Qu’est-ce qu’un SIRH ? Définition, Fonctions et Avantages du système d’Information de Ressources Humaines

Le SIRH, ou système d’information des ressources humaines, est un outil de gestion RH qui a pris beaucoup d’ampleur dans les entreprises, leur offrant un gain de temps certain en automatisant certaines tâches administratives. L’éditeur de logiciel Zest annonçait notamment, en 2022, que la proportion des entreprises utilisant un logiciel SIRH s’élevait à 98 %.  

Toutefois, si le SIRH est un outil devenu essentiel pour les entreprises, il est important de bien connaître sa fonction et sa portée avant de vouloir l’utiliser dans votre entreprise. Définition du SIRH, fonctionnalités, avantages, mise en place, une bonne connaissance de l’outil vous assure un bon fonctionnement.

Vous voulez en savoir plus sur le SIRH ? Intuition Software vous explique tout ce que vous devez savoir sur le système d’information des ressources humaines et comment le mettre en place dans votre entreprise. 

Définition du SIRH

Un SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est un outil permettant d’épauler les ressources humaines dans leurs tâches diverses, notamment la gestion administrative du personnel (paie, congés, etc.). Regroupant toutes les données disponibles sur les salariés de l’entreprise, le SIRH permet d’optimiser les diverses procédures quotidiennes. 

Les données traitées par un logiciel SIRH reposent sur un élément primordial, appelé Core RH. Cette base de données permet de stocker et de gérer les informations récoltées sur les membres du personnel, et constitue donc le cœur des fonctionnalités offrant des solutions digitales pour le système des ressources humaines d’une entreprise. 

Grâce à toutes ces données récoltées et centralisées, un SIRH peut automatiser certaines tâches et unifier des procédures régulières au sein d’une entreprise dans le but d’optimiser la productivité et faire gagner du temps. 

Ce système de ressources humaines ne date pas d’hier, avec 4 générations de SIRH qui ont vu le jour entre 1950 et aujourd’hui : 

• La 1^ère génération (de 1950 à 1970) : représentant les premiers programmes informatiques installés sur des ordinateurs ;

• La 2^ème génération (de 1970 à 2000) : les ERP RH, ou Enterprise Resource Planning, étaient des logiciels permettant la gestion des processus RH au sein d’une entreprise ;

• La 3^ème génération (de 2000 à 2010) : les plateformes SaaS voient le jour ; 

• La 4^ème génération (de 2010 à nos jours) : les nouvelles plateformes SaaS ont pris le dessus avec des mises à jour récentes comme les interfaces de programmation d’application interconnectées pour échanger des données plus facilement.

À qui s’adresse un SIRH ?

Le SIRH peut s’adapter à toutes sortes d’entreprises : les très petites entreprises (TPE), les petites et moyennes entreprises (PME), les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ou encore les grandes entreprises. 

En effet, en fonction des options et du modèle choisi, le logiciel SIRH pourra s’adapter à la taille de l’organisation. Ainsi, les TPE bénéficieront plutôt de l’automatisation des tâches les plus régulières, le SIRH pour PME et ETI permettra plutôt de faire évoluer leur organisation plus facilement et les grandes entreprises cibleront l’homogénéisation des processus. 

Quels sont les différents types de SIRH ?

3 types de SIRH existent et prennent différentes formes : l’hébergement SaaS, On-Premise ou sous forme d’application ASP :

• La plateforme SaaS (Software as a Service) : cette forme de SIRH est externalisée chez l’hébergeur du système RH. L’entreprise paie un abonnement comprenant l’accès à la plateforme en ligne 24h/24, la maintenance et le support technique. Ce modèle demande de dépenser un certain budget en exploitation, mais il permet de déléguer la gestion du logiciel SIRH et ses données. C’est le format le plus répandu dans les entreprises. 

• Le logiciel SIRH On-Premise (sur site) : ce modèle est internalisé et présent directement dans les serveurs de l’entreprise (On-Premise). Une licence est délivrée à cette dernière par l’éditeur SIRH et les données sont ainsi stockées dans l’entreprise, qui doit alors les gérer elle-même et s’assurer de ne pas les perdre. Ce type de SIRH représente un certain investissement, mais offre plus de liberté. Ce SIRH est plus souvent utilisé par des organisations ou administrations aux données sensibles, qui peuvent être sujettes à des cyber-attaques. 

• L’application ASP (Application Service Provider) : ce type de SIRH prend la forme d’une application qui doit être installée en interne, subordonnée à un accès Internet. L’hébergement se fait donc également chez l’éditeur directement et deux possibilités s’offrent à vous : l’abonnement ou la licence. Cependant, contrairement au modèle SaaS, vous n’avez pas accès aux services annexes comme la maintenance. 

