La fiche de poste permet de cadrer et de préparer les attentes en recrutement, encadrant les besoins des entreprises et déterminant l’environnement et les missions du poste à pourvoir. De plus, elle vous aide, en tant que recruteur, à mieux cerner le profil de candidat recherché, pour trouver le profil idéal.
Toutefois, si bien rédiger une fiche de poste est essentiel, cela n’est pas toujours simple. Qui la prépare ? Que doit-elle contenir ? Quelle forme doit-elle prendre ? Comment s’assurer de son efficacité ? Faire la fiche de poste parfaite nécessite de se poser les bonnes questions.
Vous avez besoin de créer une fiche de poste ? Intuition vous explique tout sur la fiche de recrutement et vous propose des exemples de fiche de poste, ainsi qu’un modèle à télécharger gratuitement.
La fiche de poste en résumé
- La fiche de poste définit les missions, responsabilités et domaines d’activités requis ;
- Elle doit contenir plusieurs éléments essentiels ;
- Elle n’est pas obligatoire, mais facilite la compréhension d’un poste ;
- Elle est rédigée généralement par les RH et validée par le manager ;
- La fiche de poste est évolutive, en fonction des tâches attribuées.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste
La fiche de poste est un outil essentiel permettant aux recruteurs de définir les responsabilités, les missions et les domaines d’activités d’un nouveau collaborateur. De plus, elle permet aux salariés de comprendre les tâches qu’ils devront accomplir au quotidien pour répondre aux attentes du poste.
Un modèle de fiche de poste bien clair peut également servir de base pour une annonce d’emploi efficace, car il permet d’indiquer précisément les missions à effectuer et les compétences requises pour un poste donné. Vous êtes en phase de recrutement ? Découvrez également les questions à poser au candidat lors d’un entretien d’embauche.
La rédaction d’une fiche de poste est-elle obligatoire ?
Non, la rédaction d’une fiche de poste n’est pas obligatoire, mais elle est toujours recommandée aux services des Ressources Humaines et aux managers pour mieux définir les enjeux d’un poste. De plus, cette fiche peut être utilisée, dans la durée, pour suivre la carrière des collaborateurs, l’état de l’équipe en place, et pour définir les compétences manquantes.
Quelle est la différence entre fiche de fonction et fiche de poste ?
La fiche de poste est un document précis reprenant les missions, responsabilités et domaines d’activités d’un collaborateur, tandis que la fiche de fonction est un document plus généraliste qui sert de descriptif type pour un métier. Cette dernière propose une grille de salaire et une liste non exhaustive compétences (hard skills, soft skills) et diplômes généralement requis.
La fiche de poste se distingue aussi du profil de poste, qui correspond au profil de candidat idéal recherché pour un poste en particulier.
Quel est le rôle de la fiche de poste ?
La fiche de poste permet aux recruteurs de définir le profil de candidat qui répondra aux attentes du poste et sert d’appui aux collaborateurs et aux managers pour l’encadrement de leurs tâches et responsabilités.
Il est important d’établir une fiche de poste qui servira non seulement d’exemple durant le processus de recrutement, mais également après dans différents domaines d’action :
- En recrutement : la fiche de poste est la 1ère étape du processus de recrutement. Elle permet de définir clairement les responsabilités, les missions et les compétences requises pour le poste à pourvoir. Un bon modèle de fiche de poste aide également à définir le profil idéal du candidat recherché, assurant une meilleure communication des besoins à travers les offres d’emploi et lors des entretiens d’embauche.
- En appui pour les managers : ceux-ci peuvent s’appuyer sur la fiche de poste pour s’assurer que les missions définies sont bien réalisées par les salariés, notamment lors des entretiens annuels.
- En guide pour les collaborateurs : les salariés pourront se référer à leur fiche de poste pour comprendre clairement les responsabilités et les attentes liées à leur poste. De plus, cela permet au collaborateur de bénéficier d’un certain cadre autour des missions à effectuer.
- En gestion des talents : la fiche de poste peut être utilisée comme base pour comparer les salaires et pour gérer le développement des compétences des employés.
En plus de fiches de poste, vous pouvez utiliser la scorecard pour vous aider dans la phase de recrutement. Cet outil vous aide à cibler les questions à poser aux candidats pour une embauche efficace et égalitaire.
Quels sont les éléments essentiels pour une fiche de poste réussie ?
Pour aider le recruteur à trouver le candidat idéal, la fiche de poste doit inclure certains éléments essentiels comme le titre du poste, les missions, les responsabilités et les compétences requises, le type de profil recherché, etc. Le recruteur peut également ajouter des éléments qui lui paraissent pertinent au poste ou à l’entreprise.
