le logiciel de recrutement

Recruter constitue l’une des tâches clés à l’origine de l’efficacité et du bon développement de toute organisation. Étroitement lié au capital humain de cette dernière, son objectif est de satisfaire les besoins en ressources humaines à travers l’embauche. Démarche sensible et de longue haleine, elle requiert beaucoup d’attention et d’engagement de la part des responsables du recrutement, pour :

• définir les exigences de l’entreprise pour un ou plusieurs sièges vacants ;
• émettre les offres d'emploi ;
• réceptionner les candidatures ;
• effectuer le tri, analyser et cibler les talents qui se démarquent ;
• répondre de façon favorable ou non aux différentes demandes ;
• et bien d’autres encore.

Toutes ces tâches peuvent vite devenir très chronophages suivant la taille de la société et le nombre de demandes à gérer. Une situation qui peut rendre l’ensemble du processus plus intriqué et parfois même peu qualitatif, aussi bien pour celui qui recrute que pour le postulant. Toutefois, à l’ère de l’e-recrutement, plusieurs solutions sont développées pour accompagner les organisations dans la numérisation de leurs processus de recrutement. S’aider au quotidien d’un logiciel de recrutement performant pour réaliser cet ouvrage apparaît donc à ce jour comme une évidence.

Un outil complet à la mesure de leur fonction

Le logiciel de recrutement répond donc à cet impératif des recruteurs d’exercer leur métier de la meilleure des manières. Loin de le déshumaniser, ce programme tient plutôt lieu d’un « assistant à l’embauche ». En tant que tel, il apporte plus de rapidité et de performance dans l’ensemble des tâches inhérentes à l’acquisition de nouveau collaborateurs. En opérant une digitalisation complète du déroulement de cette acquisition, il sert à :

• faciliter la diffusion des annonces de travail ;
• simplifier la réception, le tri et l’analyse des demandes ;
• permettre une communication aisée entre les différents partis ;
• identifier parmi les demandes reçues le profil idéal pour le travail.

Par automatisation de ces tâches répétitives et chronophages, il induit pour celui qui recrute une optimisation radicale de son activité. Il en résulte pour ce dernier, une amélioration de sa gestion du temps, des coûts qui s’y rapportent, de la réception des demandes au choix du prétendant idéal pour le poste à pourvoir.

Le logiciel de recrutement intervient donc à chacune des étapes qui composent le processus RH de votre société, le rendant ainsi simple, intuitif, moins chronophage et bien plus qualitatif.

Créer et diffuser vos offres d'emploi partout sur le web

Après avoir défini les exigences de la société pour un siège donné, vous n’aurez plus qu’à créer l’annonce correspondante. À travers un formulaire concis, l’application vous aide à générer une offre d’emploi à l’image de votre organisation. Une fois créée, elle vous permet ensuite d’effectuer une multidiffusion de votre annonce :

• sur les dizaines de plateformes qui servent à la recherche d’emploi ;
• ou simplement sur votre site internet.

Centraliser les candidatures reçues

Associés aux différentes annonces diffusées sur le web, plusieurs flux d’acquisition de demandes d’emploi sont ainsi créés. Celles qui sont fournies de même que les pièces jointes associées (en l’occurrence les CV) permettent de composer dans le logiciel de recrutement, des « fiches candidats » pour chaque postulant. Ces fiches sont toutes centralisées dans le logiciel. Ce qui facilite amplement leur gestion, par :

• prévisualisation globale des demandes reçues ;
• tri des offres et sélection des profils les plus pertinents suivant les compétences et critères recherchés.

Vous pouvez donc vous concentrer sur l’analyse des différents postulants et le choix des meilleurs profils pour le travail.

Faire passer des entretiens aux différents candidats en cas de besoins

Plusieurs modules intégrés à l’application facilitent la communication entre la société et les différents postulants à un poste donné :

• des réponses automatiques par mail peuvent être envoyées suivant des modèles préenregistrés associés à des listes de diffusion ;
• le module « visiotalent » permet de faire passer aux candidats des entretiens de travail à distance en vidéo-conférence.

Et bien d’autres fonctions très utiles

D’autres modules très utiles viennent en renfort, toujours pour une meilleure performance au sein de l’entreprise à court comme à long terme. Vous pouvez donc :

• fiabiliser vos enrôlements avec des évaluations (mesure des compétences à travers des tests techniques, tests psychométriques, etc.) incluses dans vos questionnaires ;
• constituer une CVthèque de votre réseau professionnel à partir des demandes reçues pour un poste donné ;
• retrouver facilement un profil grâce au moteur de recherche intégré ;
• analyser les performances de votre stratégie d’enrôlement pour l’adapter en continu à votre convenance (optimisation du réseau d’acquisition des demandes par exemple).

