Vous gérez les recrutements d’une PME ou d’un grand groupe ? Vous êtes consultant en recrutement au sein d’un cabinet ? Dans ce cas, vous devez certainement justifier de vos actions en présentant vos résultats à votre direction. Avec notre logiciel de recrutement Jobaffinity vous allez pouvoir créer des reportings RH génériques ou personnalisés. Renseignez vos objectifs, suivez vos résultats et éditez des rapports sur le recrutement au sein de votre entreprise ou pour le compte de vos clients.
Reporting RH : Définitions
Un reporting RH est un document stratégique basé sur la collecte de données RH. Les professionnels des ressources humaines s’en servent pour analyser les résultats de leurs actions en matière de recrutement, de gestion du personnel, de formation… Une fois établi par le logiciel, le rapport est une base objective sur laquelle s’appuie la direction de l’entreprise ou de l’agence de recrutement pour prendre des décisions stratégiques.
Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement pour vos reportings ?
Gain de temps, amélioration de la qualité du processus de recrutement (grâce à l’IA par exemple), précision des résultats… un logiciel de recrutement comme Jobaffinity comporte de nombreux avantages pour un professionnel des ressources humaines.
Anticiper le besoin en main-d’œuvre
La pénurie de main-d’œuvre touche tous les secteurs d’activité. Les recruteurs voient les délais de leur processus de recrutement augmenter. Actuellement, la durée moyenne d’un recrutement en France est de 32 jours. Un délai auquel il faut ajouter la durée du préavis à prester par le futur employé. Mais selon le niveau d’expérience et de qualification exigé, le délai peut être beaucoup plus long. En travaillant avec un logiciel de recrutement, vous pouvez suivre les recrutements dans le temps et déterminer quels sont les postes pour lesquels la durée du processus est la plus longue. En cas de besoin sur un tel poste, vous pourrez activer rapidement une campagne de recrutement.
Améliorer le processus de recrutement
L’utilisation d’un logiciel comme Jobaffinity permet aux consultants en recrutement de gagner du temps sur les tâches administratives : rédaction d’offres d’emploi, multidiffusion d’offres d’emploi, recherches dans la CVthèque, organisation de rendez-vous… Ce temps peut être utilisé à des tâches ayant plus de valeur ajoutée comme les entretiens avec les candidats, l’analyse des besoins en recrutement…
Booster sa marque employeur
L’utilisation d’un logiciel dédié à vos recrutements est un véritable atout pour votre marque employeur. La digitalisation de votre processus RH diminue le risque d’erreurs humaines, facilite les échanges avec les candidats, donne l’image d’une entreprise aux techniques innovantes… Certaines fonctionnalités comme la présence d’un plugin LinkedIn ou l’automatisation des réponses via Essendex ou Whatsapp font partie des outils appréciés par les candidats de la génération Z.
Sécuriser les données des candidats
L’ATS (Applicant Tracking System) permet de centraliser toutes les données liées aux candidats :
- Informations personnelles
- CV
- Résultats des tests de compétences techniques, d’assessment center…
- Rapport sur les interviews
- Niveau d’avancée dans le processus d’embauche
- Emails et réponses
Avec un logiciel comme Jobaffinity vous êtes certain que la gestion des données RH est conforme au RGPD. Et surtout, vous êtes sûr que les données collectées sont sécurisées et hébergées en France.
Vous pouvez également envoyer un email au candidat afin de demander s’il souhaite que ses données personnelles et professionnelles soient conservées dans votre base de données ou s’il préfère qu’elles soient effacées.
Synchroniser l’ATS à vos outils et applications
Pour simplifier le suivi et la gestion des emails et entretiens d’embauche, un logiciel de recrutement vous permet de synchroniser vos emails et agendas que vous soyez sur Google ou Microsoft. De plus, vous pouvez intégrer vos outils RH : Easyrecrue, Central Test, Assessfirst, VisioTalent…
Quels KPI analyser pour vos reportings RH ?
