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RGPD et recrutement : les obligations dans la collecte de données

illustration RGPD

Le règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) encadre depuis le 25 mai 2018  la collecte de données. Ainsi, les données demandées aux candidats sur le formulaire de recrutement sont encadrées par ce règlement.

Quel est le principe pour le recrutement ?

Le principe dans le cadre d’un recrutement ou de l’enrichissement de votre cvthèque est de bien informer les candidats. Ainsi, à chaque fois que vous collectez des données personnelles avec votre logiciel de recrutement, les mentions d’information doivent apparaître sur le support utilisé. Donc cela concerne les formulaires, les questionnaires associés etc.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

  • Le nom de la société qui traite les données [Nom, RCS adresse].
  • L’email du contact que l’on peut joindre pour le contrôle des données.
  • Les destinataires et le but de la collecte comme par exemple le département RH dans le cadre d’un recrutement.
  • La durée de conservation de ces données après accord.

Exemple de texte pour le RGPD

Pour communiquer un premier niveau d’information vous ajouter un lien vers la politique de confidentialité sur votre site internet.

Nous vous proposons un exemple de texte à afficher sur le formulaire de candidature de votre logiciel de recrutement pour respecter le principe d’information du RGPD.

Le texte que nous vous proposons s’adresse aux entreprises dont les données ne « sortent » pas de l’union Européenne. Vous devez remplacer remplacer les mentions entre crochets par vos informations.

L’exemple de Jobaffinity :

« Les données que vous venez de communiquer font l’objet d’un traitement automatisé dans le but de traiter et gérer votre candidature. Il est effectué par [Nom de la société, RCS adresse], en sa qualité de responsable de traitement . Ce traitement de données est nécessaire à l’exécution de votre candidature.

La personne en charge de la protection des données peut être contactée à l’adresse email suivante [email].

Les données seront conservées deux ans après le dernier contact avec le candidat. Les données pourront être conservées par l’employeur pendant toute la durée du contrat de travail en cas d’embauche. Le [département RH, département recrutement…] sont les destinataires de ces données. 

Le responsable de traitement s’engage à ne pas transférer vos données personnelles en dehors de l’Union européenne dans le cadre de ses opérations de traitement.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification. Aussi, en cas de motifs légitimes vous disposez d’un droit de suppression, de limitation et d’opposition au traitement de vos données. Vous bénéficiez également du droit à la portabilité de vos données. Et vous avez la possibilité de donner des directives concernant vos données en cas de décès. Vous un email à l’adresse[email] pour exercer vos droits. Vous avez la possibilité de saisir la CNIL s’il ne vous était pas donné satisfaction. »

Attention, ce texte ne se substitue pas à la consultation d’un conseil juridique, il a un but informatif.

Le logiciel de recrutement d’Intuition Software, Jobaffinity, vous permet de gérer le RGPD.

Notre logiciel permet de se conformer au RGPD et d’informer les candidats à plusieurs niveaux. Alors, n’hésitez pas à nous contacter pour toutes vos demandes d’informations sur notre page de contact.

Premièrement, vous pourrez paramétrer votre délai de conservation des données.

Ensuite, vous avez aussi la possibilité de paramétrer un email de relance. Cet email permet au candidat de relancer son délai RGPD s’il souhaite rester dans votre base de données.

Et finalement, vous pouvez paramétrer un délai court pour les candidats approchés via les réseaux sociaux le temps d’obtenir leur accord.

En conclusion, nous vous conseillons cet autre article sur le sujet de la RGPD : Combien de temps peut-on garder les données d’un candidat. Et, vous trouverez un autre exemple de formulaire de collecte de données à caractère personnel sur le site de la CNIL.