RGPD et logiciel de recrutement : les obligations dans la collecte de données

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RGPD (règlement européen sur la protection des données personnelles) et logiciel de recrutement : les obligations dans la collecte de données depuis le 25 mai 2018.

Le principe dans le cadre d’un recrutement ou de l’enrichissement de votre cvthèque est de bien informer les candidats. Ainsi, à chaque fois que vous collectez des données personnelles avec votre logiciel de recrutement, le support utilisé (formulaire, questionnaire, etc.) doit comporter des mentions d’information.

Nous vous proposons un exemple de texte à afficher sur le formulaire de candidature de votre logiciel de recrutement pour respecter le principe d’information du RGPD. Notre logiciel de recrutement Jobaffinity vous permet de se conformer au RGPD et d’informer les candidats à plusieurs niveaux.

Le texte que nous vous proposons s’adresse aux entreprises dont les données ne « sortent » pas de l’union Européenne (remplacez les mentions entre crochets par vos informations) : 

Logo d'introduction à notre exemple de texte RGPD et logiciel de recrutement

« Les données que vous venez de communiquer font l’objet d’un traitement automatisé par [Nom de la société, RCS adresse], en sa qualité de responsable de traitement, dans le but de traiter et gérer votre candidature. Ce traitement de données est nécessaire à l’exécution de votre candidature.

La personne en charge de la protection des données peut être contactée à l’adresse email suivante [email]

Les données seront conservées deux ans après le dernier contact avec le candidat si le poste ne lui est pas attribué. En cas d’embauche, les données pourront être conservées par l’employeur pendant toute la durée du contrat de travail. Les destinataires des données sont [département RH, département recrutement…].

Dans le cadre de ses opérations de traitement, le responsable de traitement s’engage à ne pas transférer vos données personnelles en dehors de l’Union européenne.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, et en cas de motifs légitimes de suppression, de limitation et d’opposition au traitement de vos données. Vous bénéficiez également du droit à la portabilité de vos données et de la possibilité de donner des directives concernant vos données, en cas de décès. Vous pouvez exercer ces droits en adressant un email à l’adresse[email]. S’il ne vous était pas donné satisfaction, vous avez la possibilité de saisir la CNIL. »

Comme le suggère la CNIL pour éviter un texte trop long, vous pouvez communiquer un premier niveau d’information en fin de formulaire et renvoyer à une politique de confidentialité sur votre site internet.

Le logiciel de recrutement d’Intuition Software, Jobaffinity, vous permet de faire les paramétrages nécessaire pour la prise en compte du RGPD. N’hésitez pas à nous contacter pour toutes vos demandes d’informations à contact@intuition-software.com.

Ce texte a un but informatif il ne se substitue pas à la consultation d’un conseil juridique.

Logo de la CNIL sur notre article RGPD et logiciel de recrutement

Autre exemple de formulaire de collecte de données à caractère personnel sur le site de la CNIL :

https://www.cnil.fr/fr/rgpd-exemples-de-mentions-dinformation