La grille d’entretien, ou grille d’évaluation d’entretien d’embauche, est un outil idéal pour optimiser votre processus de recrutement. Elle vous permet notamment de déceler plus facilement les compétences, les atouts et les points forts de vos candidats durant les entretiens.
Pour être optimale et éviter les biais cognitifs, une grille d’entretien d’embauche doit être bien préparée. Pour cela, vous devez comprendre ce que représente cette évaluation, son apport et son utilisation, qui la prépare, comment la construire, et ce qu’elle doit évaluer.
Vous souhaitez tout savoir sur la grille d’entretien ? Intuition Software vous donne ses conseils pour créer une grille d’évaluation d’entretien efficace et vous propose un modèle de grille gratuit.
La grille d’entretien, en résumé
- La grille d’entretien sert de trame de questions pour mener les entretiens ;
- Elle rend le processus de recrutement plus efficace ;
- Elle doit être rédigée en collaboration entre le recruteur et le manager du poste à pourvoir ;
- Pour préparer une fiche d’entretien d’embauche, il faut définir ses besoins en recrutement et structurer les questions et mettre en place un système de notation.
Qu’est-ce qu’une grille d’entretien ?
La grille d’entretien est un outil de recrutement servant de trame pour tous les entretiens, indiquant les questions à poser et le système de notation à appliquer à chacune d’entre elles. Selon le secteur, elle prend plusieurs noms : grille d’évaluation, fiche d’entretien, trame d’entretien, grille d’analyse d’entretien.
La grille d’évaluation d’entretien est un élément factuel qui vous permet également de comparer les candidatures sur des bases similaires, permettant d’éliminer les biais cognitifs durant le recrutement.
Pourquoi faire une grille d’évaluation d’entretien ?
La grille d’évaluation d’entretien vise à rendre votre processus de recrutement plus fluide et plus efficace. Lorsque vous faites passer de nombreux entretiens, cette grille offre un gain de temps, une plus grande égalité des chances, une meilleure communication et une prise de décision simplifiée.
Revenons plus en détails sur les avantages de la grille d’entretien :
- Gain de temps : en réunissant toutes les informations importantes des candidats sur une même fiche et en structurant vos entretiens à l’aide d’une trame déjà préparée, vous ne perdez plus de temps pendant ou après les entretiens ;
- Égalité des chances : vous suivez le même déroulé de questions pour tous les candidats et évitez ainsi de nombreux biais cognitifs auxquels les recruteurs sont confrontés ;
- Une meilleure communication interne : en répertoriant les entretiens sur une grille d’entretien, vous réunissez les informations à retenir et les communiquez plus facilement au reste des collaborateurs ;
Une prise de décision simplifiée : vous obtenez une vision globale des entretiens passés et pouvez ainsi, grâce à la grille d’entretien d’embauche, prendre une décision plus facilement en comparant les profils de candidats.
Qui peut rédiger la grille d’entretien d’embauche ?
La grille d’entretien d’embauche doit être rédigée de manière collaborative entre le service RH et le manager du poste à pourvoir. De cette manière, la grille d’évaluation d’entretien est complète, prenant en compte les réels besoins de l’entreprise et du poste.
D’autres collaborateurs peuvent prendre part à l’élaboration de la trame d’entretien d’embauche, si par exemple, ils ont des connaissances à apporter sur les compétences nécessaires pour le poste.
Comment préparer une grille d’entretien efficace ?
Pour préparer une grille d’entretien efficace, vous devez :
- Définir vos besoins en recrutement,
- Structurer votre trame d’entretien en ciblant les questions essentielles,
- Éviter les interrogations délictuelles.
Déterminez votre besoin de recrutement
En premier lieu, vous devez structurer votre grille d’évaluation d’entretien d’embauche en listant tous les points importants à prendre en compte pour le poste afin de créer un processus de recrutement efficace.
Chaque entreprise, chaque poste va avoir ses spécificités. Vous devez donc discuter des besoins avec vos collaborateurs pour avoir des retours plus concrets sur les compétences et les atouts que demande le poste. Les salariés présents sur le terrain, les futurs collègues ou manager de la personne à recruter ou les services avec qui ils vont avoir à travailler sont les mieux placés pour vous aider.
