L’onboarding est le processus d’intégration des nouveaux salariés au sein de l’entreprise. Il permet d’accueillir, de former et de suivre les collaborateurs entrants afin de limiter le turn over, augmenter la productivité et valoriser l’image de votre entreprise. 

S’il est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise, il peut être difficile et coûteux de mettre en place un processus d’intégration efficace. Intuition Software vous explique tout sur l’onboarding RH et vous donne les outils pour construire un onboarding réussi. 

L’onboarding, en résumé

• L’onboarding est le processus d’accueil et d’intégration de nouveaux collaborateurs ;
• Ce processus d’intégration permet de limiter les départs anticipés, d’améliorer la productivité et de valoriser votre marque employeur ;
• 4 étapes clés permettent un bon onboarding RH : le pré-boarding, la phase d’accueil, la formation et le suivi ;
• Certains outils facilitent l’on-boarding : messageries en ligne, plateformes de partage de documents, etc.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

L’onboarding correspond à tout le processus qui consiste à accueillir et à intégrer les nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. Onboarding se traduit littéralement par « embarquement », qui fait référence à l’embarquement d’un avion, par exemple, où l’on accueille les voyageurs à bord pour qu’ils s’y sentent à l’aise. 

Ainsi, l’on-boarding correspond aux différentes actions mises en place par l’entreprise pour accueillir les nouveaux salariés et les intégrer à l’équipe. Le nouveau collaborateur se sent inclus au reste de l’équipe et peut s’adapter petit à petit à son nouvel environnement de travail. 

Pourquoi mettre en place un processus d’intégration ? 

L’onboarding, ou processus d’intégration, permet de limiter les risques de départ anticipé, d’améliorer la productivité et de valoriser votre marque employeur. Un nouveau collaborateur qui se sent exclu peut rapidement se désinvestir, pouvant mener au brown out, voire au quiet quitting. À l’inverse, un salarié bien intégré est plus rapidement à l’aise et va être plus productif et investi au sein et envers l’entreprise.  

Revenons sur les avantages de l’onboarding : 

• La limitation des départs anticipés : le turn over est la bête noire de toute entreprise et un bon processus d’onboarding permet au nouveau collaborateur de se sentir intégré et suivi pour ses premiers pas dans l’entreprise. Sans l’on boarding, le salarié doit se débrouiller seul et prendre ses marques sans accompagnement, ce qui pourrait entraîner un départ anticipé. 

• L’amélioration de la productivité : en intégrant correctement les nouveaux arrivants dans l’entreprise, vous leur donnez les clefs essentielles pour les rendre rapidement opérationnels. De plus, vous accentuez leur motivation et leur envie de s’investir dans leur travail. 

• La valorisation de votre marque employeur : le processus d’intégration permet de valoriser l’image de votre entreprise auprès des salariés. Un bon onboarding RH permet d’améliorer l’expérience candidats et ces derniers valoriseront votre entreprise auprès de leur entourage. Ce processus est ainsi primordial pour maintenir une image positive et développer votre marque employeur. 

Comment réussir un onboarding RH ?

Pour réussir un onboarding RH, vous devez mettre en place certaines étapes essentielles d’accueil et d’intégration et ne pas oublier un certain nombre d’éléments. Cela passe par une étape de pré-boarding, une formation et un suivi, la définition d’un mentor ou parrain, l’accès à tout le matériel nécessaire pour la réalisation de ses missions, etc.

