L’entretien individuel annuel, ou entretien annuel d’évaluation, est un moment d’échange privilégié entre le salarié et son manager, afin d’évaluer le travail accompli, les résultats de l’année écoulée, mais aussi d’établir de nouveaux objectifs à atteindre pour l’année suivante. Avant de mener à bien cet échange, savoir bien préparer un entretien annuel d’évaluation en amont est essentiel.
Quand et comment préparer l’entretien annuel individuel pour qu’il se déroule de manière optimale ? Intuition Software vous explique tout ce qu’il faut savoir pour réussir cet entretien auprès de vos salariés.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel annuel ?
L’entretien individuel annuel, aussi appelé entretien annuel d’évaluation, est un moment d’échange entre un manager et un salarié, qui se déroule généralement une fois par an, en début ou en fin d’année. Cet échange permet de faire un bilan des performances, d’évaluer les compétences et de discuter de l’évolution professionnelle du salarié pour l’année à venir.
L’entretien annuel individuel est souvent confondu avec l’entretien professionnel, qui est un entretien plus espacé qui permet de réfléchir sur les perspectives d’évolution, de formation et d’accompagnement du salarié, à moyen et à long terme.
À noter
Selon le site de l’APEC, environ 71 % des salariés interrogés ayant fait leur entretien individuel annuel estiment qu’il leur est utile et 64 % d’entre eux déclarent que cela leur permet d’aborder des sujets délicats. Mais seulement 50 % des salariés affirment préparer leur entretien annuel d’évaluation en amont.
À quoi sert un entretien annuel d’évaluation ?
L’objectif d’un entretien annuel individuel est d’apprécier les compétences (soft skills, mad skills et hard skills) et la motivation professionnelle du salarié. C’est aussi le moment pour étudier les souhaits d’évolution professionnelle du salarié pour l’accompagner dans son développement. L’entretien annuel d’évaluation peut aussi être l’occasion d’attribuer une augmentation de salaire en fonction de l’année écoulée.
Mettre en place de tels moments d’échange peut également éviter à l’entreprise de se retrouver face à des situations où le salarié connaît une perte de sens au travail (brown out) ou démontre des symptômes de démission silencieuse.
Lors de l’entretien individuel annuel, un compte-rendu est habituellement rédigé, afin de résumer et de retracer les échanges, avec un exemplaire pour le salarié et un exemplaire pour le manager.
L’entretien individuel annuel est-il obligatoire ?
Non, l’entretien individuel annuel n’est pas obligatoire, mais, en pratique, il est fortement recommandé, s’agissant d’un moment d’échange privilégié pour faire le point entre le salarié et son manager. Il diffère ainsi de l’entretien professionnel, qui, lui, est imposé par le Code du travail tous les deux ans pour discuter des perspectives d’évolution de carrière du salarié.
C’est donc l’employeur qui décide s’il veut instaurer un entretien annuel d’évaluation dans l’entreprise, et, dans ce cas-là, le salarié convoqué doit y participer. L’entretien annuel individuel peut alors devenir obligatoire :
- S’il est prévu dans la convention collective,
- Si le CSE (comité social et économique) et le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) ont été consultés,
- Si le manager a bien informé au préalable le salarié de la date de l’entretien.
Une fois la décision prise d’instaurer un entretien annuel individuel, l’entreprise doit respecter ses engagements en offrant un entretien d’évaluation à tous ses employés sans distinction de service, d’expérience ou de statut.
Combien de temps dure un entretien annuel individuel ?
En moyenne, l’entretien annuel individuel dure entre 40 minutes et 1 heure. C’est à l’entreprise de fixer une durée moyenne, mais le manager ou l’employeur doit être prêt à dédier un temps plus long au rendez-vous en cas de besoin.
Comment préparer efficacement un entretien annuel individuel en tant que manager ?