Structurez la grille d’évaluation du candidat
Vous pouvez ensuite passer à la structuration de la grille d’évaluation de recrutement du candidat en créant des catégories regroupant des critères communs :
- Renseignements basiques sur le candidat : nom, prénom, coordonnées, parcours scolaire et professionnel, etc. ;
- Première impression/contact ;
- Connaissance de l’entreprise/du poste ;
- Hard skills : les compétences techniques ;
- Soft skills : les compétences sociales ;
- Mad skills éventuellement : compétences personnelles supplémentaires ;
- Disponibilité ;
- Télétravail souhaité ou non : si oui, combien de jours ;
- Rémunération souhaitée ;
- Annotations sur le profil du candidat : motivation, sens des responsabilités, écoute et compréhension, manière de s’exprimer, gestion du stress, facilité d’adaptation ou l’aisance.
Vous pouvez créer autant de catégories que nécessaire, tant qu’elles sont utiles au recrutement. Cependant, attention à ne pas vous enfermer dans la grille d’évaluation d’embauche pendant tout l’entretien. Il faut garder l’esprit et laisser de la place pour les échanges spontanés.
Vous devez envisager la grille d’évaluation d’entretien comme une manière de prendre des notes plutôt que comme un guide. Vous pourrez aussi remplir votre grille d’évaluation juste après l’entretien, une fois le candidat parti.
Évitez les questions indiscrètes et/ou illégales
Toutes les questions que vous poserez via votre grille d’entretien d’embauche doivent être légales et doivent respecter la vie privée du candidat. Elles doivent donc être toujours en rapport avec le poste et les compétences qu’il exige et doivent éviter de mettre le candidat mal à l’aise, les conséquences pouvant être néfastes, notamment pour votre marque employeur.
L’article L. 1221-6 du Code du travail indique en effet que « Les informations demandées, sous quelques formes que ce soit, au candidat à un entretien ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. »
Ainsi, les questions sur les origines, la religion ou encore l’orientation sexuelle sont à proscrire. Au-delà de l’aspect légal, vous devez vous mettre à la place du candidat pour rester cohérent et pertinent. Aujourd’hui, les témoignages de questions parfaitement déplacées en entretien pullulent sur les réseaux sociaux alors, ne minimisez pas leur impact.
Quels sont les critères d’évaluation de la grille d’entretien ?
Les critères d’évaluation de la grille d’entretien se basent sur la présentation du candidat (ponctualité, courtoisie, éloquence), ses connaissances vis-à-vis du poste et de l’entreprise et ses compétences diverses (hard skills, soft skills).
1 – La présentation du candidat
L’importance de ce point va varier en fonction du type de poste. Vous n’aurez pas les mêmes attentes si vous cherchez une hôtesse d’accueil ou un préparateur de commandes. Toutefois, même si le poste ne nécessite pas spécialement de contact avec des clients ou partenaires, le candidat doit bien présenter, que ce soit pour l’équipe ou l’ambiance dans l’entreprise :
- Ponctualité ;
- Présentation générale ;
- Courtoisie ;
- Aisance relationnelle ;
- Éloquence.
Pour déterminer l’importance à accorder à ce type de critère selon le poste, vous pouvez mettre en place dans votre fiche d’entretien un coefficient de notation. Par exemple :
- 5 : agent d’accueil, vendeur(euse), commercial ;
- 1 : travailleur isolé, veilleur/euse, agent d’entretien.
2 – La connaissance de l’entreprise et du poste
Tester les connaissances du candidat vis-à-vis de l’entreprise et du poste en question vous offre un excellent moyen de jauger de sa motivation du candidat. Vous vous rendrez vite compte de son implication à mesure qu’il répondra aux questions de l’entretien d’embauche que vous lui poserez :
- Connaissance de l’entreprise et des produits/services ;
- Compréhension du poste et des missions ;
- Préparation de l’entretien ;
- Attentes par rapport à sa hiérarchie, son futur manager ;
- Pertinence des réponses supposant des recherches et une préparation de l’entretien.
Le coefficient de notation sera majoritairement haut pour cette partie de la grille d’évaluation, car c’est un critère important pour cibler l’implication du candidat et éviter le brown out ou la démission silencieuse par la suite. Néanmoins, vous pouvez le moduler en fonction du degré de responsabilité du poste.
Plus le poste est à hautes responsabilités, plus le coefficient de cette partie de la grille d’entretien d’embauche devra être élevé. Par exemple :
- 5 : manager, responsable, poste stratégique ;
- 1 : saisonnier, manœuvre, ouvrier non qualifié.
