Dernière étape du processus de recrutement, l’intégration des nouveaux collaborateurs est souvent négligée par les entreprises. Pourtant, il s’agit d’une étape cruciale dont dépend l’adéquation des talents à l’entreprise ainsi que leur fidélisation. Découvrez dans cet article les principales étapes à mettre en place pour créer un plan d’intégration des salariés efficace.
Préparer l’arrivée de la nouvelle recrue
Un plan d’intégration (appelé onboarding en anglais) ne s’improvise pas. Pendant leurs premiers jours, vos nouvelles recrues découvrent un nouvel environnement professionnel. Pour qu’elles se sentent choyées et accueillies dès leur arrivée, vous aurez besoin de peaufiner un certain nombre de points bien avant le jour J.
- Anticipez les aspects logistiques inhérents à toute prise de poste. Par exemple, pensez à préparer l’espace de travail de la future recrue, commandez son matériel (téléphone, ordinateur, accessoires en tout genre…)… Pensez également à préparer son badge, ses codes d’accès, etc.
- Informez ensuite l’ensemble des collaborateurs de l’arrivée de la nouvelle recrue (en prenant bien soin de résumer son parcours, son futur rôle, ses missions…)
- Réglez tous les aspects administratifs (rédigez le contrat de travail, souscrivez à la mutuelle, etc). De cette façon, votre nouvelle recrue n’aura pas à s’inquiéter de ces sujets – qui peuvent constituer une source de stress, ne l’oublions pas.
- Quelques jours avant son arrivée, faites parvenir au salarié le programme de sa première semaine. De cette manière, il/elle saura précisément à quoi ressembleront ses premières journées.
Toutes ces différentes actions permettront, in fine, de mettre en confiance votre nouveau collaborateur, et lui permettront de se focaliser sur l’essentiel : la découverte de votre entreprise.
Guider le collaborateur pendant le Jour J
Une fois ces premiers aspects étudiés, place à l’essentiel : l’accueil du candidat/de la candidate au sein de vos locaux. C’est l’occasion de faire une première bonne impression auprès de vos talents !
- Laissez au manager le soin d’accueillir sa nouvelle recrue. En cas d’absence du manager, désignez un collègue. Dans tous les cas, il est primordial que la nouvelle recrue soit accueillie en bonne et due forme par un collaborateur de l’entreprise. Cette démarche est capitale et permettra à la nouvelle recrue de se sentir attendue et accompagnée.
- Organisez une visite des locaux, qui sera également un excellent moyen de présenter les différentes équipes et collaborateurs au nouveau salarié. L’objectif ? Permettre aux collaborateurs d’identifier rapidement la nouvelle recrue.
- Organisez un déjeuner d’équipe (si possible avec l’ensemble des collaborateurs, si non avec les managers ou les coéquipiers). C’est une excellente manière de faire connaissance avec la nouvelle recrue et de lui éviter de vivre un moment de solitude désagréable dès son premier jour.
- Assignez un mentor/parrain/marraine à la nouvelle recrue. Son rôle ? Lui permettre de prendre ses marques dans l’entreprise, répondre à toutes ses questions… et lui communiquer les codes tacites de l’entreprise, qui s’apprennent souvent sur le tas.
Le bon réflexe à adopter
Offrir à la nouvelle recrue un livret d’accueil comportant le plan des locaux et le règlement intérieur de l’entreprise, mais aussi son fonctionnement, ses valeurs, sa mission globale… Ce livret peut également inclure un mot de la direction/des fondateurs, un organigramme, etc.
Accompagner le collaborateur durant ses premiers mois
Nombreuses sont les entreprises qui pensent (à tort) que l’étape de l’onboarding s’arrête à l’issue de la première journée du salarié. En réalité, c’est à ce moment que l’intégration commence. Pour ce qui est de sa durée, elle varie en fonction du profil recruté, du type de poste, de l’entreprise… Celle-ci peut durer un mois comme aller au-delà de la période d’essai.
Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour bien accompagner vos nouveaux collaborateurs pendant leurs premiers mois :
- Demandez à la nouvelle recrue d’élaborer un rapport d’étonnement à l’issue de la première semaine. Cette démarche vous permettra de donner la parole à votre salarié et valorisera son opinion.
- Proposez à vos nouvelles recrues des formations d’intégration. Ces dernières leur permettront de développer de nouvelles compétences, de se former au produit/service proposé par l’entreprise, de maîtriser certains outils informatiques…
- Planifiez régulièrement des points entre la nouvelle recrue et son manager, afin d’évaluer sa progression, sa satisfaction ou, à l’inverse, d’éventuels points bloquants. Ces échanges sont une bonne occasion de déterminer les actions à mettre en œuvre pour pallier les difficultés évoquées.
- Proposez au collaborateur de réaliser un bilan d’intégration à l’issue de sa période d’essai. L’occasion, pour la nouvelle recrue et son manager, de faire le point sur cette première période écoulée.
💡 Rapport d’étonnement, un atout stratégique ?
Le rapport d’étonnement permet de récolter les premières impressions d’une nouvelle recrue suite à son arrivée dans une société. Cette démarche bénéfique permet souvent d’obtenir un avis neuf et objectif sur les mécanismes mis en place au sein d’une l’entreprise, ses atouts et faiblesses, les axes d’amélioration identifiés, etc. En prime, cette démarche permet au nouveau salarié de se sentir impliqué et valorisé.
Onboarding des collaborateurs : quel intérêt pour l’entreprise ?
Créer un plan d’intégration complet et minutieux peut sembler chronophage, voire accessoire… Pourtant, les enjeux d’une intégration rondement menée sont aussi forts pour l’entreprise que pour la nouvelle recrue.
Pour le nouveau salarié, c’est un moyen de plonger dans l’univers de l’entreprise sans perdre pied et trouver ses marques rapidement.
Pour l’entreprise, il s’agit d’une étape indispensable permettant de clôturer un recrutement en beauté… et de favoriser ses chances de réussite ! Rappelons qu’un processus de recrutement nécessite beaucoup de temps et d’énergie, donc de moyens. En dédiant du temps à l’intégration de vos nouvelles recrues, vous optimisez le rendement de votre investissement.
Plus important encore : vous permettez à vos nouvelles recrues d’adhérer rapidement à votre entreprise, à son projet, ses valeurs… Ce qui a pour effet direct de favoriser le sentiment d’appartenance de vos recrues et de les fidéliser !
Créer un plan d’intégration, en conclusion
Vous l’aurez compris, créer un plan d’intégration permet d’offrir aux nouvelles recrues les éléments dont elles ont besoin pour s’épanouir dans votre entreprise. Retenez-bien ceci : plus une entreprise investit du temps et de l’énergie dans la bonne intégration de ses collaborateurs, plus elle les fidélise et réduit les risques de turnover ! Une démarche gagnant-gagnant qui optimisera votre expérience collaborateur tout en améliorant votre marque employeur.