En tant que manager, il est essentiel de faire le bilan de l’année écoulée, d’évaluer les résultats, d’étudier les axes de perfectionnement et d’écouter les requêtes afin d’améliorer la qualité de vie au travail et les performances de chaque employé. Afin d’optimiser l’échange, il faut donc bien préparer l’entretien individuel annuel en amont.
Relire le bilan du précédent entretien annuel individuel
À moins qu’il ne s’agisse d’un nouvel employé, il est plus simple de partir d’un compte-rendu passé pour avoir une base. Cela permet de revoir les points clé abordés lors du dernier entretien annuel d’évaluation et d’avoir un point de comparaison sur les résultats ou les évolutions de l’année en cours.
Faire une liste des sujets à aborder au cours de l’entretien
Avoir en tête ce que vous voulez aborder avec votre collaborateur vous permettra de ne rien oublier d’important lors de ce rendez-vous. Les sujets classiques à aborder sont généralement :
- La performance du salarié,
- Son développement professionnel,
- Ses compétences et ses souhaits de formation,
- La qualité de vie au travail,
- Son équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
Ces deux derniers points de l’entretien individuel annuel vous permettent de relever des sentiments négatifs et d’apporter des améliorations pour éviter une baisse de productivité.
Informer le salarié concerné au préalable
En cas d’entretien individuel annuel, il est obligatoire d’informer le salarié concerné, selon le Code du travail, des « méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mise en œuvre à son égard » (art L.1222-3).
En effet, s’il est important pour le manager de préparer l’entretien individuel en amont, il est tout aussi important pour le salarié de pouvoir se préparer également.
Exemples de questions à poser lors de l’entretien annuel individuel
Voici une liste de questions à poser lors de l’entretien annuel d’évaluation pour mesurer l’engagement et les perspectives du salarié sur son poste et dans l’entreprise :
- Comment vous sentez-vous dans votre poste ?
- Quel bilan dressez-vous de votre année ?
- Sur quels projets êtes-vous à l’aise ? Et sur quels projets aimeriez-vous travailler dans le futur ?
- Quels sont les objectifs que vous aimeriez vous fixer pour l’année suivante ?
- Vers quoi aimeriez-vous évoluer ?
- Avez-vous des idées de formations qui vous intéressent ?
- Que pensez-vous du management actuel ?
Comment préparer efficacement un entretien annuel individuel en tant que salarié ?
L’entretien individuel annuel peut être une source de stress pour le salarié. Cependant, c’est aussi une excellente opportunité pour mettre en avant la valeur de son travail, de proposer des objectifs motivants ou encore de formuler des demandes spécifiques (augmentation, formation).
Une fois prévenu par son manager de la date de l’entretien annuel d’évaluation, le salarié doit avoir le temps pour le préparer en amont, afin de pour faire le bilan de son année passée et de son évolution future.
Faire le bilan de l’année écoulée
Faire le bilan signifie mettre en avant le positif du salarié, qui peut préparer la liste de ses réussites et de ses résultats. C’est aussi une opportunité de faire part des erreurs et obstacles rencontrés, tout en proposant des axes d’amélioration. Cela montre une capacité d’autoévaluation auprès du manager et l’envie de trouver des solutions.
Lister les perspectives d’évolution
L’entretien annuel individuel est le moment idéal pour le salarié de faire part de ses perspectives à son manager : évolution dans l’entreprise, mobilité interne, nouvelles responsabilités, acquisition de nouvelles compétences, etc.
Par exemple, si vous occupez actuellement un poste d’analyste marketing et aspirez à devenir responsable marketing, l’entretien annuel d’évaluation est le moment de discuter des compétences à acquérir, des formations à suivre et des étapes à franchir pour atteindre cet objectif.
Exemples de questions à poser lors de l’entretien annuel individuel
Le manager va poser des questions pour connaître l’engagement et les objectifs du salarié, ce qui peut permettre d’avoir des questions pertinentes à poser :
- Quels sont vos projets pour l’équipe pour l’année suivante ?
- Quelles sont vos attentes sur mon poste et mes compétences ?