Ainsi, une fiche de poste modèle devrait comprendre :
- Titre du poste ;
- Département ou service auquel le futur employé sera rattaché ;
- Relations hiérarchiques : qui est le supérieur hiérarchique de ce poste et aura-t-il des collaborateurs à superviser ? ;
- Relations fonctionnelles : avec qui ou quel service l’employé peut-il être amené à travailler à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise ? Aura-t-il des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants avec lesquels il devra collaborer en externe ? ;
- Missions, objectifs et responsabilités du poste : les principales tâches du poste détaillées avec pourquoi pas le temps estimé pour chaque tâche ;
- Possibilités d’évolution du poste ;
- Difficultés et spécificités du poste : y a-t-il des contraintes horaires particulières ? Des spécificités liées à l’environnement de travail ? ;
- Compétences requises pour le poste.
Cette fiche de poste permettra non seulement de déterminer les compétences essentielles que le candidat doit posséder, mais également celles qui seront considérées comme secondaires et pourront être acquises par le futur employé si nécessaire.
Il est nécessaire de mettre en place un recrutement collaboratif afin d’établir une ou des fiches de poste réussies. Le service RH, les managers et les collaborateurs ensemble peuvent contribuer à la rédaction de la fiche pour un recrutement efficace.
Exemple de fiche de poste et modèle à télécharger
Pour vous aider dans votre recrutement, retrouvez un exemple de fiche de poste que vous pourrez facilement remplir.
Vous pouvez télécharger notre modèle de fiche de poste en version google tableur, la dupliquer pour vos propres besoins ou bien copier notre exemple modèle ci-dessous.
| Titres | Explications |
| Titre du poste | Indiquez le nom du poste à pourvoir, par exemple « Ingénieur en développement logiciel » |
| Département / Service | Précisez le département ou le service au sein de l’entreprise auquel le poste est rattaché. |
| Lieu du poste | Mentionnez l’endroit où le titulaire du poste travaillera, cela peut être un bureau ou un site spécifique. |
| Mission principale | Décrivez en quelques mots la principale mission ou responsabilité du poste. |
| Responsabilités | Énumérez les tâches et les activités que le titulaire du poste devra accomplir. |
| Moyens et prérogatives | Précisez les marges de manœuvre et l’autonomie dont dispose le titulaire du poste. |
| Compétences requises | Précisez les compétences techniques et transversales nécessaires pour occuper ce poste. |
| Formation et qualifications | Indiquez le niveau d’études requis et les certifications éventuelles exigées. |
| Expérience professionnelle | Mentionnez le nombre d’années d’expérience professionnelle nécessaire pour le poste. |
| Qualités personnelles | Listez les traits de personnalité ou qualités personnelles souhaitées pour ce poste. |
| Relations internes et externes | Expliquez avec quelles équipes ou départements le titulaire du poste devra interagir, ainsi que les contacts externes éventuels. |
| Environnement de travail | Précisez les conditions de travail telles que l’environnement physique, les horaires, etc. |
| Rémunération et avantages | Si possible, donnez une fourchette de salaire et mentionnez les avantages liés au poste. |
| Possibilité d’évolution | S’il y en a, indiquez quelles sont les promotions possibles de ce poste. |
| Processus de recrutement | Indiquez les étapes du processus de recrutement pour ce poste, y compris les entretiens et les tests éventuels. |
| Date limite de candidature | Fixez la date limite à laquelle les candidatures doivent être soumises. |
Vous trouverez ci-dessous un autre exemple de fiche de poste rempli pour la fonction de chef de rayon en grande surface. Comme vous le voyez, il est surtout important d’être synthétique et clair :
| Titres | Explications |
| Titre du poste | Chef de Rayon en Grande Surface |
| Département / Service | Gestion du rayon dans une grande surface |
| Lieu du poste | Grande surface située à [ville/lieu] |
| Mission principale | Assurer la gestion opérationnelle du rayon, optimiser les ventes et garantir la satisfaction client. |
| Responsabilités | Gérer les stocks et les commandes de marchandises. Organiser la présentation et la mise en valeur des produits dans le rayon. Définir les prix en collaboration avec la direction et en fonction des stratégies commerciales. Assurer la gestion du personnel du rayon et participer au recrutement. Veiller à la propreté et à la sécurité du rayon. |
| Moyens et prérogatives | Bénéficier d’une autonomie dans la gestion des approvisionnements du rayon. Prendre des décisions concernant la présentation et la promotion des produits. Portefeuille mensuel de [montant] pour la promotion du rayon |
