Diffusion des annonces, sourcing des candidats, prise de contact, tri des candidatures, mise en place des entretiens… Un processus d’embauche est parsemé d’étapes toutes plus cruciales les unes que les autres ! Pour fluidifier ce processus, les recruteurs peuvent aujourd’hui compter sur une série d’outils. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour choisir le logiciel de recrutement qui correspond à vos besoins.
Commencez par définir vos besoins
Cela vaut pour tout outil ou méthode que vous adopterez : l’option pertinente est avant tout celle qui répond aux besoins de votre entreprise. Ces derniers peuvent varier selon la taille de l’organisation, son rythme de recrutement, la taille de l’équipe dédiée au recrutement, son budget, sa culture d’entreprise, etc.
Pensez également aux éventuels challenges auxquels vous faites face au quotidien. Par exemple, avez-vous besoin d’obtenir des candidatures plus qualifiées ou de répondre aux candidat(e)s plus rapidement ? Pensez également aux étapes du processus de recrutement que vous aimeriez améliorer. Quelles sont les tâches que vous aimeriez déléguer, celles qui vous paraissent prioritaires et qui méritent, à l’inverse, toute votre énergie ? Quelle est la durée moyenne de votre processus d’embauche actuel, et la durée idéale que vous aimeriez atteindre ? Quelles sont les fonctionnalités que vous aimeriez avoir ?
Les réponses à ces questions devraient vous permettre d’affiner vos besoins.
💡 Pensez également à vous renseigner sur les préférences des candidat(e)s. Que pouvez-vous mettre en place pour améliorer l’expérience candidat ?
ATS, CRM, SIRH… Quel logiciel de recrutement choisir ?
Il n’est pas toujours aisé de se repérer dans la jungle des outils et des sigles… Dans le domaine du recrutement, il existe trois grandes catégories d’outils : les outils SIRH, les ATS et les logiciels CRM. Voici leurs principales caractéristiques et différences.
L’outil SIRH
Comme son nom l’indique, un SIRH (pour Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est un outil RH permettant de fluidifier la gestion des ressources humaines de manière assez complète. En général, un SIRH permet d’automatiser certaines tâches dans le domaine du recrutement, de l’onboarding des talents… Tout en simplifiant la gestion de la paie, des congés des employés…
💡 Souvent, un SIRH se compose de plusieurs briques logicielles permettant à la fois d’automatiser la gestion administrative du personnel et l’organisation du travail, la gestion de la paie et des prestations sociales, la gestion des talents, la gestion des compétences, de la formation…
L’ATS – logiciel de recrutement ultime
Comme son nom l’indique, l’ATS (pour Applicant Tracking System) est un logiciel de suivi des candidatures. Outil de recrutement par excellence, il permet de simplifier la gestion des candidatures, de la diffusion des offres d’emploi à l’intégration des talents au sein de l’entreprise.
Pour ce faire, l’ATS propose un certain nombre de fonctions-clés : multidiffusion des offres d’emploi sur les jobboards, analyse et tri des CVs, sélection des profils en fonction du descriptif du poste, envois d’emails automatiques aux candidats, organisation des entretiens, création et gestion d’une CVthèque…
En plus de centraliser les informations au même endroit, cette solution de recrutement permet ainsi d’automatiser certaines tâches chronophages – comme la diffusion des annonces ou le tri des CVs. Certains ATS proposent même des algorithmes de matching (entre une offre et un candidat). D’autres révèlent les canaux de recrutement qui génèrent le plus de candidatures qualifiées !
💡 Comme il permet de suivre les candidatures et de mettre à jour les fiches candidats en temps réel, l’ATS facilite le travail collaboratif – et notamment le recrutement collaboratif.
À noter qu’un ATS peut être un outil unitaire comme faire partie d’une suite logicielle incluant ATS, gestion RH, etc.
CRM : quand la relation client rencontre le recrutement
Le logiciel CRM (pour Customer Relationship Management) est l’outil incontournable de la relation client. Il peut également servir dans le cadre de recrutement, en tant que logiciel de gestion de candidature. Certains appellent d’ailleurs le CRM « Candidate Relationship Management ».
En pratique, cet outil permet de gérer la relation candidat, de tisser des liens avec certains pour potentiellement les transformer en candidats. Le CRM permet notamment de centraliser un certain nombre d’informations concernant les candidat(e)s, et de se créer une importante pool de talents à la fois passifs et actifs.
À l’image d’un ATS, un logiciel CRM peut centraliser et trier des candidatures, garder une trace des interactions avec les candidat(e)s, entretenir un vivier de talents…
Contrairement aux autres outils, le CRM s’inscrit dans une démarche plus proactive et permet de sourcer les candidats.
⚠️ À retenir
Pour être adopté par vos équipes et faciliter le recrutement collaboratif, un outil de recrutement doit être simple d’utilisation ! N’hésitez pas à explorer au maximum l’outil en question et à vous familiariser avec sa prise en main en demandant des démos, en commençant par une version d’essai… Mais attention : simple ne veut pas dire simpliste. L’outil de recrutement idéal doit rester accessible aux managers tout en étant performant et utile pour les recruteurs.
Logiciel SaaS OU logiciel On-Premise : quelles différences ?
Un logiciel SaaS (Software As A Service) se caractérise par sa mise en œuvre rapide. Il est accessible à distance et installé sur un serveur distant, via le Cloud. C’est notamment le cas de notre ATS Jobaffinity.
À l’inverse, un logiciel On-Premise (ou logiciel “sur site”) doit être installé et hébergé sur les serveurs de l’entreprise.
