ATS (Applicant Tracking System) : définition et utilisation

Si vous êtes sur cette page, c’est que vous vous demandez ce qu’est un ATS, à quoi cela peut servir et s’il y a une différence avec un logiciel de recrutement ou un SIRH.

Voyons cela ensemble.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

Un ATS (Applicant Tracking System) est, pour le traduire littéralement, un outil de suivi des candidatures. Il sert à centraliser et suivre les candidatures à des offres d’emploi en un seul endroit. Aujourd’hui, la plupart des ATS ont des fonctionnalités supplémentaires pour en faire des logiciels de recrutement

Un ATS peut être un logiciel à installer sur un ordinateur ou bien accessible en ligne sous modèle SaaS (Software as a Service) comme c’est le cas pour Jobaffinity.

Est-ce qu’un ATS et un logiciel de recrutement sont la même chose ?

Aujourd’hui oui, à l’origine, pas tout à fait.

L’ATS servait exclusivement à faire le suivi des candidatures de manière centralisée. Il permettait d’analyser les CV de manière semi-automatique ou complètement automatique (parsing de cv) pour trier les candidatures qui correspondent au poste qui était programmé.

Ainsi les recruteurs avaient déjà un premier tri pour déterminer quels candidats allaient pouvoir passer à la suite du processus. 

Mais au fil des années et des évolutions logicielles et technologiques, de plus en plus de fonctionnalités se sont ajoutées : création des annonces, multidiffusion, prise de rendez-vous, vivier de candidat

Aujourd’hui, les deux signifient donc la même chose même si, dans les faits, un logiciel de recrutement est par définition plus complet qu’un ATS. Dans le langage RH actuel toutefois, comme la plupart des ATS ont évolués, ATS et logiciel de recrutement sont devenus synonymes.

Est-ce qu’un ATS est un SIRH ?

Déjà, qu’est-ce qu’un SIRH ?

Système d’Information de gestion des Ressources Humaines. C’est un outil ou logiciel qui aide à la gestion administrative du personnel d’une entreprise ou collectivité (congés, paie, avantages, pilotage, formations…), son évolution et les différentes nécessités RH.

Donc vous l’aurez deviné, non, un ATS n’est pas un SIRH, mais un SIRH peut contenir des éléments ATS, ou être connecté à un ATS.

Notre logiciel de recrutement Jobaffinity est par exemple capable de se connecter par défaut avec le logiciel SIRH : Lucca.

Quelles sont les fonctionnalités d’un bon ATS / logiciel de recrutement?

Maintenant que nous avons vu que ATS et logiciel de recrutement signifient aujourd’hui la même chose, voyons ce que peut permettre un bon ATS et en quoi cela peut réellement vous changer la vie si vous êtes un recruteur.

Créer directement des annonces au sein de l’outil

Via une interface dédiée, vous allez pouvoir créer directement les offres d’emploi au sein de l’outil afin de pouvoir les stocker, les modifier, les partager à vos collaborateurs pour avoir leur avis.

Vous pourrez également y joindre des questionnaires dédiés avec système de notes afin de pouvoir opérer un premier tri très rapidement lors des premières réponses.

Si vous avez besoin de conseils là dessus, lisez notre guide sur la rédaction d’offre d’emploi.

Toutes vos annonces seront centralisées dans l’outil, ce qui vous permettra de rapidement dupliquer ou réactiver des annonces dont vous vous serez déjà servi.

Permettre la multidiffusion d’offres d’emplois

Créer des annonces, c’est bien. Que les candidats potentiels puissent les voir et y répondre, c’est mieux.

Une fois votre annonce créée, vous allez pouvoir en quelques clics la diffuser à plusieurs endroits : sur différents jobboards, sur des profils spécifiques de réseaux sociaux (LinkedIn par exemple) ou encore directement sur votre page carrière ou votre portail interne.

Ainsi vous n’aurez à vous occuper de diffuser votre annonce qu’une seule fois plutôt que de vous connecter à tous les différents portails. Les réponses seront également centralisées dans l’outil pour tout avoir au même endroit.

Nous avons justement rédigé un article qui vous explique en détail comment faire de la multidiffusion d’annonce avec Jobaffinity

Trier efficacement et rapidement les candidatures

Les candidats affluent, les réponses pleuvent et les CV s’entassent. C’est souvent là que le casse-tête des recruteurs commence.

Et bien avec un logiciel de recrutement, cela n’en est plus un : toutes les réponses sont au même endroit, correctement triées par offre. Si vous avez mis en place un questionnaire de recrutement, les notes des candidats seront directement affichées dans votre liste.

Le petit plus de Jobaffinity, c’est le CV au survol : pas besoin de cliquer ou d’ouvrir des dizaines de fenêtres, vous passez vos souris sur une candidature et le CV s’affiche aussitôt sous vos yeux !

Et bonus complémentaire : notre outil vous donne immédiatement la distance entre le lieu de vie de votre candidat et l’emplacement du poste; ce qui peut avoir son importance.

Les candidatures vont également pouvoir être rejetées ou validées pour passer à l’étape suivante (avec message automatique si vous le souhaitez), vous pouvez y ajouter des commentaires ou notes, voire les envoyer à vos collègues pour qu’ils puissent donner leur avis (nous y reviendrons sur la partie concernant le travail collaboratif).

Parsing de CV (lecture automatisée des CV)

Notre outil permet également le parsing de CV, c’est-à-dire une analyse automatique du CV pour remplir la fiche du candidat avec les bonnes informations. Le gain de temps est évidemment énorme.

