L’ATS, ou Applicant Tracking System en anglais, est un logiciel devenu essentiel pour les ressources humaines, permettant aux recruteurs de gérer et d’optimiser les processus de recrutement de l’entreprise. Simplifiant la gestion des données candidats, des offres d’emploi, des candidatures, etc, il permet de réduire de nombreuses tâches chronophages.
Cependant, pour que cet outil soit vraiment efficace, il est important de bien comprendre ce qu’est un ATS, à quoi il peut servir, s’il y a une différence avec un logiciel de recrutement ou un SIRH, et surtout, comment savoir lequel est le plus adapté à vos besoins.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’ATS pour votre startup ou entreprise, pas de panique ! Intuition Software vous explique tout sur le logiciel ATS en recrutement et comment bien le choisir.
Qu’est-ce qu’un ATS en RH ?
Un ATS (Applicant Tracking System) est un outil de suivi des candidatures (la signification littérale d’ATS étant ‘‘système de suivi des candidats’’). Il s’agit d’un logiciel servant à centraliser et à suivre les candidatures à des offres d’emploi en un seul endroit. L’ATS permet ainsi de gérer les annonces et les candidatures pour améliorer la qualité du recrutement.
Comment fonctionne le logiciel ATS ? Un ATS peut être un logiciel à installer sur un ordinateur ou bien accessible en ligne sous modèle SaaS (‘‘Software as a Service’’, soit un logiciel accessible depuis un serveur en ligne) comme c’est le cas pour Jobaffinity. L’ATS pour entreprise peut aussi être directement intégré à un CRM ou à un SIRH.
Est-ce qu’un ATS et un logiciel de recrutement sont la même chose ?
Aujourd’hui oui, à l’origine, pas tout à fait. En effet, si à la base, l’Applicant Tracking System était dédié à sourcer et à suivre des candidats à l’embauche, aujourd’hui, la plupart des ATS ont des fonctionnalités supplémentaires pour en faire de véritables logiciels de recrutement.
En effet, à l’origine, le logiciel ATS servait exclusivement à faire le suivi des candidatures de manière centralisée, via à une base de données. Il permettait d’analyser les CV de manière semi-automatique ou complètement automatique pour trier les candidatures qui correspondent au poste programmé. Ainsi, les recruteurs avaient déjà un premier tri pour déterminer quels candidats allaient pouvoir passer à la suite du processus.
Mais, au fil des années et des évolutions logicielles et technologiques, de plus en plus de fonctionnalités se sont ajoutées : création des annonces, multidiffusion, prise de rendez-vous, vivier de candidat, etc.
Aujourd’hui, les deux termes signifient donc la même chose, même si, dans les faits, un logiciel de recrutement est par définition plus complet qu’un ATS. Dans le langage RH actuel toutefois, comme la plupart des ATS ont évolué, ATS et logiciel de recrutement sont devenus synonymes.
Est-ce qu’un ATS est un SIRH ?
Non, un ATS n’est pas un SIRH. Le SIRH, c’est le Système d’Information de gestion des Ressources Humaines. C’est un outil ou logiciel qui aide à la gestion administrative du personnel d’une entreprise ou collectivité (congés, paie, avantages, pilotage, formations, etc.), son évolution et les différentes nécessités RH.
Si un ATS RH n’est pas un SIRH, ce dernier peut contenir des éléments d’un Applicant Tracking System, ou y être connecté. Notre logiciel de recrutement Jobaffinity est, par exemple, capable de se connecter par défaut avec le logiciel SIRH : Lucca.
Pourquoi utiliser un logiciel ATS en recrutement ?
Pour les recruteurs ou services RH, le processus de recrutement peut être extrêmement chronophage : création de l’annonce, suivi des réponses, examen des profils, contact et suivi des candidats, entretien d’embauche, sélection du candidat idéal. Et ce, pour chaque annonce.
Ce système, divisé en de nombreuses étapes, peut rapidement devenir très fastidieux pour une entreprise, surtout si elle ne dispose pas d’un service RH développé. Utiliser un logiciel ATS permet de simplifier, d’optimiser et d’accélérer grandement ce processus de recrutement, et permet de se concentrer sur la tâche la plus importante : trouver le meilleur talent pour le poste.
L’outil ATS, en automatisant une grande partie du processus d’embauche, offre ainsi de nombreux avantages :
- Obtention d’un plus grand nombre de candidats qualifiés pour le poste proposé, essentiel lorsque vous avez du mal à recruter les bons talents, et ce, grâce à la diffusion multicanale des offres,
- Gestion des CVs avec l’ATS et suivi des candidats,
- Optimisation du cycle de recrutement, grâce à la sélection prédéterminée des candidats à forte valeur ajoutée,
- Symbiose entre les différents services de l’entreprise (RH, managers, administrateurs, etc.),
- Conformité à la RGPD, en assurant la bonne conservation des données à caractère personnel,
- Gain de temps global énorme.
Quelles sont les fonctionnalités d’un bon ATS ?
