Lors d’un entretien de recrutement, il est important de pouvoir déceler efficacement les compétences, les atouts et les points forts de vos candidats. Il est aussi crucial de pouvoir comparer efficacement les informations recueillies à votre fiche de poste et aux compétences indispensables que vous recherchez.
Si vous faites passer de nombreux entretiens, il faut aussi un élément au moins un peu factuel pour vous permettre de comparer les candidatures sur des bases similaires.
Pour cela, il est nécessaire de s’appuyer sur un support efficace comme la grille évaluation d’entretien de recrutement. Si elle est bien préparée, elle peut devenir un réel outil et une alliée de taille pour vous permettre d’optimiser vos entretiens et par extension votre processus de recrutement.
Cela peut aussi être un bon moyen de lutter contre les biais cognitifs que vous pouvez avoir en entretien, voire combler les éventuels problèmes de mémoire si vous avez vu 7,8, 20 candidats sur l’espace d’un mois ou deux.
Voici nos conseils pour créer une grille d’évaluation d’entretien de recrutement efficace et un modèle à personnaliser !
Déterminez votre besoin de recrutement
Avant tout, il est important de structurer votre grille d’évaluation en listant tous les points importants à prendre en compte pour le poste. Nous avons réalisé récemment un article sur la manière de créer un processus de recrutement efficace dans lequel nous parlons justement de l’importance de la définition du poste et de la création d’une fiche de poste. Vous y trouverez des conseils pour bien déterminer votre besoin de recrutement.
Vous pouvez vous inspirer de notre liste ci-dessous ou du modèle téléchargeable, mais chaque entreprise, chaque poste va avoir ses spécificités. Il faut en discuter avec vos collaborateurs, qui sont souvent sur le terrain, les futurs collègues ou manager de la personne à recruter ou les services avec qui ils vont avoir à travailler pour avoir des retours plus concrets sur les compétences et les atouts que demande le poste.
Si vous avez déjà rédigé une fiche de poste, c’est votre meilleure alliée pour déterminer quels sont les points importants.
Structuration de la grille d’évaluation du candidat
Lorsque votre liste est terminée, passez à la structuration et au système de notation. Pour cela, vous pouvez créer des catégories regroupant chacun des critères communs.
Les différents éléments sont souvent regroupés dans des catégories telles que :
- Première impression/contact
- Connaissance de l’entreprise/du poste
- Hard skills : les compétences techniques
- Soft skills : les compétences sociales
- Motivation
- Sens des responsabilités
- Écoute & compréhension
- Manière de s’exprimer
- Gestion du stress
- Facilité d’adaptation
- Aisance
Vous pouvez créer autant de catégories que nécessaires cependant, attention à ne pas vous enfermer dans la grille d’évaluation pendant tout l’entretien, nous en parlons dans notre article sur les questions à poser en entretien d’embauche, un entretien est une conversation. Il faut aussi laisser de la place aux échanges spontanés et garder l’esprit ouvert. Voyez cette grille comme une manière de prendre des notes plutôt que comme un guide; vous pouvez même la remplir juste après l’entretien une fois le candidat parti : voir quelqu’un prendre des notes sur une grille peut stresser certains candidats.
Mettre en place un système de notation des candidats
Choisissez ensuite un système de notation adapté au poste. Cela peut être une note sur cinq pour chaque critère puis une moyenne générale. Ou encore un système de scoring avec un nombre de points accordé pour chaque critère validé.
Dans notre modèle, nous avons choisi une échelle sur 5, cela nous semble être la méthode la plus facile à utiliser sans avoir à se poser de questions majeures.
Ce système de notation permet d’obtenir un score moyen pour pondérer ensuite votre jugement lorsque vous allez comparer les différents candidats. Si vous souhaitez utiliser cette astuce attention cependant : en fonction d’un certain type de poste, l’importance de chaque critère sera différente. Si vous cherchez un bon opérateur machine pour votre usine, son apparence vestimentaire ou sa facilité à s’exprimer à l’oral seront moins importantes que ses compétences, sa ponctualité ou son sens des responsabilités par exemple.