| Compétences requises | Excellentes compétences en gestion et en organisation. Capacités à manager une équipe et à développer les compétences de ses collaborateurs. Bonnes connaissances du marché et des produits du rayon. Sens du service client et aptitude à résoudre les problèmes. |
| Formation et qualifications | Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+5 en commerce, gestion ou équivalent. Expérience significative en gestion de rayon ou en management. |
| Expérience professionnelle | Minimum 3 ans d’expérience en tant que Chef de Rayon ou poste similaire. |
| Qualités personnelles | Leadership et capacités à motiver une équipe.Excellentes compétences en communication et en relation client.Rigueur et sens de l’organisation.Adaptabilité et réactivité. |
| Relations internes et externes | Interagir avec les autres chefs de rayon et les services de la direction.Collaborer avec les fournisseurs et les représentants commerciaux. |
| Environnement de travail | Travail en grande surface, parfois en horaires décalés ou le week-end.Interaction régulière avec les clients et les collaborateurs. |
| Rémunération et avantages | La rémunération est fixée entre [fourchette salariale].Avantages sociaux liés à l’entreprise [définir]. |
| Possibilités d’évolution | Obtenir la responsabilité de rayons supplémentaires.En cas de résultats exceptionnel, des postes d’acheteur pourront être ouverts |
| Processus de recrutement | Présélection sur CV et lettre de motivation.Entretiens individuels avec la direction et les responsables des ressources humaines. |
| Date limite de candidature | Les candidatures doivent être soumises avant le [date limite]. |
Qui doit rédiger la fiche de poste ?
La rédaction du modèle de fiche de poste est généralement une responsabilité de gestion des Ressources Humaines. Néanmoins, pour garantir la précision de celui-ci, il est essentiel de travailler en collaboration avec le responsable hiérarchique du poste à pourvoir afin qu’il valide la fiche.
Le responsable hiérarchique possède une meilleure connaissance du poste et il peut donc, après avoir exprimé son besoin en termes de recrutement, fournir tous les détails nécessaires pour la ou les fiches de poste, tels que les critères de recherche indispensables et les principales tâches à effectuer.
Enfin, bien que la signature de la fiche de poste ne soit pas obligatoire, elle peut être utile dans certaines situations, comme lors d’un entretien d’évaluation annuel, afin de s’assurer que les termes seront respectés.
Quand faut-il faire une fiche de poste ? Lors de la phase de recrutement, pour cibler les missions, domaines d’activités et compétences requises pour un poste afin de cerner le profil de candidat idéal. Ensuite, elle pourra être gardée tout au long de la carrière du collaborateur pour réaliser un suivi des tâches.
Comment rédiger une fiche de poste ? Nos conseils
Pour bien créer un modèle de fiche de poste, il est important de prêter attention à la structure et au contenu de la fiche. Retrouvez quelques conseils pour faire une fiche de poste efficace :
- Utilisez des verbes d’action : pour décrire les activités, les tâches et les compétences requises pour le poste ;
- Évitez les phrases trop complexes : il faut que toute personne qui lit la fiche puisse rapidement comprendre les informations qui y sont présentées ;
- Mettez-vous à la place des candidats : réfléchissez à toutes les questions que vous vous poseriez si vous vouliez postuler ;
- Restez concis : évitez d’entrer dans les détails pour ne pas perdre le fil ;
- Évitez la duplication des fiches de poste : chaque poste doit avoir sa fiche de poste attitrée pour une définition plus claire des tâches de chacun ;
- Précisez s’il y a des spécificités liées au poste : s’il y a des besoins d’accréditations ou permis spécifique, par exemple, pensez à le préciser sur le modèle de fiche de poste.
Enfin, vous pouvez également vous munir d’outils comme un SIRH ou un logiciel de recrutement afin de faciliter le stockage des informations et garder facilement vos modèles de fiches de postes.
Peut-on modifier une fiche de poste ?
Oui, la fiche de poste peut être modifiée pendant le processus de recrutement, lorsque la recherche d’un candidat devient difficile. Il est donc important de revoir si certaines missions ou compétences peuvent être facultatives.
De plus, la fiche de poste de travail d’un salarié dans l’entreprise peut être évolutive tant que les modifications sont vues ensemble et acceptées. Par exemple, si un collaborateur se voit confier de nouvelles responsabilités mais que son titre de poste reste le même, la fiche de poste devra être mise à jour pour inclure ces nouvelles responsabilités.
Les fiches de poste sont donc un élément clé pour un recrutement efficace, mais aussi pour gérer les collaborateurs tout au long de leur carrière. Des besoins en logiciel de recrutement ? Découvrez JobAffinity, le logiciel le plus complet et personnalisable pour gagner du temps dans le processus d’embauche de votre entreprise.