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel SIRH ?

Un logiciel SIRH offre différentes fonctionnalités pour optimiser la gestion RH. Parmi les principales fonctions du SIRH, on trouve :

• La gestion des paies : le logiciel SIRH permet d’automatiser la gestion des paies grâce à toutes les données récoltées en amont : primes, congés, absences et heures supplémentaires effectuées. Ainsi, il peut produire une fiche de paie de manière automatique pour chaque salarié et procurer un gain de temps non négligeable sur cette tâche ; 

• La gestion des plannings (horaires, congés, RTT, absences) : des horaires des salariés aux congés posés, le SIRH propose un outil de gestion du temps complet, prenant en compte les horaires auxquels les membres du personnel badgent, par exemple. De plus, il comptabilise les absences et les jours de congés des salariés afin de minimiser la saisie manuelle et de fiabiliser les données ;

• La gestion administrative du personnel : l’édition des contrats de travail, la gestion des notes de frais ou encore le suivi des visites médicales professionnelles sont autant de tâches qui prennent du temps au quotidien et le SIRH permet d’en économiser en les simplifiant. De fait, les salariés peuvent directement envoyer leurs notes de frais sur le logiciel qui pourront être traitées rapidement et informatiquement par le service des ressources humaines ;

• La gestion des talents humains : du recrutement à la gestion des talents, le système d’information RH vous guide tout au long de ces étapes en recueillant les diverses informations présentes sur le CV d’un candidat ou en proposant des formations personnalisées pour votre personnel. Ainsi, vous pouvez avoir accès à une cartographie précise de toutes les compétences disponibles au sein de votre entreprise, les gérer et vous assurer de créer un processus de recrutement efficace. 

Cependant, avec les enjeux actuels comme l’accentuation du télétravail, le SIRH connaît certaines limites. En effet, la digitalisation du monde du travail demande des capacités d’adaptation de la part des managers qui ne peuvent être comblées par le biais d’un logiciel de gestion. 

Quel est l’intérêt du SIRH ?

La mise en place d’un SIRH est intéressante pour une entreprise, car l’outil permet d’optimiser et d’améliorer les différentes tâches quotidiennes des Ressources Humaines. En ce sens, les avantages du SIRH sont nombreux :

• Gain de temps,
• Baisse des coûts,
• Sécurisation des données,
• Meilleure communication,
• Plus grande satisfaction des collaborateurs.

Revenons sur ces avantages du SIRH :

• Gain de temps : l’automatisation des tâches administratives comme la gestion de la paie, habituellement effectuées manuellement par l’équipe RH, permet de gagner beaucoup de temps et d’augmenter la performance de votre entreprise. Ainsi, un focus peut être fait sur les objectifs plus importants, souvent délaissés sans l’aide d’un logiciel SIRH, et assurer un meilleur suivi des salariés ; 

• La baisse des coûts : en utilisant un SIRH, vous faites des économies. En effet, les tâches administratives coûtent de l’argent à une entreprise et les erreurs ne sont pas toujours évitées. Grâce à l’outil SIRH, vous maîtrisez les dépenses administratives en automatisant certaines tâches, pour un meilleur contrôle ; 

• La sécurisation et l’optimisation des données : grand avantage du SIRH, cette sécurisation est possible grâce à la centralisation et au suivi de l’information. Toutes les données sont regroupées au même endroit et le processus, comme les données, sont automatisés, permettant d’éviter les erreurs humaines de saisie (ou les fraudes issues des notes de frais, par exemple) ; 

• Des recrutements plus efficaces : grâce à l’automatisation des étapes du recrutement et de l’analyse des données des candidats, les entreprises peuvent plus facilement trouver la perle rare, vous permettant d’améliorer l’expérience des candidats. De plus, vous gagnez en efficacité dans ce processus qui peut être énergivore ; 

• Une meilleure communication : en regroupant les différents services liés aux ressources humaines comme les paies, l’administration, le recrutement ou les formations, les informations circulent mieux. Toutes les instances communiquent entre elles pour une meilleure gestion de l’humain, permettant d’aller plus loin que certains outils de collaboration RH déjà connus ;

• Une plus grande satisfaction des collaborateurs : en donnant plus d’autonomie aux talents, leur bien-être s’accroît. En effet, le SIRH leur permet d’obtenir toutes les informations nécessaires à leurs obligations et facilite leurs démarches comme la gestion de leurs jours de congés et le suivi de leurs demandes. De plus, grâce aux données délivrées par le SIRH (compétences, formations disponibles, manques et ambitions des salariés), la gestion des talents s’avère plus aisée. 