Dans ce cas, vous pouvez éventuellement ajouter des coefficients en fonction de l’importance de chaque ligne de la grille, comme vous le verrez sur notre modèle.
Attention aux questions indiscrètes et/ou illégales
Vérifiez que toutes vos questions soient bien légales et respectent la vie privée du candidat.
L’article L. 1221-6 du Code du travail indique :
« Les informations demandées, sous quelques formes que ce soit, au candidat à un entretien ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. »
Ainsi, les questions sur les origines, la religion ou encore l’orientation sexuelle sont bien entendu illégales.
Vos questions doivent avoir un rapport avec le poste et les compétences qu’il exige. Évitez de mettre le candidat mal à l’aise. Les conséquences peuvent être néfastes notamment pour votre marque employeur.
Au-delà de l’aspect légal, mettez-vous également à la place du candidat, soyez cohérent et pertinent, et ne pensez pas qu’un impair restera entre le candidat et vous : aujourd’hui, les témoignages de questions parfaitement déplacées en entretien pullulent sur les réseaux sociaux.
Maintenant que nous avons vu les bases, passons à l’étape suivante : jauger le candidat avant l’entretien, sur son CV, sa lettre de motivation et/ou ses échanges avec vous.
Les catégories et critères d’évaluation avant l’entretien
1 – L’évaluation du CV sur la forme
- Structure générale et lisibilité du CV
- L’orthographe et la syntaxe
- La créativité (si nécessaire au poste)
Pour certains postes, la forme du cv, s’il est joli ou non, lisible ou non ou encore s’il comporte des fautes n’a que très peu d’importance il faut s’en rappeler. Tout le monde n’est pas à l’aise avec l’outil informatique ou la langue, peut-être que certains candidats sont des ressortissants étrangers pour qui le français est la 2e, 3e voire 4e langue…
Pour d’autres postes par contre, cela donne déjà des informations importantes : est-ce que la personne est à l’aise avec l’informatique, est-ce qu’elle sait organiser correctement les informations, fait-elle preuve de sérieux, sait-elle rédiger sans fautes. Vous devez être en mesure de déterminer l’importance de ces critères assez facilement.
Quant à la créativité, le look, c’est évidemment très important pour les postes créatifs, comme des postes qui impliquent de maîtriser un peu le design.
Un point tout de même sur les « jolis » CV : il existe aujourd’hui des myriades de services gratuits pour réaliser des CV (Canva par exemple est très prisé). S’il est attendu de la personne qu’elle sache se débrouiller en informatique ou sur le web -ou qu’elle le prétend-, un CV rapidement assemblé sur Word sans grand effort peut en dire long sur le sérieux et l’implication de cette dernière.
2 – L’évaluation du contenu du CV : formations et expériences
- Qualité et pertinence de la formation
- Nombre d’années d’expérience
- Pertinence des expériences par rapport au poste
- Compétences techniques et informatiques
- Autres compétences utiles au poste
Tous ces points sont la base qui va vous permettre de trier les CV, qui peut être une tâche très ardue. Heureusement aujourd’hui, les ATS ou logiciel de recrutement peuvent vous faciliter grandement la tâche.
si vous utilisez notre logiciel de recrutement Jobaffinity, vous allez pouvoir visionner tous les CV des candidats ayant postulé simplement en passant votre souris dessus, vous pouvez également, grâce à notre partenariat avec TextKernel, faire du parsing de cv, c’est-à-dire automatiser l’extraction d’informations d’un CV pour remplir des fiches candidats directement dans notre outil.
Enfin, vous pouvez vous servir de questionnaires de recrutement en plus du CV pour vous aider à simplifier la sélection des bonnes candidatures, là encore directement dans l’outil Jobaffinity.