Notre partenaire Textkernel vous permet d’aller encore plus loin dans le parsing pour en extraire des données de plus en plus pointues et en 24 langues, avec un extrait des compétences ou catégories de compétences, professions passées et années d’expérience, niveau d’étude, etc.

L’intérêt ? Et bien au-delà du fait que cela va permettre de normaliser toutes les candidatures dans votre outil, quel que soit le format du CV (pdf, doc, docx, html…), cela permettra également de faire des tris ou des recherches sémantiques sans jamais avoir besoin d’ouvrir les cv.

Vous imaginez le temps gagné ?

Organiser et gérer les rendez-vous, messages et entretiens

Un logiciel de recrutement va aussi vous permettre de directement gérer les envois de mails, de sms ou messages whatsapp.

Ces messages peuvent être automatiques : accusé de réception de candidature, information sur le délai de recrutement, information comme quoi le profil a été retenu pour l’étape suivante… Vous pourrez déterminer vous-même les modèles de message que vous souhaitez.

Notre outil va également pouvoir se connecter à vos agendas numériques et boites mail afin de gérer toutes les prises de rendez-vous et d’entretien ainsi que les échanges avec les candidats.

Constituer un vivier de candidats

Ce serait dommage d’oublier toutes ces candidatures, même si elles n’ont pas été retenues pour un poste spécifique à un moment donné, cela ne veut pas dire que le candidat ne sera pas très intéressant pour un autre poste ou un recrutement quelque temps plus tard.

Pour vous faciliter le travail, notre logiciel de recrutement va vous permettre de constituer ce que l’on appelle un vivier de candidats. C’est un moyen simple de stocker en ligne tous les profils qui ont pu répondre à vos annonces (ou qui ont envoyé une candidature spontanée) afin de les classer dans différentes catégories.

Vous avez le choix de la manière dont vous souhaitez organiser vos viviers. Mais ils vous permettront toujours de faire des recherches sémantiques, par localité, compétence, type de profil…

Le petit bonus Jobaffinity ? Vous pouvez le connecter à LinkedIn pour faire du sourcing, et enregistrer tous les profils qui vous intéressent pour pouvoir les contacter facilement dans le cadre de vos recrutements.

Travailler sur un recrutement collaboratif

On recrute rarement uniquement pour soi. On recrute pour intégrer une ou des personnes au sein d’une entreprise, d’un groupe, d’une collectivité, d’une équipe. 

C’est là que l’outil de recrutement devient collaboratif.

Il existe plusieurs niveaux de droit dans Jobaffinity : Administrateur, recruteur et manager.

L’administrateur a accès à tout et règle ce que peuvent voir les autres.

Les recruteurs ont accès aux offres et profils que l’administrateur lui permet de voir : parfaits pour ne pas embêter votre manager terrain avec les candidatures pour le service comptable, ou encore répartir par franchise, par pôle d’activité…

Enfin, les managers peuvent donner leurs avis et faire des commentaires et notes sur les candidatures qu’on leur envoie. Ils n’ont même pas besoin d’avoir un compte, il reçoit un mail avec des identifiants temporaires pour voir les profils sur lesquels on demande son avis.

Tout cela permet à plusieurs personnes même à des endroits différents de commenter les différents profils, CV, annonces ou listes de candidats.

Respecter le RGPD lors du recrutement

Bien entendu, lorsqu’un outil doit récupérer des données personnelles, comme c’est le cas dans le cadre du recrutement, il faut que l’outil respecte le règlement général sur la protection des données.

Jobaffinity contient toute une documentation et des conseils pour gérer correctement le RGPD, ainsi qu’un menu dédié contenant des options avancées et automatisées pour s’assurer que toutes les normes et demandes soient respectées.

Qui plus est, toutes les données sont stockées en France, chez Claranet, leader européen en hébergement et sécurité.

Réaliser un reporting de  vos actions de recrutement

Qui dit processus et campagnes dit reporting. Un logiciel de recrutement doit vous permettre de faire cela rapidement et simplement.

Vous trouverez dans Jobaffinity une bibliothèque de modèles de reporting pour extraire toutes les données pertinentes sur vos recrutements.

Vous pouvez également demander des reportings personnalisés à votre service client.

En un mot comme en cent : pour accélérer le processus de recrutement

Vous l’aurez compris, un ATS tel que Jobaffinity va vous permettre d’accélérer grandement tous vos processus de recrutement tout en vous simplifiant la vie. Accélérer le processus de recrutement permet de réduire le taux d’abandon.

La prise en main se fait en quelques minutes, si vous souhaitez une démonstration, n’hésitez pas à nous le demander, vous pouvez aussi demander l’accès à un compte de démo.

Quels types d’entreprises ont besoin d’un ATS ?

Nos principaux clients sont : 

  • Startup en expansion
  • Entreprises moyennes et grandes
  • Franchises
  • Collectivités
  • Cabinets de recrutement & chasseurs de tête

Il est évident que si vous ne recrutez que deux ou trois personnes par an, même si un ATS tel que Jobaffinity vous fera tout de même gagner du temps, le jeu n’en vaut pas forcément la chandelle.

Ce n’est donc pas tant le type d’entreprise qui est important, mais votre fréquence de recrutement. 

Là où il devient carrément indispensable, c’est si vous êtes un cabinet de recrutement, une grande entreprise ou encore une franchise qui doit gérer des recrutements aux quatre coins de la France (voire du monde) à une fréquence très régulière.

Gagnez du temps, recrutez mieux et plus efficacement grâce à un ATS tel que Jobaffinity.