Comment mettre en place un SIRH ?

Mettre en place un SIRH demande de respecter certaines étapes de réflexion afin de définir ses besoins et attentes, son budget, son modèle SIRH et sa communication. En effet, le déploiement du projet n’apparaît qu’après toutes ces phases. 

Processus de mise en place à suivre

Pour implanter correctement un SI Ressources Humaines dans votre entreprise, suivez les processus suivants : 

1. Déterminer vos besoins et attentes : l’entreprise doit réussir à exprimer ses besoins et ses objectifs afin de cibler un SIRH adapté. Pour cela, il faut interroger les différents acteurs en présence, que ce soit des personnes issues du service RH ou n’importe quel salarié de l’entreprise, pour cibler les attentes de chacun ;

2. Définir votre budget : il est essentiel de définir en amont le budget dont vous disposez pour mettre en place un SIRH. De plus, vous devez également calculer le retour sur investissement pour vous assurer de la viabilité de votre projet ;

3. Chercher le modèle SIRH adapté : selon le mode de fonctionnement des trois modèles disponibles (Saas, On-Premise, ASP), vous devez choisir celui qui conviendra le mieux à vos besoins ;

4. Établir une communication interne sur le projet SIRH : cette étape est essentielle pour réussir à fédérer tous les collaborateurs autour de ce projet. Plus la communication interne sera claire et présente, plus les salariés pourront s’adapter aisément au changement ; 

5. La mise en place effective : c’est seulement après ces différents processus que vous pourrez mettre en place réellement la solution SIRH choisie au sein de votre entreprise. 

Les erreurs de mise à place SIRH à éviter

Pour réussir votre implantation du SI Ressources Humaines, vous devez éviter les erreurs suivantes :

• Négliger la politique RH : le logiciel SIRH est un outil de gestion des ressources humaines, il complète une bonne politique RH, mais ne la remplace pas.

• Mettre de côté une partie des collaborateurs : tout le personnel de l’entreprise doit, ensemble, prendre part au SIRH. Sans cela, vous risquez de passer à côté des avantages de cet outil, notamment une meilleure communication et un plus fort engagement des salariés.

• Bâcler l’installation du SIRH : vous ne devez pas négliger la mise en place de l’outil SIRH, sous peine de voir vos dépenses augmenter et de nuire temporairement au bon fonctionnement RH.

• Sous-estimer le temps d’adaptation : les équipes RH doivent être formées au système d’information des ressources humaines si vous voulez ressentir le gain de temps apporté par ce dernier. 

Comment choisir son SIRH ?

Pour choisir un SIRH, vous devez d’abord cibler vos besoins, afin d’adapter le choix de votre logiciel. Pour ce faire, vous pouvez comparer certains critères comme la sécurité informatique, l’accessibilité à la plateforme, la facilité d’utilisation, l’offre de services associés comme la maintenance, le tarif ou encore le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD). 

Combien coûte un SIRH ?

Le coût d’un SIRH ne sera pas le même en fonction du modèle – SaaS, On-Premise ou application ASP – l’investissement pour obtenir la licence ou l’abonnement pouvant être très différent. 

Pour un SIRH en licence, le prix moyen varie entre 25.000 euros et 40.000 euros selon le nombre de salariés présents dans l’entreprise. Pour un abonnement, le coût sera compris entre 6 euros et 50 euros par mois selon la durée de l’engagement, le nombre de salariés ayant accès à la plateforme et les diverses personnalisations. 

Quels sont les outils SIRH présents sur le marché ?

Différents éditeurs proposent des outils SIRH sur le marché : 

• Kammi : ce logiciel SIRH est flexible et s’adapte ainsi à tout type d’entreprises;
• Eurécia : son SIRH personnalisable est le plus complet sur le marché actuellement ; 
• Sigma RH : leur outil permet de faciliter la gestion administrative, différents modules complémentaires peuvent être ajoutés pour une expérience plus complète ;
• Cegid : ce système d’information des ressources humaines est axé sur l’amélioration de l’expérience de recrutement et la satisfaction collaborateurs.

Vous savez maintenant tout sur le SIRH, outil intéressant pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leur temps et fédérer leurs collaborateurs. Besoin d’un logiciel de recrutement et non d’un SI RH ? Optez pour le logiciel de recrutement Jobaffinity, le logiciel qui vous fait gagner du temps.