--> Prise de références : quelles sont les bonnes pratiques ?

Prise de références : quelles sont les bonnes pratiques ?

Si la prise de références est devenue un incontournable des processus de recrutement, il convient toutefois de respecter certaines règles lorsqu’on la pratique. Découvrez dans cet article les bonnes pratiques à suivre pour effectuer une prise de références efficace, dans les règles de l’art. 

Prise de références : quel intérêt ? 

La prise de références fait désormais partie intégrante des processus de recrutement. Selon une étude RégionsJob réalisée en 2017, seuls 9 % des recruteurs interrogés n’effectuaient jamais de prise de références.

Et pour cause, cette pratique ne manque pas d’intérêt. 

La prise de références sert en premier lieu à vérifier la véracité des infos communiquées par le candidat sur son CV, mais aussi au cours des entretiens. Elle permet donc, du même coup, d’évaluer l’honnêteté du candidat et son intégrité. Mais ce n’est pas tout !

Une prise de références réussie permet aussi de mieux cerner les candidats, et d’en apprendre davantage sur leur savoir-être. Esprit d’équipe, capacité d’adaptation, intégration dans leur précédente entreprise… Bref, toutes les soft skills qu’on ne perçoit pas toujours lors d’un processus de recrutement.  

Pour les candidats introvertis qui ont du mal à se dévoiler en entretien, c’est d’ailleurs une aubaine ! La prise de références permet en effet d’obtenir des informations fiables et objectives à leur sujet.

Enfin, la prise de références permet généralement de deviner si, oui ou non, le candidat est resté en bons termes avec son ancienne entreprise. 

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Prise de références : que dit le droit français ? 

Si la prise de références est manifestement utile, c’est un processus strictement encadré par le Code du travail. Ainsi, il existe des règles à respecter lorsqu’on contacte les anciens employeurs d’un candidat. 

  • Il est essentiel de ne poser que des questions en lien avec le travail du candidat. Comme stipulé par l’article L1221-6 du Code du travail, les questions doivent avoir un lien “direct et nécessaire” avec le poste à pourvoir.

Autrement dit, il n’est absolument pas légal de se montrer indiscret sur certaines questions d’ordre privé (situation familiale, état de santé, âge, croyances religieuses…). 

  • Il ne peut y avoir de collecte d’informations sans consentement du candidat au préalable. En effet, selon l’article L. 1221-8-et L.1221-9 du Code du travail, « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation ».

    Mais ce n’est pas tout : l’entreprise effectuant la prise de références doit également être entièrement transparente sur le procédé qui sera utilisé. L’article L1221-9 du Code du travail est plutôt clair sur le sujet : “Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.”

    Si vous vous engagez dans une prise de référence illicite, car dépourvue d’autorisation, le candidat est en droit de vous dénoncer à la CNIL ou de vous poursuivre devant le conseil des Prud’hommes.

Prise de références : les bonnes pratiques

Au-delà des préoccupations strictement légales, la prise de références demeure un art subtil. Il s’agit moins pour vous de poser des questions de façon scolaire que de nouer un véritable échange avec votre interlocuteur. 

  • Préparez vos questions en amont. Bien sûr, certaines questions basiques se ressemblent à chaque prise de références, mais l’essentiel est ailleurs. Quels sont vos doutes ou préoccupations au sujet du candidat ? Quelles compétences essentielles au poste avez-vous besoin de vérifier chez le candidat ? Nous parlons ici des compétences techniques, mais aussi des compétences comportementales, tout aussi importantes chez un candidat. 
  • Expliquez clairement à chaque interlocuteur l’enjeu du poste en question. Avec la raison d’être du job en tête, cet interlocuteur pourra mieux évaluer l’adéquation ou non du candidat pour le poste, et vous renseigner, en soulignant certaines forces ou faiblesses du candidat.
  • Posez toujours des questions ouvertes à votre interlocuteur. De cette manière, il pourra s’exprimer avec ses propres mots (au lieu de simplement répondre par “oui” ou “non”). La pire des choses à faire serait d’orienter involontairement votre interlocuteur, et donc de biaiser tout le processus de prise de références.
  • Prêtez attention à la communication non-verbale, même à distance. Prenez note des hésitations, des silences et temps d’arrêt, des soupirs de vos interlocuteurs à mesure que vous posez vos questions. Mener une prise de références demande aussi de savoir lire entre les lignes
  • Ayez en tête tous les enjeux de la prise de références. En effet, lors d’un recrutement, vous n’êtes pas seulement censé(e) vérifier que le candidat est la bonne personne pour le poste. Vous devriez également vous assurer que votre entreprise saura leur convenir. La raison est simple : un candidat malheureusement qui ne se sent pas à sa place dans votre entreprise aura assez peu de chances de réussir, ou de se dépasser. En ce sens, évaluer le culture-fit du candidat est essentiel. Veillez bien à inclure quelques questions à ce sujet dans votre prise de références. 

Exemples de questions à poser 

Voici quelques exemples de questions intéressantes à poser lors d’une prise de références : 

Pour vérifier les informations de base : 

  • “Combien de temps le candidat est-il resté dans votre entreprise ?”
  • “Quelles étaient ses missions principales ?”
  • “Quel était son salaire, primes incluses ?”

Pour cerner davantage le candidat : 

  • “Quels étaient ses atouts VS ses faiblesses ?” 
  • “Quels conseils donneriez-vous au manager du candidat ?” 
  • “Y a-t-il une information que je dois savoir absolument sur le candidat ?” 
  • “Dans quel type d’environnement de travail le candidat est-il à même de s’épanouir selon vous ?” 

Pour évaluer le savoir-être du candidat : 

  • “Comment évalueriez-vous la capacité d’écoute du candidat, ainsi que ses capacités de communication ?” 
  • “Le candidat s’entendait-il avec son équipe et ses managers ?” 
  • “Décririez-vous le candidat comme quelqu’un de fiable ? Si oui/non, pourquoi ?”

Pour évaluer la performance du candidat : 

  • “Avez-vous vécu le départ du candidat comme une perte ?”
  • “Les responsabilités du candidat ont-elles évolué au fil de son parcours dans votre entreprise. Si oui, comment ?” 
  • “Seriez-vous prêt à engager le candidat à nouveau ? Si oui/non, pourquoi ? ”  
  • “Quelles ont été les plus belles réalisations du candidat au sein de votre entreprise, selon vous ?” 

Recruter rapidement avec un ATS 

Si la prise de référence est une étape essentielle permettant de clôturer un processus de recrutement, elle doit être appliquée intelligemment, dans le respect de la législation. 

Néanmoins, effectuer des prises de références n’est pas toujours évident. En effet, les référents sont souvent débordés et il pourra vous arriver de devoir insister à plusieurs reprises avant d’entrer en contact avec l’un d’entre eux. N’hésitez pas à faire preuve de détermination : la prise de références est une aide précieuse qui vous permettra de vous conforter (ou non) dans votre choix. 

La bonne pratique : recourir à un ATS comme JobAffinity. De cette manière, vous supprimez les tâches chronophages de votre quotidien et gardez du temps pour vous consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée, telles que les prises de références. 

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