Le mail de refus de candidature est une étape primordiale dans votre processus de recrutement, envoyé lorsqu’un candidat ne correspond pas aux attentes du poste ou de l’entreprise. Ce mail de refus de poste, s’il est bien rédigé, permet d’améliorer l’expérience candidats et de donner une image positive de votre entreprise.
Si rédiger une réponse négative à une candidature n’est jamais agréable d’un point de vue humain et peut demander du temps, il est pourtant important de donner une réponse à chaque candidat qui s’est investi dans le processus de recrutement (réponse à une annonce, entretien, candidature spontanée).
Vous voulez tout savoir sur la lettre de refus de candidature ? Intuition Software vous explique tout sur quand et comment rédiger un refus de candidature et vous propose plusieurs exemples de mails de refus :
Le mail de refus de candidature en résumé
- Le mail de refus de candidature est envoyé lorsque le profil de candidat ne correspond pas au poste ou à l’entreprise ;
- La lettre de refus de poste peut survenir avant l’entretien ou après, selon le processus de recrutement ;
- Un refus de candidature doit comporter des remerciements, des explications quant au refus et des encouragements.
Pourquoi rédiger un email de refus de candidature ?
L’envoi d’un email ou d’une lettre de refus de candidature avertit un candidat que vous ne retenez pas son profil. C’est une étape essentielle du recrutement qui vous permet d’améliorer l’expérience des candidats et de maintenir une image positive de votre entreprise.
Selon une étude de RégionsJob menée en 2018, 64 % des candidatures restaient sans réponse. Rédiger un mail de refus de candidature vous permet donc, en tant que recruteurs, de vous démarquer de manière positive. En effet, que le candidat ne convienne pas au poste ou qu’un facteur interne bloque la procédure, il mérite d’être mis au courant.
Rédiger une réponse négative suite à sa candidature ou à un entretien permet au candidat d’aller de l’avant et de continuer dans ses recherches, sans se focaliser sur l’absence de réponse.
Les raisons légitimes d’envoyer un courrier de refus de candidature
Différentes raisons légitimes peuvent vous pousser à envoyer un courrier de refus de candidature :
- Le candidat n’a pas les compétences (hard skills ou soft skills) nécessaires pour le poste ;
- Le profil du candidat n’a pas assez d’expérience par rapport aux responsabilités demandées ;
- Le candidat ne correspond pas aux valeurs de l’entreprise ;
- Le poste en question a déjà été pourvu ;
- Des candidats correspondant plus au poste vous ont communiqués leur CV ;
- Les demandes du candidat ne correspondent pas aux capacités de l’entreprise ;
- Les retours d’autres entreprises sur le candidat sont partagés ou négatifs ;
- Vous n’avez pas de poste à pourvoir ou pas les moyens financiers, lors d’une candidature spontanée.
Les raisons illégitimes d’un message de refus de candidature
Attention toutefois, selon la loi française, vous ne pouvez pas refuser une candidature pour des raisons personnelles ou discriminantes. Il est ainsi interdit d’envoyer un message de refus de candidature pour :
- Des raisons personnelles : comme un litige externe ayant eu lieu avec le candidat dans le cadre de votre vie intime. Vous ne pouvez pas refuser la candidature de quelqu’un qui a refusé vos avances dans un cadre personnel, par exemple.
- Des raisons discriminantes : concerne la religion, le genre ou la couleur de peau du candidat. Ces raisons ne doivent en aucun cas guider votre choix, car elles ne représentent aucun critère légitime de refus.
Si vous envoyez un mail de refus de candidature pour ces motifs, vous risquez de potentielles poursuites juridiques.
Quand envoyer une lettre de refus de candidature ?
La lettre ou le mail de refus de candidature peut être envoyé à la suite d’un entretien ou bien au moment de la réception du CV. Cela dépend du profil du candidat et de son adéquation avec le poste visé.
Il est important d’envoyer le courrier de refus de candidature dès l’instant où vous savez que le profil du candidat ne conviendra pas au poste. Répondre à une fiche de poste demande un certain investissement, il est donc préférable de ne pas faire patienter une personne inutilement si vous savez qu’elle ne correspond pas aux attentes.
De plus, envoyer une réponse négative à une candidature vous permet également d’y voir plus clair dans l’avancée de votre recrutement. Vous pouvez ainsi retirer de votre pile les profils qui ne correspondent pas et vous atteler à la recherche de profils plus intéressants pour le poste et l’entreprise, avec du sourcing, par exemple.
Ainsi, une lettre de refus de candidature permet au candidat comme à l’entreprise de tourner la page et d’avancer de son côté pour trouver une personne ou un poste correspondant à leurs attentes respectives. Pour aller plus vite dans ce processus, en automatisant vos lettres de refus de poste, pensez à utiliser un logiciel de recrutement.
Comment formuler une réponse négative à une candidature ?
Toute réponse négative à une candidature doit contenir un certain nombre d’informations et de formulations pour justifier votre refus, comme les remerciements envers l’intérêt porté au poste, l’expression du refus de la candidature et les raisons, et des encouragements pour l’avenir.
