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Catégorie ‘RGPD’

29 mai 2018

RGPD

Un certain nombre d’informations ne doivent pas être collectées ou saisies dans votre logiciel de recrutement. Exemples le numéro de sécurité sociale, un extrait de casier judiciaire, des questions sur l’entourage familiale… D’une manière générale, il convient de se demander pour chaque information recueillie, s’il est légitime de la collecter dans le cadre d’un processus de recrutement.

D’autres informations sont permises si le candidat en a été préalablement informé. Comme par exemple le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients, fournisseurs…) .

Concernant la durée de conservation des données en général, il est indiqué dans le RGPD que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que « pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées ». Concernant plus particulièrement les données des candidats à l’embauche, la CNIL s’est prononcée sur ce qu’elle entendait par « durée nécessaire ». Ainsi, la CNIL recommande que la durée de conservation des informations (sur support informatique et papier) n’excède pas 2 ans après le « dernier contact » avec la personne concernée.

Nous vous rappelons que le processus de recrutement est soumis :

A ces règlementations s’ajoutent les recommandations de la Commission informatique et libertés (CNIL) : Cnil, guide pratique pour les employeurs

 

10 avril 2018

RGPD et logiciel de recrutement : soyez en conformité

La mise en place du règlement européen sur la protection des données personnelles, appelé RGPD, va s’appliquer à partir du 25 mai 2018.

Dans ce cadre, voici une suggestion des mentions obligatoires qui doivent apparaître à l’issue de la collecte de données des candidats au moyen d’un logiciel de recrutement compatible avec le RGPD, comme c’est le cas de Jobaffinity. Le texte que nous vous proposons s’adresse aux entreprises dont les données ne « sortent » pas de l’union Européenne (remplacez les mentions entre crochets par vos informations) : 

 

« Les données que vous venez de communiquer font l’objet d’un traitement automatisé par [Nom de la société, RCS adresse], en sa qualité de responsable de traitement, dans le but de traiter et gérer votre candidature. Ce traitement de données est nécessaire à l’exécution de votre candidature.

La personne en charge de la protection des données peut être contactée à l’adresse email suivante [email]

Les données seront conservées deux ans après le dernier contact avec le candidat si le poste ne lui est pas attribué. En cas d’embauche, les données pourront être conservées par l’employeur pendant toute la durée du contrat de travail. Les destinataires des données sont [département RH, département recrutement…].

Dans le cadre de ses opérations de traitement, le responsable de traitement s’engage à ne pas transférer vos données personnelles en dehors de l’Union européenne.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, et en cas de motifs légitimes de suppression, de limitation et d’opposition au traitement de vos données. Vous bénéficiez également du droit à la portabilité de vos données et de la possibilité de donner des directives concernant vos données, en cas de décès. Vous pouvez exercer ces droits en adressant un email à l’adresse[email]. S’il ne vous était pas donné satisfaction, vous avez la possibilité de saisir la CNIL. »

Le logiciel de recrutement d’Intuition Software, Jobaffinity, vous permet de faire les paramétrages nécessaire pour la prise en compte du RGPD. N’hésitez pas à nous contacter pour toutes vos demandes d’informations à contact@intuition-software.com.

Ce texte a un but informatif il ne se substitue pas à la consultation d’un conseil juridique.

Jobaffinity est un logiciel recrutement complet que l'on peut utiliser en quelques minutes. Intuition software accompagne aussi ses clients sur le web dans leur projet RH : site web Rh, réseaux sociaux d'entreprise...