Maintenant que nous avons vu que ATS et logiciel de recrutement signifient aujourd’hui la même chose, et quels sont ses principaux avantages sur le processus de recrutement, voyons ce que peut permettre un bon ATS et en quoi cela peut réellement vous changer la vie si vous êtes un recruteur.
Un logiciel ATS vous permet notamment de :
- Créer directement des annonces,
- Permettre la multidiffusion d’offres d’emploi,
- Trier efficacement et rapidement les candidats,
- Faire du parsing de CV,
- Organiser et gérer les rendez-vous et messages,
- Constituer un vivier de candidats,
- Travailler sur un recrutement collaboratif,
- Respecter le RGPD,
- Réaliser un reporting des actions de recrutement.
Créer directement des annonces au sein de l’outil
Via une interface dédiée, vous allez pouvoir créer directement les offres d’emploi et fiches de poste au sein de l’outil afin de pouvoir les stocker, les modifier, les partager à vos collaborateurs pour avoir leur avis. Vous pourrez également y joindre des questionnaires dédiés avec système de notes afin de pouvoir opérer un premier tri très rapidement lors des premières réponses.
Si vous avez besoin de conseils là-dessus, lisez notre guide sur la rédaction d’offres d’emploi.
Toutes vos annonces seront centralisées dans l’outil ATS, ce qui vous permettra de rapidement dupliquer ou de réactiver des annonces dont vous vous serez déjà servi.
Permettre la multidiffusion d’offres d’emplois
Créer des annonces, c’est bien. Que les candidats potentiels puissent les voir et y répondre, c’est mieux.
Une fois votre annonce créée, vous allez pouvoir en quelques clics la diffuser à plusieurs endroits : sur différents jobboards, sur des profils spécifiques de réseaux sociaux (LinkedIn par exemple) ou encore directement sur votre page carrière ou votre portail interne.
Ainsi, avec un ATS, vous n’aurez à vous occuper de diffuser votre annonce qu’une seule fois plutôt que de vous connecter à tous les différents portails. Les réponses seront également centralisées dans l’outil pour tout avoir au même endroit.
Nous avons justement rédigé un article qui vous explique en détail comment faire de la multidiffusion d’annonce avec Jobaffinity.
Trier efficacement et rapidement les candidatures
Les candidats affluent, les réponses pleuvent et les CV s’entassent. C’est souvent là que le casse-tête des recruteurs commence.
Et bien avec un logiciel de recrutement, cela n’en est plus un : toutes les réponses sont au même endroit, correctement triées par offre. Si vous avez mis en place un questionnaire de recrutement, les notes des candidats seront directement affichées dans votre liste.
Le petit plus de Jobaffinity, c’est le CV au survol : pas besoin de cliquer ou d’ouvrir des dizaines de fenêtres, vous passez votre souris sur une candidature et le CV s’affiche aussitôt sous vos yeux ! Et bonus complémentaire : notre outil vous donne immédiatement la distance entre le lieu de vie de votre candidat et l’emplacement du poste, ce qui peut avoir son importance.
Les candidatures vont également pouvoir être rejetées ou validées pour passer à l’étape suivante (avec message automatique si vous le souhaitez), vous pouvez y ajouter des commentaires ou notes, voire les envoyer à vos collègues pour qu’ils puissent donner leur avis (nous y reviendrons sur la partie concernant le travail collaboratif).
Parsing de CV (lecture automatisée des CV)
Notre outil ATS permet également le parsing de CV, c’est-à-dire une analyse automatique du CV pour remplir la fiche du candidat avec les bonnes informations. Le gain de temps est évidemment énorme.
Notre partenaire Textkernel vous permet d’aller encore plus loin dans le parsing pour en extraire des données de plus en plus pointues et en 24 langues, avec un extrait des compétences ou catégories de compétences, professions passées et années d’expérience, niveau d’étude, etc.
L’intérêt ? Et bien au-delà du fait que cela va permettre de normaliser toutes les candidatures dans votre outil, quel que soit le format du CV (.pdf, .doc, .docx, .html, etc.), cela permettra aussi de faire des tris ou des recherches sémantiques sans jamais avoir besoin d’ouvrir les CV. Vous pourrez ainsi rapidement et facilement connaître les softs skills, hard skills et mad skills des candidats.
Vous imaginez le temps gagné ?
Organiser et gérer les rendez-vous, messages et entretiens
Un logiciel de recrutement / ATS va aussi vous permettre de directement gérer les envois de mails (dont les mails de refus), de sms ou messages WhatsApp.
Ces messages peuvent être automatisés : accusé de réception de candidature, information sur le délai de recrutement, information comme quoi le profil a été retenu pour l’étape suivante, etc. Vous pourrez déterminer vous-même les modèles de message que vous souhaitez.
Notre outil va également pouvoir se connecter à vos agendas numériques et boîtes mail afin de gérer toutes les prises de rendez-vous et d’entretien ainsi que les échanges avec les candidats.
Constituer un vivier de candidats
Ce serait dommage d’oublier toutes ces candidatures. Même si elles n’ont pas été retenues pour un poste spécifique à un moment donné, cela ne veut pas dire que le candidat ne sera pas très intéressant pour un autre poste ou un recrutement quelque temps plus tard.
