Comment se constituer et gérer un vivier de candidats ?

viviers de candidats

Aucun recruteur ne dira le contraire : un vivier de candidats solide facilite grandement les recrutements ! En effet, selon une enquête réalisée en 2019 par HelloWork (ex RégionsJob), “55% des recruteurs estiment que leurs recrutements sont plus difficiles en raison d’un vivier de candidats moins important”

Dans cet article, nous allons voir comment se constituer et entretenir un vivier de candidats ! 

Pourquoi créer un vivier de candidats ? 

Également appelé CVthèque ou talent pool en anglais, un vivier de talents est une base de données de candidats qualifiés. Autrement dit, il s’agit d’une réserve de talents dans laquelle piocher dès qu’un besoin en recrutement se fait sentir. 

Le but d’un vivier de candidats : vous permettre de garder un œil sur les profils les plus prometteurs (déjà rencontrés ou non), à contacter en cas de besoin.   

Quels sont les atouts d’un vivier de candidats ? 

Gain de temps et d’efficacité à long terme lors du sourcing, candidatures de meilleure qualité, gestion des coûts de recrutement… Créer un vivier de candidatures offre de nombreux avantages. 

  • D’abord, lorsqu’ils sont bien organisés et mis à jour régulièrement, ces viviers permettent de raccourcir considérablement les temps de sourcing. 
  • Au-delà de la rapidité, il est aussi question d’efficacité avec les CVthèques. En effet, par définition, un talent que l’on garde de côté a du potentiel. Il est même déjà qualifié s’il a déjà fait partie d’une shortlist lors d’un précédent recrutement… 

💡 Grâce à cette liste de talents disponibles, un recruteur évite de passer trop de temps à rédiger et diffuser une annonce, ou à attendre de recevoir des candidatures de qualité !  

Nos astuces pour constituer et gérer un vivier de candidats 

Se créer un vivier de talents et l’entretenir est donné à tout le monde. Pour y arriver, recruteurs comme chefs d’entreprise peuvent appliquer ces bonnes pratiques au quotidien : 

Collecter les candidatures spontanées

Ah, la réception de candidatures spontanées ! C’est l’un des nombreux atouts apportés par une marque employeur forte et attractive. Il s’agit également du but ultime de tout recruteur ayant engagé une stratégie d’inbound recruiting (soit le fait de se créer une marque employeur forte générant régulièrement un certain flux de candidatures). 

Mais attention : recevoir des candidatures spontanées n’est pas une fin en soi. Le plus important reste de les apprécier à leur juste valeur et de sauvegarder précieusement toutes les candidatures qui ont du potentiel. 

💡 Étudiez chaque candidature spontanée avec attention – même lorsqu’un candidat ne répond pas à vos besoins au moment ! 

Rester en contact avec les candidats non retenus qui faisaient partie de votre shortlist

Lorsqu’on est suffisamment chanceux, un processus d’embauche s’achève toujours sur un choix cornélien : quel talent choisir parmi deux ou trois candidat(e)s talentueux/ses ? Qu’importe votre décision finale, n’oubliez jamais de garder en mémoire les derniers candidats non retenus. Ils ont fait partie de votre shortlist pour une raison, et vous pourriez créer un nouveau poste similaire plus tard ! 

💡 Gardez toujours à l’esprit les profils souvent recherchés par votre entreprise lorsque vous constituez votre vivier de candidats ! 

Mettre à jour régulièrement votre vivier de candidats

Bien sûr, la vie professionnelle n’est pas un long fleuve tranquille. En l’espace de deux ou trois ans, les talents qui constituent votre vivier ont le temps de changer de poste, de gagner en compétences ou en responsabilités… et même de se réorienter complètement ! 

Pour que votre CVthèque soit fiable et utile, elle doit être constamment mise à jour grâce à un important travail de veille et documentation.

Prendre le temps de sélectionner les talents 

Pour obtenir un vivier de candidats qualifiés, il est indispensable de trier préalablement les profils ! Ce qu’on souhaite : sélectionner les talents en phase avec son entreprise, qui disposent des compétences qui lui manquent (aussi bien techniques que comportementales).

Ensuite, pour que chaque talent soit identifiable aisément, il importe d’indiquer au sein de votre vivier quelques infos clés, comme son nom, l’origine de son sourcing (ancienne candidature, mobilité interne, etc), son parcours, ses compétences… sans oublier l’historique des précédents échanges avec les différents interlocuteurs de votre entreprise ! 

Soyez visibles sur internet, et notamment sur les réseaux sociaux ! 

C’est simple : plus votre marque employeur sera forte, plus vous obtiendrez des candidatures qualifiées, en phase avec votre entreprise et ses valeurs


Prenez le temps de structurer votre vivier

Redoublez d’organisation, à mesure que votre Cvthèque s’enrichit ! Plus un vivier s’agrandit, plus il est essentiel de le structurer avec plusieurs catégories. Le but ? Pouvoir retrouver le bon talent au bon moment, en un minimum de temps ! 

💡 À retenir 

Une bonne pool de candidats doit se composer de talents variés :

  • Il peut s’agir de candidats non retenus à l’issue d’un processus de recrutement
  • De candidats ayant soumis une candidature spontanée
  • De profils sourcés par vos soins via les réseaux sociaux, les cvthèques en ligne… 
  • De candidats cooptés par vos collaborateurs
  • D’anciens collaborateurs (employés ou stagiaires) qui seraient envisageables pour le recrutement boomerang
  • De talents rencontrés lors d’évènements professionnels (salon, etc)

⚠️ Attention à la confidentialité des données ! 

Depuis la loi sur la RGPD de 2019, tout recruteur doit obligatoirement informer les candidats susceptibles de figurer dans un vivier. Rappelons qu’un vivier demande nécessairement de collecter des informations personnelles sur les talents… Et qui dit « collecte des informations personnelles » dit « RGPD !

Se créer un vivier de candidats grâce à un ATS

Rien de tel qu’un logiciel de gestion des candidatures pour structurer son vivier de candidats et obtenir une base de données candidats claire et aisément activable. C’est notamment le cas de JobAffinity ! Notre logiciel vous permet de centraliser toutes vos candidatures au même endroit, mais aussi de créer des viviers de candidats ! 

Avec un ATS, vous pourrez ajouter des « tags », soit des étiquettes vous permettant de répertorier chaque profil selon des critères précis. Rappelez-vous : structurer son vivier demande d’y dédier du temps, mais à long terme, cette démarche facilite grandement les recherches de talents ! 

Enfin, gardez en tête que le recrutement est une stratégie à long terme. Un candidat que vous ne sélectionnez pas aujourd’hui pourrait très bien être le candidat idéal demain. Pensez à garder ses coordonnées !