3 – Les hard skills indispensables au poste
Le candidat doit maîtriser certaines compétences techniques (hard skills) pour effectuer ses tâches. Il va s’agir :
- Des compétences techniques du poste ;
- De la maîtrise des logiciels et des outils informatiques utilisés dans le cadre des missions.
Dans le cas où le poste demande de réaliser des tâches très spécifiques, pour lesquelles le candidat recruté sera de toute façon formé, il faudra vérifier sa capacité d’apprentissage et sa motivation.
Le coefficient de notation pour la grille d’analyse d’entretien peut être :
- 5 : poste de technicien supérieur, designer, développeur, comptable, etc. ;
- 1 : poste pour lequel les compétences ne peuvent être acquises que sur le terrain via vos propres formations.
Pour vous faire gagner du temps dans votre processus de recrutement, notre logiciel de recrutement Jobaffinity vous permet de trier les hard skills en amont, via la sélection de CV.
4 – Les soft skills du candidat
Plus le poste va devoir s’appuyer sur le travail d’équipe, des échanges avec la hiérarchie, le contact avec les clients ou prospects, plus les softs skills, ou « savoir-être » auront de l’importance. Bien qu’il n’y ait pas de « question » qui corresponde spécifiquement aux soft skills, un sentiment général va découler de tous les échanges que vous aurez pu avoir pendant l’entretien :
- Aisance relationnelle & maîtrise du stress ;
- Réactivité face à une mise en situation ;
- Capacité d’écoute ;
- Capacité d’argumentation ;
- Travail d’équipe, autonomie, organisation, etc.
Retrouvez quelques exemples de coefficient pour votre grille d’évaluation entretien :
- 5 : manager, poste en équipe, poste au contact des clients ;
- 1 : gardien de phare (et encore).
5 – La motivation du candidat
Comme les softs skills, le critère de motivation d’un candidat repose sur un ressenti général que vous allez avoir sur certains critères :
- Dynamisme et implication ;
- Investissement lors de l’entretien (questions sur le poste, les missions, l’entreprise).
Pour cette partie, nous vous conseillons de toujours la juger à un niveau moyen : beaucoup de motivation ne peut pas remplacer certaines compétences clé, sauf si votre poste implique forcément une formation complète. Vous pouvez ainsi maintenir un coefficient de 3 pour la notation de ce critère de la grille d’évaluation d’entretien.
6 – Les prétentions salariales et les disponibilités du candidat
C’est un point qu’il faut soulever : est-ce que les attentes du candidat sont en adéquation avec vos possibilités budgétaires ? Est-ce qu’il sera disponible à la date à laquelle vous souhaitez l’embaucher ? Vous devez donc aborder les thématiques suivantes :
- Prétentions salariales ;
- Disponibilités.
Si la disponibilité est d’une importance variable en fonction des situations, le point de la rémunération peut par contre être bloquant. Là encore, il vaut mieux pondérer cette partie avec un coefficient moyen et le maintenir à 3.
Comment utiliser la grille d’entretien de recrutement ?
Pour utiliser la grille d’entretien de recrutement, vous devez mettre en place un système de notation des candidats adapté au poste. Cela peut être une note sur cinq pour chaque critère, puis une moyenne générale, ou encore un système de scoring avec un nombre de points accordé pour chaque critère validé.
Dans notre modèle de grille d’évaluation, nous avons choisi une échelle sur 5, ce système de notation permettant d’obtenir un score moyen et de pondérer ensuite votre jugement lorsque vous allez comparer les différents candidats.
Modèle de grille d’évaluation d’entretien
Afin de vous aider dans la préparation d’une grille d’évaluation d’entretien, nous vous proposons un modèle de grille d’évaluation à télécharger en PDF. Cet exemple de grille d’évaluation est également disponible en version Excel.
Vous pourrez remplir notre modèle de grille d’entretien au fur et à mesure de vos entretiens. Toutefois, vous devez toujours adapter ce modèle aux besoins de votre entreprise pour chaque poste à pourvoir, les critères changeant selon l’emploi.
Établir une bonne grille d’entretien vous aide à améliorer votre processus de recrutement, surtout lorsque vous avez de nombreux candidats à recevoir. De plus, vous pouvez stocker toutes les informations récoltées dans votre logiciel Jobaffinity pour vous faciliter la vie !