Nous avons déjà évoqué l’importance de ces notions dans notre article sur le processus de recrutement déjà évoqué plus haut.
Passons enfin à la grille d’évaluation en entretien ! Nous vous y avons ajouté des exemples de coefficients dont nous parlions plus haut en fonction de différents postes si jamais vous décidez d’utiliser la fonction de note globale de notre modèle.
Critères d’évaluation du candidat pendant l’entretien
1 – Présentation du candidat
- Ponctualité
- Présentation générale
- Courtoisie
- Aisance relationnelle
- Éloquence
« Nous n’avons qu’une seule chance de faire une bonne première impression« . Même si un poste donné ne nécessite pas spécialement de contact avec des clients ou partenaires, a priori le ou la futur(e) employé(e) va tout de même devoir travailler avec d’autres êtres humains. Il vaut mieux pour l’équipe et l’ambiance que la personne sache être à l’heure, soit polie et capable de discuter correctement avec ses futurs collègues ou managers.
Même s’il n’y a pas forcément besoin d’être tiré à quatre épingles et un champion d’éloquence pour tous les postes, il faut au moins avoir l’impression que le candidat a fait un minimum d’effort
L’importance de ce point va varier en fonction du type de poste. Si vous cherchez une personne pour gérer votre comptoir de vente vous n’allez pas avoir la même attente que pour une personne qui va organiser un entrepôt.
Exemples de coefficient pour le modèle de grille d’évaluation :
- 5 – agent d’accueil, vendeur(euse), commercial
- 1 – travailleur isolé, veilleur/euse, agent d’entretien
2 – Connaissance de l’entreprise et du poste : le candidat a-t-il bien préparé l’entretien ?
- Connaissance de l’entreprise et des produits/services
- Compréhension du poste et des missions
- Préparation de l’entretien
- Attentes par rapport à sa hiérarchie, son futur manager.
- Pertinence dans les réponses supposant des recherches et une préparation à cet entretien
C’est un excellent moyen de jauger de la motivation du candidat : est-ce qu’il s’est renseigné sur l’entreprise, sur ses services, ses produits ? Est-ce qu’il connait bien la nature du poste et ce qu’on pourrait attendre de lui au sein de l’entreprise ?
Est-ce qu’il a préparé l’entretien ? Vous vous en rendrez compte à mesure qu’il répondra aux questions que vous lui aurez posées (surtout s’il a lu notre guide sur les questions à poser en entretien d’embauche)
Il est ici difficile d’avoir un coefficient bas pour cette partie de la grille d’évaluation, mais vous pouvez mitiger tout de même en fonction du degré de responsabilité du poste. Plus hautes elles seront, plus importantes seront les bonnes réponses à ces questions. D’un autre côté, si vous embauchez quelqu’un pour faire de l’approvisionnement ou du rayonnage, qu’il connaisse les valeurs de l’entreprise, le CA, les objectifs, la concurrence ou autre est tout de même bien moins important.
Exemples de coefficient pour le modèle de grille d’évaluation :
- 5 – manager, responsable, poste stratégique
- 1 – saisonnier, manœuvre, ouvrier non qualifié
3 – Les hards skills indispensables au poste
- Compétences techniques du poste
- Maitrise des logiciels et outils informatiques utilisés dans le cadre des missions
Là, on arrive tout de même sur des conditions sine qua none. Normalement, il y aura eu un tri en amont via la sélection de CV, mais parfois, il arrive que quelques profils passent les mailles du filet, surtout si vous n’utilisez pas un logiciel de recrutement performant comme Jobaffinity.
Ce sera donc toujours quelque chose d’important, la seule exception (modérée) sera si le poste demande de réaliser des tâches très spécifiques pour lesquelles le candidat recruté sera de toute façon formé. Dans ces cas-là, vous ne demandez pas de hard skills précises, mais plutôt une capacité d’apprentissage et une motivation.