Les éléments de formulation à inclure dans votre mail de refus de candidature
Que vous ayez rencontré la personne en entretien ou non, votre réponse pour une candidature non retenue doit ainsi comporter les éléments suivants :
- Des remerciements : exprimant votre respect quant à l’intérêt que le candidat a pu porter à votre offre d’emploi et votre entreprise ainsi qu’à son profil ;
- L’expression de votre refus : expliquant que le profil n’a pas été retenu malgré la qualité de ce dernier ;
- Les encouragements : permettant de montrer votre soutien au candidat pour la suite du processus de recherche d’emploi.
Toutefois, bien que les éléments présents dans le mail de refus de candidature soient similaires, la formulation peut être différente si le refus arrive avant ou après l’entretien. En effet, si vous envoyez un message de refus de candidature à quelqu’un que vous avez rencontré en entretien, votre contenu doit être assez complet et explicite pour qu’il comprenne les raisons de votre choix.
Les explications honnêtes de refus de candidature
Il est important de formuler des explications honnêtes pour refuser une candidature, qu’elle soit spontanée ou non. Cela permet aux candidats de comprendre les raisons pour lesquelles ils n’ont pas été choisis et de rebondir sereinement. De plus, si vous ne précisez pas la raison justifiant votre refus, le candidat pourrait vous accuser de discrimination à l’embauche et tenter de vous attaquer en justice.
L’honnêteté est essentielle, car elle permet d’aller droit au but sans blesser le candidat. Votre refus de candidature doit être clair et soigné, pour qu’on comprenne rapidement où vous voulez en venir tout en montrant votre respect et votre gratitude envers le candidat ayant pris le temps de répondre à votre offre d’emploi.
De plus, vous ne devez pas donner de faux espoirs au postulant. Si son profil vous intéresse et que vous pensez réellement qu’il peut convenir pour un futur poste (une fois une plus grande expérience acquise par exemple), précisez-le. Cependant, si le candidat ne convient vraiment pas à l’entreprise, ne lui donnez pas l’espoir d’un éventuel retour qu’il n’aura jamais.
Enfin, votre ton doit être franc, ferme et bienveillant. Cela ne laissera pas le candidat dans l’incompréhension, mais lui permettra d’avancer sereinement dans sa recherche d’emploi. De plus, vous devez humaniser le courrier de refus de poste en utilisant le « je » et le « nous » et en signant de votre nom accompagné d’un numéro ou d’un mail pour montrer votre implication.
Exemple de mail de refus de candidature
Pour vous aider dans votre préparation d’une réponse négative à une candidature, découvrez nos exemples de mail de refus de candidature, qui vous permettront de mieux comprendre ce qui est attendu.
Nous vous en proposons deux réponses de candidature refusée : un mail de refus de candidature suite à un entretien et une lettre de refus de poste après réception du CV et de la lettre de motivation. Vous pourrez ensuite adapter le ton et la formulation à votre structure. Nous vous proposons également un modèle à ne pas suivre, afin de vous montrer ce qu’il ne faut pas faire.
Modèle de refus de candidature après réception du CV
Lorsque le mail de refus de candidature est envoyé après réception du CV et avant l’entretien, il peut être plus généraliste :
« Bonjour Monsieur ou Madame X,
Nous vous remercions de l’intérêt porté au poste de X et à notre entreprise. Cependant, malgré les qualités de votre profil, nous sommes au regret de vous annoncer que votre candidature n’a pas été retenue pour la suite du processus.
Nous espérons que vous trouverez un poste qui vous conviendra et vous souhaitons une bonne continuation dans vos recherches.
Bien cordialement,
Signature »
Exemple de mail de refus de candidature suite à un entretien
L’envoi d’une réponse négative à une candidature après entretien se doit d’être plus complète, car le processus de recrutement est plus avancé et a demandé un certain investissement et du temps au candidat. Pour cela, vous pouvez prévoir un mail type que vous personnaliserez en fonction des personnes :
« Bonjour X,
Nous vous remercions encore de l’intérêt porté au poste de X et à notre entreprise, ainsi que du temps que vous nous avez accordé lors de votre/vos entretien(s). Nous sommes ravis d’avoir pu faire votre connaissance.
Malheureusement, malgré la qualité de votre profil, nous sommes au regret de vous informer que nous n’avons pas pu retenir votre candidature. Nous avons opté pour un profil possédant plus d’expérience sur un poste similaire (ou toute autre raison expliquant votre refus).
Néanmoins, vos compétences et votre parcours nous intéressent. Si cela ne vous dérange pas, nous gardons votre candidature pour pouvoir vous recontacter si un nouveau poste correspondant à votre profil venait à s’ouvrir.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la suite de vos recherches et espérons que vous trouverez un poste répondant à vos attentes.
Bien cordialement,
Signature »
Exemple de mail de refus de poste à ne pas suivre
Pour que vous puissiez apprécier la différence entre ce qu’il faut faire et ne pas faire dans une réponse de candidature non retenue, nous vous présentons un exemple à ne pas suivre :
« Bonjour,
Nous avons bien reçu votre candidature, mais ne pouvons pas donner suite.
Cordialement,
Signature »
Le mail de refus de candidature est essentiel dans le processus de recrutement. Il permet à l’entreprise de faire le tri parmi les profils tout en respectant les différentes candidatures et profils reçus. Suivez nos conseils et inspirez-vous de nos exemples de réponses négatives pour rédiger vos prochains refus.
