Les obligations CNIL relatives à l’utilisation d’un logiciel de recrutement
L’utilisation d’un logiciel de recrutement permet de se constituer une base de CVs ou des viviers de candidats. A ce titre vous disposez d’informations sensibles. En effet, il convient à toutes les organisations (entreprises, collectivités, cabinets de recrutement, associations…) utilisant un logiciel de recrutement de faire une déclaration de son utilisation à la CNIL. La déclaration à faire est la déclaration dite « normale ». C‘est la déclaration la plus fréquente. Elle concerne la majorité des traitements qui ne soulèvent pas de difficultés concernant la protection des libertés.
A noter que les obligations de déclaration sont les mêmes quel que soit le mode de conservation des informations et des CV. Ainsi, pour les supports papiers ou informatiques la règle est la même. Et, votre messagerie est aussi concernée. Donc dans le cas où vous utilisez une solution de gestion des CV par le web, vos données étant sur les serveurs de votre prestataire il faut le déclarer.
A ce titre, l’éditeur de logiciel est considéré par la CNIL comme un « un sous-traitant », il n’a donc pas de déclaration à faire sur les candidats ou les bases de CV.
La CNIL recommande de ne pas garder une candidature plus de 2 ans après le dernier contact. Le logiciel de recrutement d’Intuition Software permet de faire le paramétrage très facilement et de choisir la méthode de purge (automatique ou manuel) et la durée de conservation souhaitée des CVs après le dernier contact avec un candidat.
Pour déclarer votre fichier vous devez remplir un formulaire sur le site de la CNIL et choisir « déclaration normal ».
Obligations CNIL logiciel de recrutement
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CNIL logiciel de recrutement, pour aller plus loin :
– Le formulaire à remplir en ligne de la « déclaration normale » de la CNIL
– CNIL logiciel recrutement : article 1 – article 2
– La Délibération n° 02-017 du 21 mars 2002 ( recommandation / aux opérations de recrutement)
– La présentation de logiciel de recrutement Jobaffinity d’Intuition Software