Les étapes à suivre pour l’on-boarding

Vous devez respecter les 4 étapes primordiales pour bon onboarding : 

1. Le pré-boarding : vous devez mettre en place un programme d’onboarding dès la phase de recrutement, pour définir les actions à mettre en place afin de réussir l’intégration du nouveau salarié. Valorisé, celui-ci se sentira inclus dès le départ et ne risquera pas de se désister avant même de rejoindre l’entreprise du fait d’un manque de communication ;

2. La phase d’accueil : lors du premier jour du salarié, il est important de lui montrer l’importance de son arrivée en organisant une présentation de l’équipe, une visite des locaux ou encore un pot d’accueil. De plus, les personnes en charge du recrutement doivent être présentes pour appuyer la crédibilité de l’on boarding ;

3. La formation du nouveau collaborateur : lors d’une nouvelle prise de poste, le collaborateur a besoin de se sentir cadré et formé, pour être sûr d’avoir toutes les cartes en main pour réaliser ses tâches. En le formant rapidement et efficacement, le salarié sera plus vite efficace et pourra être orienté en fonction de ses facilités et de ses « difficultés ;

4. Le suivi du salarié durant le processus d’intégration : même si le collaborateur est formé correctement, il est essentiel de le suivre par la suite afin de travailler sur ses faiblesses et de reconnaître ses forces. Vous pouvez, par exemple, définir un parrain pour l’intégrer dans l’entreprise et suivre sa montée en compétences tout au long du processus d’onboarding RH. 

Les éléments à ne pas oublier pour un onboarding réussi

Pour vérifier que votre onboarding RH est bien construit, vous pouvez vérifier qu’il contient les éléments suivants dès le premier jour : 

• Un bureau personnel ou collectif mis à la disposition du nouveau collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise ;
• Tout le matériel nécessaire au salarié est disponible pour la réalisation de ses tâches et pour son accès à la société ;
• Les papiers administratifs sont prêts : contrat, mutuelle, fiche de poste ;
• L’information des équipes en amont de l’arrivée du nouveau salarié ;
• Définition d’un mentor ou d’un parrain, afin de faciliter l’intégration du collaborateur dans l’entreprise ;
• Un pot d’accueil ou un déjeuner avec l’équipe est prévu, par exemple, pour inclure le nouvel arrivant dès son premier jour ;
• Un entretien d’entrée est préparé pour expliquer le fonctionnement de l’entreprise, les tâches à accomplir et le planning pour les premiers jours ;

• Une journée Teambuilding, ou cohésion d’équipe, est organisée rapidement pour créer du lien ;
• Un entretien de fin de processus d’intégration est fixé afin de faire le point sur l’arrivée du collaborateur et son onboarding RH. 

Quels outils pour intégrer les nouveaux collaborateurs ?

Certains outils facilitent l’on boarding en favorisant les échanges et en simplifiant le processus d’intégration : 

• Les messageries en ligne (Slack) : ces plateformes permettent un échange facile entre collaborateurs. Vous pouvez, par exemple, rapidement transmettre des documents et partager des informations liées aux dossiers en cours. Il est également possible de discuter en privé ou de créer des canaux de discussion. 

• Les plateformes de partage de document (Drive ou Dropbox) : ce type d’outils permet de fluidifier le travail collaboratif. Le partage de dossiers se fait automatiquement et peut se synchroniser sur les ordinateurs de chacun des collaborateurs pour simplifier le travail collectif sur certains dossiers. 

• Les agendas partagés (Google Agenda) : très utiles pour programmer rapidement des réunions. Chacun note ses absences, congés, événements sur l’agenda et tout le monde peut y avoir accès pour s’organiser au mieux. 

• Les logiciels d’onboarding (HeyTeam) : ces outils offrent la possibilité de créer et personnaliser des processus d’intégration tout en les rendant ludiques. Vous pouvez ainsi mettre en place un on-boarding complet sous forme de jeux, pour intégrer en s’amusant.

• Les logiciels d’automatisation (Arondor) : ces systèmes de RPA (Robotic Process Automation) permettent de soulager le service des ressources humaines en automatisant certaines actions liées au processus d’onboarding comme la récolte des données des candidats. Ces outils font référence aux logiciels de recrutement, qui permettent de soulager les entreprises vis-à-vis des tâches répétitives. 

Un bon onboarding est essentiel pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pour le réussir, pensez à respecter les 4 étapes primordiales du processus d’intégration d’une nouvelle recrue. Pour plus d’informations sur le processus de recrutement, retrouvez tous nos articles Intuition Software !