Il existe des dizaines de KPI à suivre en recrutement. Pour vous focaliser sur les indicateurs essentiels, c’est-à-dire ceux basés sur vos objectifs, vous pouvez personnaliser votre rapport en sélectionnant les KPI à suivre.
Quelques exemples de KPI pour le recrutement :
- Le volume de recrutement sur une période donnée
- Le nombre de candidatures reçues
- Le nombre de vues des offres d’emploi
- Le taux d’abandon d’une candidature
- Le délai de recrutement par poste
- Le nombre d’entretiens réalisés par recruteur
- Le délai de traitement des candidatures
- Le taux de réponse aux candidats
- Le coût d’acquisition d’un candidat
- Le taux de candidatures qualifiées par offre d’emploi
- La parité dans les shortlists
- La satisfaction des candidats
Les données relatives aux offres d’emplois
La rédaction et la diffusion des fiches de poste et des offres d’emploi sont des activités chronophages. Cependant, le nombre d’offres d’emploi publiées peut être un KPI intéressant à suivre si vous passez par des plateformes d’annonces payantes : HelloWork, Leboncoin, Monster, Cadremploi, Aladom… Cela vous permettra de définir le coût de revient du recrutement : temps passé à la gestion du recrutement + frais d’annonces sur les jobboards.
Les données liées au sourcing de candidats
Plusieurs informations liées au sourcing et à la présélection des candidats peuvent être intéressantes dans un reporting RH. C’est notamment le cas du nombre de candidatures reçues pour un poste à pourvoir. Cet indicateur permet de connaître l’attrait des candidats pour une offre d’emploi et la difficulté à attirer des profils pertinents pour ce poste.
Le volume moyen de candidatures par annonce est un bon KPI dans le domaine du recrutement. Un faible taux de candidature sera le signe qu’il faut soit revoir l’annonce, soit la proposition de job, soit le salaire…
Enfin, la parité au sein des candidatures est un critère qui est apprécié dans les entreprises ayant des valeurs RSE fortes. Vous pouvez étudier le nombre de candidats hommes et femmes présentés pour chaque poste.
Les données liées au retour des managers
Les logiciels de gestion des candidatures permettent aux managers de donner leur avis sur les candidatures reçues. Ils peuvent valider la candidature et organiser un rendez-vous avec le candidat, refuser la candidature ou encore demander plus d’informations. En analysant le pourcentage de candidatures ayant été validées par les managers, on peut définir la difficulté à recruter sur cette mission pour des raisons internes.
Les données liées au suivi des candidatures
La qualité du suivi des candidatures est un KPI pertinent si vous souhaitez améliorer l’image de marque de l’entreprise. Vous pouvez analyser le nombre de procédures non clôturées, le nombre de candidats ayant reçu une réponse ou en attente d’un feedback…
Comment faire un rapport sur vos actions liées au recrutement ?
Si réaliser un rapport de vos actions de recrutement sur Excel est possible, nous vous conseillons vivement d’utiliser un ATS pour effectuer vos reportings. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une procédure de reporting RH efficace :
- Définir l’objectif de ce reporting : Il peut être destiné au DRH, au directeur de l’entreprise ou de l’agence, aux managers… Les données étudiées devront donc être utiles aux personnes concernées par ce rapport.
- Définir la périodicité de l’analyse : 1, 3, 6 mois… à quelle fréquence comptez-vous établir un compte rendu ? Vous pouvez également prévoir une analyse hebdomadaire sommaire et une autre plus développée que vous présenterez lors des réunions stratégiques.
- Sélectionner les données à suivre : Définissez les indicateurs qui permettront de montrer que vos actions sont en phase avec les objectifs que l’on vous a fixés.
- Élaborer le support : Vous pouvez soit éditer un rapport classique, soit créer un reporting personnalisé. L’essentiel est que les données soient facilement lisibles et compréhensibles.
Convaincu ? Découvrez lors d’une démonstration de notre logiciel de recrutement comment créer des reportings RH personnalisés.