Pour être à la hauteur des exigences des différents recruteurs, les éditeurs de Job Affinity offrent des garanties et des services indispensables pour ce domaine.

Une disponibilité immédiate et continue, grâce à une application en SaaS

L’application d’aide au recrutement est développée en mode « Software as a Service » ou SaaS. Les ressources nécessaires à son fonctionnement sont hébergées sur le cloud. Elle est donc directement disponible en ligne, à l’aide d’un navigateur et d’une connexion à internet. Vous n’aurez à installer aucun programme supplémentaire pour y accéder. De plus, ce modèle vous permet :

• un gain de productivité, puisque vous pouvez l’utiliser depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur, etc.) ;
• de bénéficier en temps réel des dernières améliorations de l’application web, les mises à jour se révélant plus simples et automatiques ;
• une disponibilité optimale de l’application.

Permettre une utilisation collaborative

L’accessibilité en ligne de l’application favorise également un travail collaboratif et un accès « multi-utilisateur » aux ressources du service. L’ensemble des membres autorisés d’un même service peuvent donc travailler en simultané sur la plateforme. Les modifications sont alors intégrées en temps réel, pour permettre une synchronisation parfaite des équipes à chaque étape du processus d’enrôlement.

Des sauvegardes fréquentes de votre base de données

Un point d’honneur est également mis sur la sauvegarde des informations collectées. En effet, elle s’effectue de façon régulière et en temps réel, sur plusieurs serveurs redondés. De cette manière, vos données sont sécurisées contre les pertes qui pourraient survenir du fait de dégâts matériels subits par l’infrastructure du logiciel de recrutement.

Une conformité aux exigences dictées par le RGPD

De la collecte des données à leur archivage en passant par leur traitement par vos services, chaque démarche s’effectue dans le respect des conditions du RGPD. Toutes ces informations vous appartiennent et vous pouvez les récupérer à tout moment.

Une facturation sur mesure

L’abonnement nécessaire à l’exploitation de cet outil varie suivant la taille de votre organisation, le nombre d’utilisateurs du service, les différents postes et la quantité de candidatures traitées. Vous disposez d’ailleurs de toutes les options de l’application et vous y avez accès selon vos objectifs, puisque la facturation est réalisée sur mesure et de façon dégressive.

Les professionnels à l’origine de la solution Job Affinity l’ont conçu à l’attention des responsables des ressources humaines des sociétés et de tous ceux pour qui recruter est le métier. De plus, les offres d’abonnement sur mesure permettent à tous de disposer des mêmes fonctionnalités et de pouvoir exploiter simplement le service selon leurs besoins.

Utile aussi bien pour les PME que pour les grandes entreprises

En France, 27 % des organisations utilisent déjà un logiciel d’aide à l’embauche pour optimiser leur processus de recrutement, 65 % de ces organismes étant de grandes sociétés, qui disposent d’un personnel supérieur à 5000 individus. Ce sont autant de chiffres qui témoignent de la nécessité qu’elles ont de se faire assister dans leurs processus d’enrôlement. D’ailleurs, cette application d’e-recrutement se révèlera très utile, peu importe votre secteur d’activité, tant que le capital humain y tiendra une place incontournable.

Un outil pertinent pour les cabinets qui font carrière dans le recrutement

Ces cabinets offrent leurs services aux organismes qui décident d’externaliser l’acquisition de nouveau collaborateurs à des prestataires tiers. Disposer d’une telle application dans sa carrière sera alors incontournable pour ces grands comptes et leurs clients pour qui ils traitent en continu d’énormes flux d’offres d'emploi.

Un impact non négligeable sur votre « marque employeur »

Cet indicateur plutôt particulier témoigne de la bonne réputation d’une société et de son mode d’enrôlement. Puisque l’évolution d’une organisation est également liée à la capacité de cette dernière à attirer chez elle de nouveau talents, un logiciel de recrutement jouerait un rôle essentiel. Que vous soyez une administration ou un cabinet de recruteurs, votre marque employeur saura vous différencier de la concurrence, grâce à l’avantage compétitif procuré par l’utilisation d’un programme de gestion efficace et complet pour vos clients.