- Quels sont les axes de progression sur lesquels je dois me concentrer ?
- Y a-t-il des formations prévues dans tel ou tel domaine ?
Comment mener à bien un entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel individuel doit être un réel moment d’échange constructif. Pour cela, il est important d’être à l’écoute, de mettre en avant le positif et de fixer de nouveaux objectifs clairs.
Faire de l’écoute active
L’entretien individuel annuel est un moment d’échange où personne ne doit monopoliser la parole. Les questions doivent être posées des deux côtés et il est très important de bien écouter et de noter les réponses. En tant que manager, les retours sur l’équipe, sur les conditions de travail, les performances ou les envies d’évolutions sont des informations précieuses pour l’avenir. Il faut donc éviter :
- Les questions fermées,
- Les questions qui ressemblent à un jugement.
Il est aussi important de mener un entretien personnalisé pour chaque salarié, adaptant les questions et les discussions à l’individu et à son poste.
Mettre en avant les points positifs de l’année écoulée
L’enjeu de l’entretien individuel annuel est aussi de valoriser le travail des employés. Il est important de reconnaître leur bon travail et leur évolution. Souligner quelques situations où le collaborateur a été très efficace et a eu de bons résultats sera source de motivation.
Lister les axes d’amélioration et les nouveaux objectifs
Après avoir mis en avant les atouts, il est nécessaire de passer aux axes d’amélioration et aux nouveaux objectifs. Pour cela, il est possible de s’aider de grilles d’évaluation (comme lors des entretiens d’embauche) et de proposer de nouveaux challenges à accomplir.
Dans l’idéal, lors de l’entretien annuel d’évaluation, il vaut mieux éviter d’employer les termes « points négatifs » qui pourraient donner un sentiment d’échec au salarié.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de l’entretien individuel annuel ?
L’entretien individuel annuel est un moment important qui peut souvent être raté à cause d’erreurs évitables. Retrouvez une liste non-exhaustive d’erreurs à éviter lors de ce rendez-vous :
- Prévenir avec très peu d’anticipation : programmer l’entretien annuel individuel entre 1 mois et 15 jours à l’avance permettra au salarié de se préparer efficacement ;
- Ne pas se préparer : manager comme salarié, l’entretien individuel annuel ne s’improvise pas. Il faut réfléchir aux sujets à aborder en amont pour être sûr d’avoir une trame d’entretien efficace le jour-J.
- Ne pas être ponctuel : il est essentiel d’arriver à l’heure, et même légèrement en avance ;
- Prendre le temps : réserver un créneau suffisamment long dédié à l’entretien annuel d’évaluation pour que l’échange soit constructif et puisse aborder tous les points préparés par les deux partis ;
- Ne pas être à l’écoute : en tant que manager, vous posez les questions, mais il faut aussi être capable d’écouter et de prendre note des réponses. L’entretien annuel individuel n’est pas un monologue, mais un échange ;
- Se focaliser sur les points négatifs : mettre l’accent sur les points d’amélioration est important, mais il faut amener cela en valorisant d’abord les efforts accomplis, et en trouvant des solutions face aux difficultés rencontrées. Le salarié doit se sentir accompagné et non jugé ;
- Se focaliser sur la rémunération : pour le salarié, l’entretien annuel d’évaluation peut être un moment opportun pour faire une demande d’augmentation de salaire. Cependant, il ne s’agit pas de l’enjeu principal de ce rendez-vous, et le salarié doit, au préalable, avoir défendu convenablement ses réussites et avoir atteint ses objectifs.
Si l’entretien individuel annuel peut être un moment de stress pour le salarié, il doit être perçu comme un vrai moment d’échange avec le manager, dédié à l’appréciation des bilans et résultats de l’année passée, aux axes d’améliorations et aux perspectives d’évolution. Pour rendre l’entretien annuel d’évaluation moins solennel et moins anxiogène, vous pouvez proposer la mise en place d’un suivi régulier à vos employés, avec plusieurs entretiens durant l’année.
