Dans une organisation, bon nombre d’actions peuvent requérir l’approbation d’un ou de plusieurs collaborateurs ou supérieurs hiérarchiques. Il peut s’agir d’une approbation commerciale pour une remise sur un produit par exemple, de l’approbation d’un budget publicitaire en marketing ou encore de l’approbation d’un poste dans le cadre d’un recrutement.
En effet, un recruteur peut être amené à demander la validation d’un poste ou d’une annonce avant sa publication. Lorsqu’il se trouve dans une organisation très hiérarchisée ou qu’il doit envoyer plusieurs demandes d’approbation à différentes personnes le suivi peut être long et fastidieux.
Pour simplifier ce suivi et automatiser vos processus d’approbation lors de vos recrutements, Intuition Software vous proposera prochainement un nouvel outil dédié à l’approbation des postes.
Quels sont les avantages d’un outil d’approbation des postes ?
Dans une organisation effectuant plusieurs recrutements simultanément et/ou disposant de plusieurs recruteurs un workflow d’approbation est une évidence et présente de nombreux avantages :
- Une meilleure organisation : intégrer l’approbation des postes dans votre processus de recrutement permet de standardiser cette étape et de vous assurer de son application par tous les collaborateurs. Tous travaillent alors sereinement en étant assurés de l’approbation des managers.
- Une vision d’ensemble : avec un outil d’approbation, vous disposez d’un tableau de bord pour suivre et disposer d’une vision d’ensemble toutes les demandes en cours, approuvées ou rejetées.
- Un meilleur suivi des révisions : en cas de rejet de la demande d’approbation, il est important d’avoir un suivi clair des révisions à effectuer. Dans un processus d’approbation réalisé par mail, il est quasiment impossible d’avoir un bon suivi des révisions. Dans votre outil d’approbation, vous avez une vue directe sur les révisions et leurs avancements.
- Des responsabilités clairement définies : dans un processus d’approbation, il peut arriver que les personnes en charge d’une validation ne soient pas toujours conscientes qu’elles doivent de donner une réponse. Avec un logiciel d’approbation, chaque personne est consciente de son rôle et ses obligations. Ainsi, vous évitez la confusion et les retards et gardez une coordination entre les équipes.
- Un gain de temps considérable : grâce à l’automatisation, des demandes et des relances, vous gagnez du temps dans vos prises de contact. Vous pouvez ainsi envoyer plusieurs demandes simultanément, mais aussi créer des règles permettant des envois automatiques. Par exemple : envoyez la demande à votre N+2 si et seulement si votre N+1 valide la demande.
- Un historique complet : plus de perte d’informations. L’historique des demandes, des approbations et des rejets se trouvent dans votre outil.
Comment fonctionne l’outil ?
Disponible en SaaS, l’outil d’approbation ne nécessite aucune installation. Comme avec notre logiciel de recrutement JobAffinity, il vous suffira de vous y connecter via un navigateur internet. L’administrateur, avec l’accompagnement des équipes d’Intuition Software, pourra ensuite configurer l’outil et créer des processus d’approbation personnalisés (types d’approbations, règles, destinataires,…)
Comment créer un processus d’approbation des postes ?
Il existe différents types de processus d’approbation selon la configuration de votre organisation. Pour créer un processus d’approbation, vous devez d’abord vous poser les bonnes questions :
- L’approbation est elle obligatoire ?
- Combien de personnes doivent approuver la demande ? Qui sont-elles ?
- Quelles sont les étapes du processus d’approbation ? Il y-a-t-il une hiérarchisation de l’approbation ?
- Quels sont les délais d’approbation ?
- Quels sont les délais de révisions en cas de rejet ?
Outil d’approbation et ATS
Pour un meilleur workflow, l’outil d’approbation des postes doit bien évidemment être intégré à votre logiciel de recrutement. L’objectif étant de toujours optimiser et vos flux de travail et harmoniser la coordination de vos équipes.
Qu’en est-il de l’outil d’approbation des postes d’Intuition Software
Restez à l’écoute, Intuition Software, éditeur du logiciel de recrutement JobAffinity, vous proposera très prochainement son nouvel outil d’approbation des postes. Soyez parmi les premiers à le découvrir en nous suivant dès maintenant sur LinkedIn.
Vous souhaitez tester l’outil en avant-première ? Contactez-nous dès maintenant pour devenir béta-testeur.