Pour vous faciliter le travail, notre logiciel de recrutement ATS va vous permettre de constituer ce que l’on appelle un vivier de candidats. C’est un moyen simple de stocker en ligne tous les profils qui ont pu répondre à vos annonces (ou qui ont envoyé une candidature spontanée) afin de les classer dans différentes catégories.
Vous avez le choix de la manière dont vous souhaitez organiser vos viviers, vous permettant toujours de faire des recherches sémantiques, par localité, compétence, type de profil, etc.
Le petit bonus Jobaffinity ? Vous pouvez le connecter à LinkedIn pour faire du sourcing, et enregistrer tous les profils qui vous intéressent pour pouvoir les contacter facilement dans le cadre de vos recrutements.
Travailler sur un recrutement collaboratif
On recrute rarement uniquement pour soi. On recrute pour intégrer une ou des personnes au sein d’une entreprise, d’un groupe, d’une collectivité, d’une équipe. C’est là que l’outil de recrutement devient collaboratif.
Il existe plusieurs niveaux de droit dans Jobaffinity : administrateur, recruteur et manager :
- L’administrateur a accès à tout et règle ce que peuvent voir les autres,
- Les recruteurs ont accès aux offres et profils que l’administrateur lui permet de voir : parfaits pour ne pas embêter votre manager terrain avec les candidatures pour le service comptable, ou encore répartir par franchise, par pôle d’activité, etc,
- Les managers peuvent donner leurs avis et faire des commentaires et notes sur les candidatures qu’on leur envoie. Ils n’ont même pas besoin d’avoir un compte, il reçoit un mail avec des identifiants temporaires pour voir les profils sur lesquels on demande son avis.
Un outil ATS de ressources humaines, grâce à ce système collaboratif, permet à plusieurs personnes, même à des endroits différents de commenter les différents profils, CV, annonces ou listes de candidats.
Respecter le RGPD lors du recrutement
Bien entendu, lorsqu’un outil doit récupérer des données personnelles, comme c’est le cas dans le cadre du recrutement, il faut que l’outil respecte le règlement général sur la protection des données.
Jobaffinity contient toute une documentation et des conseils pour gérer correctement le RGPD, ainsi qu’un menu dédié contenant des options avancées et automatisées pour s’assurer que toutes les normes et demandes soient respectées.
Qui plus est, toutes les données sont stockées en France, chez Claranet, leader européen en hébergement et sécurité.
Réaliser un reporting de vos actions de recrutement
Qui dit processus et campagnes dit reporting. Un logiciel de recrutement doit vous permettre de faire cela rapidement et simplement. Vous trouverez dans Jobaffinity une bibliothèque de modèles de reporting pour extraire toutes les données pertinentes sur vos recrutements.
Vous pouvez également demander des reportings personnalisés à votre service client.
En un mot comme en cent : pour accélérer le processus de recrutement
Vous l’aurez compris, un ATS tel que Jobaffinity va vous permettre d’accélérer grandement tous vos processus de recrutement tout en vous simplifiant la vie, que ce soit au niveau de la création d’annonces ou du suivi des candidats. Et accélérer le processus de recrutement, c’est réduire le taux d’abandon.
La prise en main se fait en quelques minutes, si vous souhaitez une démonstration, n’hésitez pas à nous le demander, vous pouvez aussi demander l’accès à un compte de démo.
Quels types d’entreprises ont besoin d’un ATS ?
Nos principaux clients sont :
- Startup en expansion
- Entreprises moyennes et grandes
- Franchises
- Collectivités
- Cabinets de recrutement & chasseurs de tête
Il est évident que si vous ne recrutez que deux ou trois personnes par an, même si un ATS tel que Jobaffinity vous fera tout de même gagner du temps, le jeu n’en vaut pas forcément la chandelle. Ce n’est donc pas tant le type d’entreprise qui est important, mais votre fréquence de recrutement.
Là où il devient carrément indispensable, c’est si vous êtes un cabinet de recrutement, une grande entreprise ou encore une franchise qui doit gérer des recrutements aux quatre coins de la France (voire du monde) à une fréquence très régulière.
Comment choisir son logiciel de recrutement ou ATS ?
Afin de vous assurer de choisir le meilleur logiciel ATS pour votre entreprise, vous devez prendre en compte :
- Vos besoins en termes de recrutement (types de profil, fréquence d’embauche, etc.),
- Les fonctionnalités essentielles recherchées pour vous aider à répondre ces besoins (multidiffusion des annonces, relation recruteur-candidat personnalisée, suivi, etc.),
- La capacité du logiciel à s’adapter à vos besoins en recrutement (outil flexible, modulaire, personnalisable),
- La présence de l’ATS de recrutement sous forme de logiciel ou de SaaS,
- Le tarif des logiciels ATS disponibles sur le marché.
L’ATS n’a dorénavant plus de secret pour vous. Une fois que vous aurez identifié ces critères, vous pourrez choisir le logiciel de recrutement / ATS le plus adapté pour votre entreprise.
Gagnez du temps, recrutez mieux et plus efficacement grâce à un logiciel ATS tel que Jobaffinity.
