumérez les tâches et les activités que le titulaire du poste devra accomplir.
Moyens et prérogativesPrécisez les marges de manœuvre et l’autonomie dont dispose le titulaire du poste.
Compétences requisesPrécisez les compétences techniques et transversales nécessaires pour occuper ce poste.
Formation et qualificationsIndiquez le niveau d’études requis et les certifications éventuelles exigées.
Expérience professionnelleMentionnez le nombre d’années d’expérience professionnelle nécessaire pour le poste.
Qualités personnellesListez les traits de personnalité ou qualités personnelles souhaitées pour ce poste.
Relations internes et externesExpliquez avec quelles équipes ou départements le titulaire du poste devra interagir, ainsi que les contacts externes éventuels.
Environnement de travailPrécisez les conditions de travail telles que l’environnement physique, les horaires, etc.
Rémunération et avantagesSi possible, donnez une fourchette de salaire et mentionnez les avantages liés au poste.
Possibilité d’évolutionS’il y en a, indiquez quelles sont les promotions possibles de ce poste.
Processus de recrutementIndiquez les étapes du processus de recrutement pour ce poste, y compris les entretiens et les tests éventuels.
Date limite de candidatureFixez la date limite à laquelle les candidatures doivent être soumises.

Voici un exemple de fiche de poste remplie pour la fonction de chef de rayon en grande surface, comme vous le voyez, il est surtout important d’être synthétique et clair :

TitresExplications
Titre du posteChef de Rayon en Grande Surface
Département / ServiceGestion du rayon dans une grande surface
Lieu du posteGrande surface située à [ville/lieu]
Mission principaleAssurer la gestion opérationnelle du rayon, optimiser les ventes et garantir la satisfaction client.
ResponsabilitésGérer les stocks et les commandes de marchandises.Organiser la présentation et la mise en valeur des produits dans le rayon.Définir les prix en collaboration avec la direction et en fonction des stratégies commerciales.Assurer la gestion du personnel du rayon et participer au recrutement.Veiller à la propreté et à la sécurité du rayon.
Moyens et prérogativesBénéficier d’une autonomie dans la gestion des approvisionnements du rayon.Prendre des décisions concernant la présentation et la promotion des produits.Portefeuille mensuel de [montant] pour la promotion du rayon
Compétences requisesExcellentes compétences en gestion et en organisation.Capacités à manager une équipe et à développer les compétences de ses collaborateurs.Bonnes connaissances du marché et des produits du rayon.Sens du service client et aptitude à résoudre les problèmes.
Formation et qualificationsDiplôme de niveau Bac+2 à Bac+5 en commerce, gestion ou équivalent.Expérience significative en gestion de rayon ou en management.
Expérience professionnelleMinimum 3 ans d’expérience en tant que Chef de Rayon ou poste similaire.
Qualités personnellesLeadership et capacités à motiver une équipe.Excellentes compétences en communication et en relation client.Rigueur et sens de l’organisation.Adaptabilité et réactivité.
Relations internes et externesInteragir avec les autres chefs de rayon et les services de la direction.Collaborer avec les fournisseurs et les représentants commerciaux.
Environnement de travailTravail en grande surface, parfois en horaires décalés ou le week-end.Interaction régulière avec les clients et les collaborateurs.
Rémunération et avantagesLa rémunération est fixée entre [fourchette salariale].Avantages sociaux liés à l’entreprise [définir].
Possibilités d’évolutionObtenir la responsabilité de rayons supplémentairesEn cas de résultats exceptionnel, des postes d’acheteur pourront être ouverts
Processus de recrutementPrésélection sur CV et lettre de motivation.Entretiens individuels avec la direction et les responsables des ressources humaines.
Date limite de candidatureLes candidatures doivent être soumises avant le [date limite].

En espérant que cet article vous aidera à mieux mettre en place vos fiches de postes pour un recrutement toujours plus efficace !

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