--> Le recrutement et l’onboarding à l’heure de la digitalisation

Le recrutement et l’onboarding à l’heure de la digitalisation : peut-on tout faire à distance ?

Illustration et recrutement

Recruter de nouveaux talents en dehors d’une zone géographique, répondre aux problématiques de carence de bureaux ou de saturation des transports, réduire les charges fixes… Autant de raisons pour lesquelles les entreprises envisagent désormais de généraliser les postes à distance.

Cependant, peut-on recruter une personne 100% en ligne ? Analysons les opportunités et les limites d’un tel processus.

Le recrutement en ligne

Une grande partie de l‘activité du recruteur se fait déjà en ligne ! De la diffusion de l’annonce aux traitements des candidatures, les recruteurs utilisent déjà plusieurs leviers digitaux : réseaux sociaux, jobboard, sites d’offres d’emplois, agrégateurs de contenu, solutions numériques de gestion des candidatures…

Les entretiens passent aussi en mode digital pour répondre aux contraintes sanitaires actuelles. Les entretiens en ligne offrent de nouvelles perspectives à l’entreprise dont elles n’avaient pas toujours conscience jusqu’à présent.

Il existe deux façons aujourd’hui de faire passer des entretiens à distance.

Les entretiens en différé

  • Pour quel type de profil ? Pour les postes où vous avez besoin de recruter plus une personnalité qu’un CV et/ou des profils qui seront en interaction avec le client comme les postes de vendeur par exemple.
  • A quoi cela consiste-t-il ? Le recruteur envoie un lien par mail aux candidats pour qu’ils se connectent sur une plateforme web où ils devront suivre un processus très encadré. Les candidats auront un temps limité pour se préparer, lire les questions proposées et y répondre. Les candidats enregistrent ensuite directement sur la plateforme leurs réponses aux questions en fonction de ce timing. Le recruteur peut ainsi sélectionner une short list sur la base de ces vidéos et proposer un entretien plus détaillé en direct par visio-conférence.
  • Quel est l’avantage de ce type d’entretien ? Lorsque vous recevez un grand nombre de candidatures pour un poste, cela vous permet de faire une sélection au-delà du CV et de tester déjà la personnalité des candidats à travers une vidéo.

Notre logiciel de recrutement Jobaffinity propose une solution intégrée d’entretiens différés avec notre partenaire Visio talent.

Les entretiens Live

  • Pour quel type de profil ? Ce type d’entretien correspond mieux à des offres pour lesquelles vous recevez moins de candidatures voire des profils pénuriques (architectes, développeurs…)
  • Comment procéder ? Selon que votre entreprise soit sous un environnement Google ou Microsoft, vous utiliserez l’outil de visio-conférence en conséquence (Google meet, skype…)
  • Quels sont les avantages de ce type d’entretien ? Les avantages des entretiens en visio-conférence ne varient pas tellement de l’entretien classique. Le vocabulaire, la manière de s’exprimer et de bouger restent la même pour le candidat. Vous pourrez cerner le candidat à la fois à travers sa communication verbale et non verbale. Parfois, certains profils sont plus à l’aise face à la caméra comme les développeurs par exemple. De manière générale, le recrutement qu’il soit en présentiel ou en visio-conférence permet d’envisager une collaboration mais c’est la période d’essai qui va confirmer ou non cette possibilité. Son rôle ne change pas !

Le recrutement en ligne permet également aux entreprises de s’ouvrir à de nouvelles perspectives de collaboration, comme celle de travailler en ligne.

En effet, les entreprises recrutent en ligne aujourd’hui car elles sont contraintes de le faire mais elles sont agréablement surprises car elles rencontrent finalement peu de déperdition par rapport à leur processus habituel. Ce qui les amène à penser que si le recrutement en ligne fonctionne alors le télétravail peut aussi marcher. C’est un avantage important pour les entreprises qui peuvent désormais recruter des profils dans toute la France. Les outils en mode SAAS permettent à de nombreux métiers de l’entreprise de travailler depuis n’importe où car ils n’ont plus besoin d’être connectés à un serveur.

Le onboarding de salariés à distance

Le recrutement ne s’arrête pas à la réponse du candidat. En effet, son arrivée dans l’effectif provoque une succession de micro-tâches à réaliser par différents membres d’un effectif :

  • constituer le dossier RH du salarié,
  • collecter ses coordonnées postales et bancaires ainsi que ses justificatifs d’identité,
  • annoncer son arrivée au reste de l’équipe,
  • préparer son contrat,
  • paramétrer ses identifiants aux outils à distance,
  • modifier le plan de paie,
  • organiser un programme de formation interne,
  • nommer un parrain ou une marraine,
  • etc.

La réalisation de ces tâches ne doit pas être sous estimée. Comme le disait David Swanson, “vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression”. Et ce, que le salarié soit en présentiel ou en télétravail.

Le onboarding est en effet le premier vrai contact entre un nouveau salarié et l’organisation de l’entreprise. Il doit ainsi faire partie intégrante de la stratégie de marque employeur et permettre de conforter le recruté dans son choix.

Les premiers jours dans une entreprise peuvent en effet déstabiliser un salarié : nouveau travail, nouveaux collègues, nouvelles missions… Rien de pire que d’arriver pour son premier jour et de se rendre compte que rien n’est prêt et que personne n’a été informé de votre arrivée.

L’enjeu pour l’entreprise est de dissiper toutes zones de flou pour permettre au nouvel arrivant de s’intégrer au plus vite. Au delà de l’aspect purement administratif, le onboarding doit surtout clarifier le rôle du salarié dans l’entreprise ainsi que ses missions pour qu’il devienne autonome rapidement. Et c’est d’autant plus important pour les contrats courts (freelance, intérimaires, CDD…).

De nombreuses entreprises s’équipent désormais de différents logiciels RH, dont certains permettent de gérer les onboarding ou le dossier du collaborateur. L’idée étant de formaliser ce processus et d’attribuer automatiquement des tâches ainsi que des échéances de réalisation à des personnes spécifiques. L’outil est entièrement accessible en ligne via une simple connexion internet. Ce qui permet d’homogénéiser les procédures, en pilotant avec un même outil aussi bien l’arrivée d’un salarié en présentiel qu’un collaborateur en télétravail.

A noter

le lien social avec le reste des équipes et l’appropriation de la culture d’entreprise est un vrai challenge dans le cadre d’un onboarding à distance. Il est ici recommandé de prévoir un programme d’onboarding très détaillé pour le salarié ainsi que des points fréquents en visio conférence avec son manager de proximité.