Exemples de coefficient pour le modèle de grille d’évaluation :
- 5 – poste de technicien supérieur, designer, développeur, comptable…
- 1 – poste pour lequel les compétences ne peuvent être acquises que sur le terrain via vos propres formations
4 – Les softs skills du candidat
- Aisance relationnelle & maîtrise du stress
- Réactivité face à une mise en situation
- Capacité d’écoute
- Capacité d’argumentation
- Travail d’équipe, autonomie, organisation, etc.
Si la partie 1 donnait la première impression, il faut voir ce que donne le candidat sur la durée. Plus le poste va devoir s’appuyer sur le travail d’équipe, des échanges avec la hiérarchie, le contact avec les clients ou prospects, plus cette partie aura de l’importance.
Il n’y a pas de « question » qui corresponde spécifiquement aux soft skills, ce sera un sentiment général qui va découler de tous les échanges que vous aurez pu avoir pendant l’entretien.
Il ne faut pas oublier que même si le poste est plutôt « solitaire » il est extrêmement peu probable que le futur employé n’ai jamais à communiquer avec qui que ce soit, et l’autonomie et la capacité à s’organiser seraient tout de même un point à ne pas négliger. C’est donc une partie très importante.
Exemples de coefficient pour le modèle de grille d’évaluation :
- 5 – manager, poste en équipe, poste au contact des clients
- 1 – gardien de phare (et encore)
5 – La motivation du candidat
- Dynamisme et implication
- Investissement lors de l’entretien (questions sur le poste, les missions, l’entreprise)
Là encore, il n’y a pas de « question spécifique » pour juger de cela, c’est un ressenti général que vous allez avoir. Mais si la personne a bien préparé son entretien (qu’elle s’est renseignée sur l’entreprise, a réfléchi aux questions, connait les produits et services…) et vous pose des questions complémentaires, cela devrait être relativement facile à juger.
Pour ce qui est de l’importance de cette partie par rapport aux autres, nous vous conseillons plutôt de toujours la juger à un niveau moyen : beaucoup de motivation ne peut pas remplacer certaines compétences clés, sauf si votre poste implique forcément une formation complète.
Exemples de coefficient pour le modèle de grille d’évaluation :
Pour cette partie, maintenez-le à 3.
6 – Les prétentions salariales et les disponibilités du candidat
- Prétentions salariales
- Disponibilités
C’est un point qu’il faut soulever : est-ce que les attentes du candidat sont en adéquation avec vos possibilités budgétaires ? Est-ce qu’il sera disponible à la date où vous souhaitez l’embaucher ?
Si la disponibilité est d’une importance variable en fonction des situations, le point de la rémunération peut par contre être bloquant.
Là encore, il faut mieux pondérer cette partie avec un coefficient moyen.
Exemples de coefficient pour le modèle de grille d’évaluation :
Là encore, maintenez-le à 3
Si vous ne l’avez pas déjà prise, revoici notre modèle de grille d’évaluation d’entretien de recrutement.
Conclusion
Établir une bonne grille d’évaluation va vous aider à améliorer votre processus de recrutement, surtout dans les cas où vous allez avoir beaucoup de candidats à gérer, dans le cadre de recrutement de masse par exemple. Cela vous sera également utile si vous êtes une grande entité, un groupe ou encore que vous gérez des franchises : vous pourrez avoir les mêmes grilles d’entretien pour les postes que vous recrutez à plusieurs endroits.
Cela peut également vous permettre d’apporter des informations complémentaires pour établir votre cvthèque. Vous pouvez stocker tout cela dans votre logiciel de recrutement comme jobaffinity, les grilles d’évaluations peuvent être ajoutées dans la fiche candidat sous forme de pièce jointe ou directement dans vos notes. Ainsi, toutes les informations sur vos candidats sont centralisées dans un seul et même outil.
